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Gestion du compte

Découvrez comment créer, mettre à jour et désactiver les comptes des utilisateurs sur Workplace.

Table des matières

Présentation

Présentation

Workplace a été développé pour donner à chaque personne de votre organisation la parole, que vous travailliez au siège social ou à l’usine. Nous savons que tous les employé(e)s ne disposent pas d’adresse e-mail d’entreprise ; c’est pourquoi nous avons créé des codes d’accès. Avec les codes d’accès, les employé(e)s peuvent activer leur compte sans avoir besoin d’une adresse e-mail professionnelle.

Activer les comptes sans adresse e-mail

Activer les comptes sans adresse e-mail

Avant de pouvoir créer des utilisateurs qui n’ont pas d’adresse e-mail, vous devez activer cette fonctionnalité dans votre environnement Workplace. Vous pouvez suivre les étapes suivantes pour activer la création de compte sans adresse e-mail.

1
Connectez-vous à l'aide d'un administrateur qui a l'autorisation de modifier les paramètres de l'entreprise affectée au rôle d’administration.

2
Accédez au Panneau d’administration et naviguez vers la section Paramètres.

3
Descendez les paramètres de l’entreprise jusqu’aux paramètres de création de compte avec des codes d’accès.

4
Cochez la case Permettre aux collègues sans adresse e-mail de se connecter à Workplace en utilisant un code d’accès.

5
Cliquez sur le bouton Enregistrer.
?
Votre instance devrait désormais permettre la création d’utilisateurs sans adresse e-mail après que vous vous soyez déconnectés et reconnectés.
Créer un compte sans adresse e-mail

Créer un compte sans adresse e-mail

Pour créer un utilisateur sans adresse e-mail, les champs EmployeeID et Name sont requis. Tous les autres champs sont optionnels, mais nous vous encourageons à remplir autant de champs que possible pour développer des profils complets pour vous employé(e)s.

?
Ne remplissez pas le champ de l’adresse e-mail si vous prévoyez de créer un utilisateur sans adresse e-mail. Lorsque ce champ est rempli, Workplace considérera le compte comme un compte avec une adresse e-mail valide et aucun code d'accès ne sera généré pour ce compte.

Suivez les étapes ci-dessous pour créer un compte sans adresse e-mail :

1
Connectez-vous à l'aide d'un administrateur qui dispose des droits d'ajout et de suppression de comptesqui lui sont attribués.

2
Accédez au Panneau d’administration et naviguez vers la section Utilisateurs.

3
Cliquez sur le bouton Ajouter des personnes..

4
Sélectionnez l’option Ajouter une personne.

5
Saisissez le prénom et nom dans le champ Nom.

6
Saisissez l’identifiant d’un employé (il peut s’agir de tout format sauf le format e-mail).

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Changez l’authentification parmot de passe si l’authentification unique est sélectionné par défaut.

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Cliquez sur le bouton Ajouter.
?
Les identifiants des employé(e)s doivent être uniques pour chaque utilisateur au sein de votre organisation, sans quoi vous obtiendrez une erreur en créant l’utilisateur .
Gérer les comptes sans adresse e-mail

Gérer les comptes sans adresse e-mail

Gérer les comptes sans adresse e-mail manuellement

Vous pouvez gérer manuellement un utilisateur sans email, un à la fois, de la même manière que vous créeriez manuellement un utilisateur avec une adresse email.

Gérer les comptes sans adresse e-mail de manière groupée

Vous pouvez gérer des utilisateurs sans adresse e-mail de manière groupée en utilisant un tableur de la même que vous géreriez des utilisateurs sans adresse e-mail en groupe.

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Il est possible de gérer les utilisateurs sans adresse e-mail et les utilisateurs avec une adresse e-mail professionnelle de manière groupée en utilisant le même tableur. Vous verrez des colonnes dans le modèle pour Employee Id etManager Employee Id.

Gérer les comptes sans adresse e-mail via l’API de gestion des comptes

Vous pouvez gérer les utilisateurs sans adresse e-mail via l’API de gestion des comptes de la même manière que vous géreriez les utilisateurs avec une adresse e-mail via l’API.

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Il est possible de gérer des utilisateurs sans adresse e-mail comme les utilisateurs avec une adresse e-mail en même temps via l’API.
Récupérer les codes d’accès

Récupérer les codes d’accès

Récupérer les codes d’accès pour un utilisateur sans adresse e-mail

À partir du moment où l’utilisateur sans adresse e-mail a été créé avec succès, vous pourrez récupérer le code d’accès de l’utilisateur comme suit :

1
Connectez-vous en tant qu’administrateur qui a l’autorisation d’ajouter et de supprimer des comptes.

2
Accédez au Panneau d’administrationet naviguez vers la sectionUtilisateurs.

3
Cliquez sur l’icône ... située à côté de l’utilisateur sans adresse e-mail pour lequel vous voulez récupérez le mot de passe.

4
Sélectionnez l’optionObtenir le code d’accès.

5
Copiez et enregistrez le code d’accès à 16 chiffres pour cet utilisateur.

Récupérer les codes d’accès pour plusieurs utilisateurs sans adresse e-mail en une seule fois

Une fois que les utilisateurs sans adresse e-mail ont été créés avec succès, vous serez en mesure de récupérer leurs codes d’accès comme suit :

1
Connectez-vous en tant qu’administrateur qui a l’autorisation d’ajouter et de supprimer des comptes.

2
Accédez auPanneau d’administrationet naviguez vers la section Utilisateurs

3
Filtrez les utilisateurs pour lesquels vous voulez obtenir un lien de revendication dans la barre de recherche (par ex. uniquement invités mais pas de comptes revendiqués).

4
Cliquez sur le bouton ... dans la barre du haut et sélectionnez exporter les informations des employé(e)s.

5
Sélectionnez l’option Obtenir les codes d’accès.

6
Sélectionnez si vous le souhaitez Envoyer les codes d’accès aux managers. Cela enverra aux managers un e-mail avec les codes d’accès aux personnes qu’ils gèrent. Choisissez cette option si vous être certain que votre Organigramme Workplace est à jour.

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Cliquez sur Envoyer les codes.
Premier accès en utilisant un code

Premier accès en utilisant un code

Quand vous recevez votre code d’accès, vous pouvez accéder à Workplace pour la première fois et revendiquer votre compte via un navigateur web ou en utilisant l’application mobile.

Pour revendiquer un compte via un navigateur web :


2
Cliquez sur Créer un compte avec votre code d’accès.

3
Saisissezle code d’accès à 16 chiffreset cliquez sur le bouton Continuer.

4
Choisissez un nom d’utilisateur et définissez un mot de passe.

5
Cochez la case Accepter les Conditions générales.

6
Cliquez sur Continuer. Votre compte va être créé.

Pour revendiquer un compte via l’application mobile :

1
Ouvrez l’application Workplace.

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Cliquez sur Créer un compte.

3
Cliquez sur Créer un compte avec code d’accès.

4
Saisissez votre code d’accès à 16 chiffres et cliquez sur Continuer.

5
Choisissez un nom d’utilisateur et définissez un mot de passe.

6
Cochez la case Accepter les conditions générales.

7
Cliquez sur Continuer. Votre compte va être créé.
Réinitialisation du mot de passe

Réinitialisation du mot de passe pour les comptes sans adresse e-mail

Si vous avez oublié votre mot de passe, vous devrez suivre les étapes suivantes pour réinitialiser votre mot de passe :

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Saisissez votre nom d’utilisateur dans la zone de texte de la page de connexion. Cliquez sur Continuer.

2
Cliquez sur Vous avez oublié votre mot de passe ?.

3
Saisissez le nom d’utilisateur dans la zone de texte.

4
Saisissez le nouveau code d’accès qui vous a été envoyé par votre administrateur système.

5
Saisissez le nouveau mot de passe.
Convertir un compte sans adresse e-mail à un compte avec adresse e-mail

Convertir un compte sans adresse e-mail à un compte avec adresse e-mail

Dans le cas où l’utilisateur sans adresse e-mail est affecté à une adresse e-mail professionnelle, le champ e-mail peut être rempli pour cet utilisateur. Quand le champ de l’e-mail est correctement mis à jour, l’utilisateur ne se connectera plus via des codes d’accès et sera traité comme un utilisateur avec une adresse e-mail professionnelle.

?
Une fois que vous avez converti un utilisateur sans adresse e-mail en un utilisateur avec adresse e-mail professionnelle, vous ne pourrez pas convertir de retour cet utilisateur en utilisateur sans adresse e-mail.
Lien profond vers l’application mobile Workplace

Lien profond vers l’application mobile Workplace

Les codes d'accès ont un schéma d'URL qui vous permettra de lier en profondeur un code d'accès URL directement à l'application mobile Workplace. Cela signifie que vous pouvez partager cette URL via un portail web ou d’autres mécanismes de diffusion pour que l’utilisateur final n’ait plus qu’à cliquer sur un lien qui le guidera vers le flux de revendication dans l’application mobile Workplace.

1
Créez une URL générée par le code, qui est formatée ainsi:
fb-work-emailless://accesscode?access_code="[access code]"

2
Assurez-vous de récupérer le code d’accès pour le bon identifiant de l’utilisateur.

3
Vous devriez désormais obtenir une URL qui ressemble à ça :
fb-work-emailless://accesscode?access_code=abcdefghijklmnop
?
Vous pouvez récupérer les codes d’accès via la fonctionnalité d’exportation des utilisateurs dans le Panneau d’administration ou via l’API de gestion des comptes Workplace.