Cycle de vie des comptes

Découvrez comment inviter les membres de votre organisation à revendiquer leurs comptes.

Table des matières

Présentation

Présentation

Le processus de revendication permet à un utilisateur invité d’activer son compte Workplace. Tant que des membres n’ont pas été invités à utiliser Workplace, ils ne savent pas qu’ils disposent d’un compte Workplace. Une fois que les utilisateurs ont été invités, ils peuvent revendiquer leur compte de trois façons différentes :

  • Lien de revendication : un lien d’activation unique permet à l’utilisateur d’activer son compte et de définir un mot de passe (cette méthode est généralement utilisée lorsque l’authentification unique n’est pas activée dans l’organisation mais que les utilisateurs disposent d’une adresse e-mail d’entreprise).
  • Authentification unique : vous pouvez saisir vos identifiants d’entreprise pour activer votre compte. En savoir plus sur la Configuration de l’authentification unique (SSO) pour Workplace.
  • Code d’accès : un code d’accès unique permet à l’utilisateur d’activer le compte directement dans l’application mobile, et de définir un nom d’utilisateur et un mot de passe (cette méthode est généralement utilisée lorsqu’une organisation n’attribue pas d’adresse e-mail d’entreprise à ses utilisateurs). En savoir plus sur la Gestion des comptes sans adresse e-mail.
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Si l’authentification unique est activée pour l’instance de votre entreprise, les membres doivent d’abord se connecter à votre système d’authentification unique avant d’entamer le processus de revendication.
Première connexion à Workplace

Première connexion à Workplace

En fonction des paramètres choisis dans le panneau d’administration, les utilisateurs revendiqués peuvent être tenus de compléter quelques étapes avant de commencer à utiliser Workplace.

Accepter les conditions générales et confirmer les informations du profil

Il se peut que les membres doivent accepter les conditions d’utilisation de votre entreprise, mais aussi vérifier, compléter ou modifier les informations de leur profil et définir une photo de profil.

Définir un mot de passe

Les membres sont invités à définir un mot de passe.

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Cette étape n’apparaît pas lorsque l’authentification unique est activée pour les utilisateurs. Dans ce cas, ils sont redirigés vers la page de connexion du fournisseur d’identité au cours du processus de revendication.

Sélectionner des groupes par défaut

Les membres peuvent sélectionner les groupes qu’ils veulent rejoindre parmi une sélection ou rechercher le nom d’un groupe spécifique. Ils sont redirigés vers le fil d’actualité et peuvent immédiatement utiliser Workplace.

Obtention de liens de revendication pour vos utilisateurs

Obtention de liens de revendication pour vos utilisateurs

Si vous le souhaitez, vous pouvez obtenir un lien de revendication afin d’offrir aux membres une autre méthode d’invitation. Par exemple, pour faire suite à l’e-mail Workplace généré par le système, vous pouvez envoyer des invitations au format papier, via une passerelle SMS à l’échelle de l’entreprise ou simplement par publipostage personnalisé que les responsables peuvent adresser aux employés.

Si vous exportez les liens de revendication, vous pouvez les distribuer un à un ou de façon groupée avec d’autres informations sur les membres. Pour obtenir des liens de revendication, téléchargez un fichier CSV où vous exportez les informations sur les employés :

1
Connectez-vous en tant qu’administrateur doté de l’autorisation Ajouter et supprimer des comptes (rôle d’administration).

2
Accédez au panneau d’administration et accédez à la section Personnes.

3
Dans la barre de recherche, filtrez les utilisateurs pour lesquels vous souhaitez obtenir un lien de revendication (par exemple, les comptes invités mais non revendiqués).

4
Cliquez sur le bouton ... dans la barre supérieure et sélectionnez Exporter les informations sur les employés.

5
Ensuite, vous recevez un e-mail contenant un lien vers un fichier CSV contenant toutes les données des membres, y compris les liens de revendication de chaque compte invité mais non revendiqué.