Cinq stratégies éprouvées pour garantir une collaboration en équipe efficace
Une approche collaborative peut permettre à vos employé·es de travailler de façon plus intelligente, créative et efficace. Voici notre guide détaillé sur la collaboration en équipe :
La collaboration en équipe est importante. En effet, si elle est bien exécutée, elle peut grandement bénéficier à votre entreprise. Les équipes qui collaborent entre elles se montrent motivées, efficaces et innovantes pour résoudre les problèmes. Parmi les autres avantages de la collaboration, on peut citer a des employé·es plus engagé·es et dévoué·es, des performances accrues et de meilleurs résultats financiers.
Mais alors que les organisations parlent de l’importance du travail d’équipe et des compétences en matière de collaboration, ce n’est pas toujours facile à mettre en place. Avant même la pandémie, seulement 14 % des entreprises étaient convaincues que leurs processus internes de collaboration et de prise de décision fonctionnaient bien. C’est là qu’intervient une stratégie de collaboration efficace.
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Qu’est-ce que la collaboration en équipe ?
Il est important de comprendre ce qu’est la collaboration en équipe, mais aussi ce qu’elle n’est pas. On parle de collaboration en équipe quand des employé·es aux compétences complémentaires travaillent collectivement sur des projets ou des tâches, tout en étant réellement connecté·es. C’est cette responsabilité partagée et cet effort commun qui font la différence entre la collaboration et le travail d’équipe.
Dans les deux cas, il s’agit d’un groupe d’employé·es qui va collaborer pour atteindre un objectif commun. Dans le cadre du travail d’équipe, les personnes apportent leur contribution en tant qu’individus. Lorsqu’elles collaborent, elles explorent les différentes tâches et trouvent des solutions ensemble. Le processus de collaboration en équipe implique de définir des objectifs, d’attribuer des rôles, de tisser des liens et de communiquer de façon cohérente et sans jugement.
Il s’agit autant de culture d’entreprise que d’organisation, avec plus de flexibilité et d’ouverture d’esprit, moins d’ego et une mentalité plus coopérative, ce qui constitue quelques-uns des éléments essentiels d’une équipe travaillant véritablement de manière collaborative.
La collaboration s’inscrit parfaitement dans la structure plus démocratique du lieu de travail moderne, au sein duquel la question traditionnelle « pour qui travaillez-vous ? » a été remplacée par la question « avec qui travaillez-vous ? ».
Les avantages de la collaboration en équipe
Les entreprises reconnaissent que le fait d’avoir des employé·es qui travaillent en collaboration est essentiel à leur succès. En effet, 94 % déclarent que « l’agilité et la collaboration sont au cœur de leur croissance ». Alors, comment la collaboration en équipe peut-elle améliorer le travail ? Voici cinq pistes à explorer.
Productivité
Selon un rapport Deloitte, les employé·es travaillent 15 % plus rapidement en moyenne dans le cadre d’une collaboration. De même, lorsque l’Université de Stanford a mené une série d’études sur la collaboration, elle a constaté que les personnes traitées comme si elles travaillaient ensemble persistaient à réaliser une tâche difficile jusqu’à 64 % plus longtemps. Leurs performances et leur engagement étaient également plus élevés : les personnes semblaient plus intéressées et absorbées par ce qu’elles faisaient et se sentaient moins fatiguées.
Ce qui est d’autant plus intéressant, notamment car de nombreuses équipes continuent de télétravailler à cause du COVID-19, c’est que les personnes concernées par ces études ne se trouvaient pas dans le même espace physique. Cette étude les a pourtant traitées comme si elles l’étaient, ce qui prouve bien que la collaboration sur le lieu de travail ne repose pas sur la proximité physique.
Engagement du personnel
Le personnel impliqué est plus productif, plus performant et plus susceptible de rester dans une organisation. Le travail collaboratif joue un rôle essentiel en matière d’engagement, étant donné que les personnes souhaitent souvent mettre leurs compétences complémentaires à profit pour avancer ensemble. Des recherches démontrent que les travailleur·ses sont jusqu’à 20 % plus satisfait·es lorsqu’ils ou elles disposent d’outils leur permettant de collaborer.
Mais si la collaboration peut renforcer l’engagement des employé·es, l’inverse est également vrai. Dès lors, 86 % des employé·es et des dirigeant·es déclarent qu’un manque de collaboration efficace est l’une des raisons des échecs des entreprises. Les compétences en matière de collaboration apparaissent alors comme étant un élément essentiel de l’engagement des employé·es, et non un simple atout.
Innovation
De nouvelles façons de penser ont fait leur apparition grâce à la collaboration ; les employé·es sont 60 % plus innovant·es lorsqu’ils ou elles collaborent, et cela n’a rien de surprenant.
Les équipes qui collaborent réunissent des personnes aux parcours, idées, expériences et compétences variés afin de découvrir de nouveaux points de vue. Parce que les employé·es travaillent ensemble, ils ou elles se sentent plus à même d’expérimenter et de prendre des risques. Supposons que vous puissiez amener votre personnel à collaborer au sein de votre entreprise. Dans ce cas, vous pouvez éliminer les silos qui entravent l’innovation, partager vos connaissances et trouver des solutions qui fonctionnent pour l’ensemble de l’entreprise, ce qui vous permet d’économiser du temps et de l’argent.
Il ne s’agit pas seulement de collaborer sur le lieu de travail : les entreprises innovantes créent des produits et services en collaboration avec la clientèle et les partenaires externes.
Bien-être
Le bien-être des employé·es est essentiel pour l’engagement et la productivité. La collaboration en équipe va aider à renforcer ce bien-être en encourageant les employé·es à nouer des relations, à apprendre les un·es des autres, à se soutenir et à se guider.
Une bonne collaboration est également un élément clé du bien-être mental. MIND, une organisation à but non lucratif au Royaume-Uni, conseille aux entreprises qui souhaitent créer un environnement de travail de soutien mutuel d’encourager et de soutenir une culture de travail d’équipe, de collaboration et de partage d’informations.
Le soutien est essentiel. Si le travail cloisonné est aliénant, le travail en équipe peut accroître les exigences pesant sur les employé·es et les faire stresser. Il est donc important que les responsables soient conscient·es de ce risque et veillent à ce que la charge de travail ne devienne pas ingérable.
Recrutement et rétention
D’ici 2025, les millennials représenteront 75 % de la main-d’œuvre mondiale, et la génération Z les suivra de près. Les entreprises tournées vers l’avenir voudront attirer et conserver ces précieux·ses employé·es. Le travail collaboratif fait partie de leurs exigences. Parmi les membres des générations Y et Z, 38 % déclarent mieux travailler dans des environnements qui leur permettent de se concentrer et de collaborer avec les autres.
La collaboration en équipe en ligne
Une grande partie de la réflexion autour de la collaboration se concentre sur la proximité physique des personnes, comme les agencements de bureaux qui doivent trouver le bon équilibre avec des espaces pour collaborer et des espaces pour travailler seul·e.
Mais alors que ces problèmes prennent de l’ampleur à mesure que les employé·es retournent progressivement sur leur lieu de travail, les responsables sont actuellement aux prises avec le maintien et le développement d’équipes collaboratives dans un environnement transformé, devenu presque méconnaissable, par la crise du coronavirus. Comment la collaboration en équipe peut-elle être efficace quand tout le monde travaille à domicile, à des kilomètres les un·es des autres ? Comment les employé·es peuvent-ils ou elles collaborer en maximisant les opportunités de travail hybride et flexible et sans être toujours présent·es à leur bureau en même temps ? Les compétences en matière de collaboration traditionnelle doivent évoluer.
Les personnes qui ont déjà géré des équipes à l’échelle mondiale ont peut-être rencontré bon nombre de ces problèmes et découvert des façons de relever les défis. Par exemple, les chercheurs Pernille Bjørn et Ojelanki Ngwenyama parlent de développer un sentiment partagé, c’est-à-dire établir un terrain d’entente au sein d’équipes virtuelles mondiales pour éviter les ruptures de communication causées par de mauvaises suppositions ou des malentendus concernant les méthodes de travail.
Ce sentiment partagé se construit progressivement lorsque les gens interagissent face à face. Mais quand les équipes travaillent en virtuel, il faut les aider, afin que les employé·es aient une compréhension mutuelle des méthodes de travail et que la collaboration puisse se poursuivre. Les outils de communication qui permettent aux membres de l’équipe de voir ce que font les autres et d’interagir sont parmi les éléments les plus importants pour que tout le monde garde le même cap.
Voici quelques conseils pour une collaboration virtuelle réussie.
Ne pas s’appuyer sur les e-mails
Pour collaborer avec toute l’équipe et éviter les malentendus entre ses membres, il est préférable d’utiliser des outils conçus pour la communication de groupe plutôt que d’envoyer des e-mails. Cela permet aussi de séparer les informations propres à certains projets collaboratifs spécifiques et d’éviter l’encombrement des boîtes de réception.
Proposer des espaces de travail partagés
La mise en place d’un espace en ligne où les équipes peuvent collaborer et partager des documents est un élément essentiel de la collaboration virtuelle. Quel que soit le système de partage de fichiers que vous choisissez, assurez-vous qu’il s’intègre à vos autres outils de communication pour éviter qu’il ne fasse perdre leur temps aux utilisateur·ices et les frustre à cause des nombreuses connexions.
Tirer profit des appels vidéo
La vidéoconférence permet aux équipes de voir les signaux non verbaux qui rendent la communication plus subtile. Elle est aussi idéale pour les séances de brainstorming. Les employé·es se sentiront également plus connecté·es : le simple fait de voir leurs collègues leur donnera le sentiment de ne pas perdre le contact.
Prendre le temps de discuter
C’est au cours de discussions autour de la machine à café que sont nées les meilleures idées, alors vos outils doivent offrir aux équipes un espace de discussion virtuel équivalent. Qu’il s’agisse de configurer un canal de discussion dédié ou simplement de prendre le temps de discuter de tout et de rien au début et à la fin des réunions, vous n’êtes pas tenu·e d’organiser chaque interaction. Laissez libre cours à la conversation.
Éviter les suppositions
Les malentendus peuvent survenir plus facilement dans la cadre du travail à distance. Vérifiez que tous les employé·es comprennent leurs objectifs et rôles dans cette collaboration. Veillez à savoir qui fera quoi après chaque réunion. Enfin, gardez les canaux de communication ouverts pour recueillir les éventuelles questions en cas de besoin.
Les obstacles à la collaboration
Près de 40 % des employé·es pensent que les membres de leur organisation ne collaborent pas suffisamment. Qu’est-ce qui leur en empêche ? Voici les obstacles les plus courants :
Manque d’adhésion
Le personnel doit comprendre pourquoi la collaboration est le meilleur moyen pour atteindre un objectif. S’il n’y voit aucun intérêt, il peut penser qu’il s’agit d’une charge de travail supplémentaire et qu’il n’a pas le temps pour cela.Mauvaise communication
Les personnes ont besoin de compétences en collaboration et d’outils adaptés pour collaborer, en particulier dans le contexte actuel du télétravail. Si vous ne disposez pas de simples outils de partage de documents, ou si vos outils ne permettent pas à tous les membres de votre équipe de se faire entendre, la collaboration ne fonctionnera pas.Mauvaise culture
La confiance est la base de toute collaboration. Les employé·es doivent travailler dans un environnement où ils ou elles se sentent libres d’échanger des idées et de prendre des risques sans crainte. La culture doit également être ouverte afin de permettre le partage d’idées et l’expression d’opinions. La collaboration ne peut se faire dans une culture fermée ou cloisonnée.Manque de soutien de la direction
Les responsables doivent mettre en place des structures adaptées à la collaboration culturelle, en donnant à leurs subordonné·es le temps, l’espace et les outils nécessaires pour y parvenir. De même, la collaboration implique une certaine autonomie. Bien que les équipes qui collaborent aient besoin d’une structure, elles ne fonctionneront pas bien si elles ont l’impression que leurs responsables les surveillent constamment.Pas de collaboration culturelle
La collaboration culturelle est bien plus qu’une simple phrase figurant dans vos offres d’emploi ou dans votre formation d’intégration. C’est quelque chose que vous incarnez. Cela signifie qu’en plus de permettre aux équipes de collaborer et de les encourager à le faire, la culture de la collaboration s’intègre à tous les niveaux hiérarchiques de l’organisation. Dans cette configuration, il n’existe aucune barrière. Les travailleur·ses à distance et hybrides se sentent impliqué·es et inclus·es. Les employé·es de tous les services de l’entreprise prennent un réel plaisir à collaborer.
Comment mettre en place la collaboration en équipe ?
La collaboration n’est pas seulement une activité ou un processus ; c’est une façon d’être et de faire. Les compétences de collaboration incluent la communication, l’écoute, la négociation et le développement de relations personnelles. L’utilisation de ces compétences permettra aux équipes d’établir un consensus, de reconnaître les contributions de chacun·e et de poursuivre leur collaboration.
L’intelligence émotionnelle et la collaboration efficace sont étroitement liées. Il est prouvé que cela joue un rôle dans tous les domaines, de la gestion des conflits à l’instauration de la confiance, en passant par le maintien de l’enthousiasme des employé·es.
Certaines personnes sont naturellement prédisposées à développer ces qualités, tandis que d’autres ont plus d’intelligence émotionnelle. Mais les compétences de collaboration peuvent être améliorées avec la pratique. Voici quelques façons de le faire.
S’entraîner à collaborer sur une tâche
L’écriture en binôme est utilisée par de nombreux·ses producteur·ices de contenu pour réduire le temps passé à corriger les brouillons. C’est également un excellent moyen de faire collaborer les employé·es au sein des équipes.
Un·e expert·e en la matière et un auteur·ice (ou quelqu’un qui a envie d’écrire) s’assoient ensemble pour rédiger un contenu en temps réel. Si vous faites cet exercice pour développer les compétences de collaboration des employé·es, ces derniers peuvent échanger les rôles. C’est l’occasion d’apprendre comment échanger des idées, clarifier des informations et instaurer la confiance.
Perfectionner les compétences d’écoute
L’écoute mutuelle est cruciale pour une collaboration efficace. Pour pratiquer une bonne écoute, essayez des exercices d’écoute active. Vous pouvez le faire en binôme. Une personne parle tandis que l’autre écoute sans l’interrompre, résistant à la tentation de combler les silences (c’est plus dur qu’il n’y paraît !). L’auditeur·ice doit poser des questions, demander à l’orateur·ice de clarifier des points, puis, à la fin de la conversation, résumer ce que son partenaire a dit. Utilisez ces techniques, non seulement en tant qu’exercices, mais aussi dans le cadre de la mise en place d’une conversation collaborative quotidienne.
Apprendre à négocier
Dans le cadre d’une collaboration, vous ne pouvez pas faire tout ce que vous voulez. Le travail collaboratif nécessite beaucoup de concessions ; savoir négocier est donc crucial. Vous pouvez pratiquer cette compétence en divisant votre équipe en groupes et en donnant à chacun la tâche de fabriquer quelque chose (une maquette en papier, par exemple). Là où l’exercice se corse, c’est qu’aucune équipe n’aura tout l’équipement dont elle a besoin pour accomplir sa tâche et devra donc négocier avec les autres équipes pour l’obtenir. Vous pouvez ajouter un élément de compétition en récompensant l’équipe qui termine la tâche en premier.
L’ouverture d’esprit est la clé de la collaboration. Il ne s’agit pas seulement d’une caractéristique ou d’une compétence personnelle, c’est une compétence organisationnelle. Pour collaborer efficacement, les employé·es doivent reconnaître l’importance de la collaboration culturelle et être ouvert·es aux nouvelles idées, tout comme leurs entreprises doivent l’être. La collaboration ne sera pas efficace dans une culture fermée où les employé·es gardent jalousement leurs idées.
Cinq façons d’améliorer la collaboration sur le lieu de travail
Convenir d’une stratégie de collaboration
Il est essentiel de convenir d’une stratégie de collaboration pour obtenir l’adhésion de l’ensemble de l’entreprise. Cela montre aux employé·es et aux acteur·ices concerné·es que votre entreprise comprend la valeur des compétences de collaboration efficace et que vous vous êtes engagé·e à investir dans la formation et les outils nécessaires. Cela montre également que vous avez évalué tous les besoins individuels de l’organisation en matière de compétences et d’outils de collaboration existants. Votre stratégie de collaboration doit être en place avant que vous ne dépensiez de l’argent pour des outils spécifiques. Elle doit refléter les méthodes de travail hybrides actuelles et être revue tous les six à douze mois.
Identifier les obstacles
Chaque organisation est unique, et vous devez donc trouver précisément ce qui freine la collaboration au sein de votre entreprise. Est-ce un manque de temps ? Un manque de confiance ? Une mauvaise culture d’entreprise ou des outils inadaptés ? Vous pouvez effectuer une enquête rapide auprès de vos employé·es pour évaluer leurs attitudes concernant la collaboration culturelle et en équipe. Cette enquête permettra de déterminer les points de blocage et de recueillir des suggestions pour surmonter ces obstacles. Communiquez vos conclusions à l’équipe et expliquez ce que vous ferez pour encourager le travail collaboratif.
Fixer des objectifs clairs pour les équipes qui collaborent
Quand l’Institute for Corporate Productivity (i4cp) s’est penché sur la question de la collaboration, il a constaté qu’avoir un objectif défini détermine si le travail collaboratif sera productif. Sans but et sans objectifs clairement définis, les équipes ne peuvent pas se concentrer. De plus, les employé·es peuvent se sentir surchargé·es de demandes pour collaborer efficacement s’ils ou elles n’ont pas une idée claire de ce que leurs responsables attendent de leur part. Comme pour tout type de travail d’équipe, les objectifs et les résultats visés doivent être énoncés explicitement au début de tout projet de collaboration.
Reconnaître et récompenser le travail collaboratif
Les organisations doivent montrer qu’elles valorisent le travail collaboratif, ce qui signifie récompenser les efforts d’équipe, ainsi que les performances individuelles. Mettre en place des récompenses est efficace : les entreprises très performantes sont plus susceptibles d’encourager la collaboration (jusqu’à 5,5 fois plus) que les entreprises moins performantes. Cependant, on observe que les primes et autres récompenses sont souvent structurées autour des réalisations des individus plutôt que des équipes.
« Le manque d’encouragements et de récompenses est l’obstacle le plus courant et le plus néfaste à une collaboration efficace », déclare Kevin Martin, directeur de recherche chez i4cp. Passez en revue vos récompenses et avantages, et assurez-vous que la collaboration en équipe en fait partie, et que vous êtes capables de montrer à quel point vous l’appréciez et la valorisez.
Se concentrer sur le partage de connaissances
Plus de 80 % des chef·fes d’entreprise affirment que le fait de recueillir et de partager les idées de leurs employé·es constitue l’un des facteurs les plus importants de leur réussite. C’est également un facteur essentiel pour une collaboration efficace. En réalité, partage de connaissances et collaboration vont de pair.
Avoir accès aux bonnes informations au bon moment permet de se sentir personnellement en situation de responsabilité. Cela facilitera et accélérera considérablement la collaboration. Pour faciliter et contrôler la circulation des informations, utilisez des systèmes de gestion de documents et des outils de communication.
Comment choisir les bons outils de collaboration ?
Les outils sont indispensables au travail collaboratif, mais comment choisir les bons ? Lorsque vous élaborez votre stratégie de collaboration, les éléments clés à prendre en compte incluent le profil d’âge de votre organisation : 53 % des membres de la génération Y déclarent qu’ils seraient plus susceptibles d’accepter un emploi si l’employeur·se utilisait les mêmes technologies qu’eux.
Un autre élément à prendre en considération est le temps dont vous disposez pour former vos employé·es à l’utilisation des outils de collaboration. La mise en place sera beaucoup plus rapide s’ils leur sont familiers. Parmi les autres éléments à prendre en compte figurent l’évolutivité, les intégrations avec d’autres outils tels que les logiciels de gestion de documents et de gestion du temps, et la capacité de traduction si vos équipes parlent différentes langues. Vous devez également décider de la fréquence à laquelle vous allez revoir et mettre à jour votre stratégie de collaboration.
Utiliser la collaboration sur le cloud
L’utilisation du cloud pour stocker vos documents va permettre à ses utilisateur·ices de travailler dessus quand ils et elles le veulent, peu importe où et quand. Cela permet également de dire adieu aux pièces jointes encombrantes et fait participer tout le monde de manière égale à la mise en place d’un travail collaboratif. Votre culture de la collaboration est en pleine action.
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