Qu’est-ce qu’un modèle de travail hybride ?

Il existe différents modèles de travail hybride. Pour des équipes épanouies et une entreprise prospère, les dirigeant⸱es et organisations doivent s’assurer de choisir le modèle adapté.

Dans un modèle hybride axé sur le présentiel, les employé·es travaillent principalement sur site, mais ils peuvent télétravailler un à deux jours par semaine. Dans ce modèle, l’organisation gère les plannings.

À l’inverse, un travail hybride totalement flexible responsabilise les employé·es et leur permet de choisir le nombre de jours de télétravail d’une semaine à l’autre. Il s’agit du modèle le plus centré sur les employé·es, mais il s’accompagne toutefois de quelques pièges que les leaders d’entreprise doivent éviter. En voici des exemples :

• Le manque d’équité entraîne un clivage entre les employé·es travaillant à distance et ceux travaillant sur site

• Les employé·es en télétravail peuvent avoir l’impression de manquer d’attention de la part des leaders, de passer à côté d’avantages et d’opportunités de promotion

• La diversité des environnements de télétravail Tout le monde n’a pas accès à un bureau à domicile bien équipé ni à un café propice au travail

• Le manque de confiance

• Des limites mal définies entre vie professionnelle et vie privée

• Une saturation digitale

Comment assurer la réussite du travail hybride ?

Examinez les tâches et créez des flux de travail

Pour mettre en place une politique de travail hybride qui fonctionne, la première étape consiste à examiner chaque tâche. Les responsables d’équipe peuvent planifier ce qui doit être fait de manière synchrone (lorsque les membres de l’équipe travaillent simultanément) et ce qui peut être fait de manière asynchrone (lorsque chaque employé·e, de son côté, travaille sur une tâche au moment de son choix).

• Les tâches de recherche, de rédaction et de planification complexe nécessitent du calme, de la concentration et l’absence de distractions

• Les tâches coordonnées, qui reposent sur le leadership, le mentorat, l’évaluation et la gestion de projets, sont réalisées plus efficacement lorsque les équipes travaillent ensemble une partie du temps

• Les tâches axées sur l’innovation, telles que le brainstorming, la réflexion créative et les projets impliquant plusieurs services, ou encore les initiatives sociales, telles que la consolidation d’équipe, doivent être synchronisées. Ces tâches seront mieux réalisées si les équipes se retrouvent en personne

Trouvez d’où provient l’énergie nécessaire à la productivité

L’énergie est le carburant de la productivité. Les dirigeant⸱es des organisations ayant adopté un modèle de travail hybride qui fonctionne doivent s’interroger sur la façon de générer cette énergie au sein de leur entreprise : est-ce que les membres de l’équipe travaillent chacun de leur côté ou est-ce que ce sont la collaboration et la coopération qui l’alimentent ? Étudiez la façon dont les employé⸱es peuvent générer l’énergie nécessaire à la productivité afin d’en faire profiter au maximum l’entreprise et les individus.

Repensez les espaces de travail

Lorsqu’un grand nombre d’employé·es travaille à distance une partie du temps, vous pouvez réduire la taille des bureaux et les coûts qui en découlent, mais pas seulement. Le passage à un modèle hybride permet de repenser et redéfinir l’espace de travail, afin qu’il soit non seulement plus petit, mais aussi plus adapté aux employé·es qui y travaillent. Vous pouvez, par exemple, dédier plus d’espace aux salles de réunion, aux travaux de groupe et à la convivialité, et réfléchir à une façon d’optimiser les espaces communs.

Impliquez tout le monde

Les équipes hybrides qui fonctionnent le mieux incluent tout le monde dans l’approche mixte de travail sur site/à distance, y compris les responsables et les dirigeants. Les leaders qui participent à ce modèle de travail hybride peuvent servir de modèles. Ils et elles découvriront les avantages et les difficultés du travail sur site et du travail à distance, et pourront montrer comment trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée et le maintenir.

Impliquez les nouvelles recrues

Les premiers jours et les premières semaines à un nouveau poste sont primordiales. Il est donc très important d’aider les nouvelles recrues à se familiariser avec le modèle de travail hybride adopté par votre organisation. Nommez un parrain, une marraine ou un·e mentor pour chaque nouvelle recrue afin de l’épauler. Encouragez dès le début les interactions avec les équipes sur site et à distance grâce à la discussion instantanée et aux activités sociales en ligne. Incitez également les nouvelles recrues à passer plus de temps sur site auprès de collègues ayant de l’expérience dans un premier temps, avant de leur permettre de travailler davantage à distance. De cette façon, elles apprendront les rudiments du métier plus rapidement.

Investissez du temps et de l’argent

Instaurer de nouvelles façons de travailler prend du temps et nécessite de nouvelles compétences. Si vous proposez de nouvelles façons d’effectuer les tâches, investissez dans des technologies adaptées et permettez à vos collaborateur·ices d’améliorer leurs compétences. Votre équipe pourra ainsi aller de l’avant. Investir du temps et de l’argent permettra à tout le monde de se sentir soutenu, valorisé et intégré à une culture d’entreprise positive.

Partagez des conversations importantes

Les employé·es en télétravail peuvent se sentir déconnecté·es de ce qu’il se passe sur site. Veillez à partager des conversations et des prises de décision importantes avec l’ensemble de l’équipe, et pas seulement ceux qui sont physiquement présents sur le lieu de travail.

Quelles sont les compétences nécessaires pour s’épanouir dans un environnement de travail hybride ?

Le travail hybride nécessite de nouvelles compétences, aussi bien pour les responsables que pour les équipes. De plus, les entreprises doivent adapter leurs processus de recrutement, d’accueil et de formation pour qu’ils correspondent à ce nouveau monde hybride.

Relations et gestion des conflits

Les relations peuvent être compliquées lorsque les collaborateur⸱ices ne se trouvent pas dans le même espace de travail et ne travaillent pas au même moment. Les malentendus et le sentiment d’injustice sont un terreau fertile pour les conflits. Les responsables d’équipes hybrides doivent gérer ces difficultés et entretenir une culture d’entreprise positive.

Gestion des difficultés

La gestion des difficultés, telles que la discrimination et les mauvaises performances dans une équipe hybride, nécessite d’excellentes compétences en communication. Les responsables doivent faire preuve d’empathie et parvenir à trouver un équilibre entre accompagnement et autorité.

Entretien de la confiance

Instaurer et entretenir une relation de confiance au sein d’une équipe hybride nécessite également des compétences. Les effectifs à distance peuvent se sentir contraints de dépasser leurs horaires sous l’effet de la pression, ce qui entraîne alors une saturation liée au numérique et l’épuisement. Parfois, les responsables peuvent douter de la capacité de leurs collaborateur⸱ices à atteindre leurs objectifs professionnels en l’absence d’une supervision. Il est donc utile de vérifier régulièrement l’avancée des tâches sans pour autant tomber dans la microgestion.

Adaptabilité

Le passage au travail hybride est avant tout une question de changement. Les leaders et les responsables doivent s’adapter aux nouvelles méthodes de travail tout en faisant évoluer leurs propres méthodes de gestion pour tirer parti de ce nouvel environnement de travail et soutenir leurs équipes.

Neuf recommandations pour le modèle de travail hybride

1. Communiquez

Le travail hybride est une recette dans laquelle la communication est l’ingrédient clé. Utilisez les outils de communication à votre disposition pour que tout le monde soit tenu au courant de l’avancement des autres et sache sur quel projet travailler. Veillez à ce que les canaux de discussion soient toujours accessibles pour que vos collaborateur⸱ices puissent partager leurs idées comme si leurs interlocuteur⸱ices se trouvaient dans la même pièce.

2. Rédigez une politique claire

Si tout est écrit noir sur blanc, vous n’aurez pas à gérer d’accusations d’injustices et vos employé·es se sentiront plus en sécurité. Tout le monde doit savoir qui peut travailler à distance, à quelle occasion et sur quels types de tâches. Les règles doivent également définir les besoins de votre organisation en ce qui concerne les rapports, les échanges en ligne et en personne, les horaires de travail et la participation à des évènements et à des initiatives sociales sur site.

3. Adaptez l’environnement de travail hybride

Repensez et redéfinissez les tâches pour les adapter au nouveau mode de travail à distance. Revoyez l’organisation des bureaux pour permettre à différents groupes et équipes de travailler ensemble. Instaurez une communication fluide entre les ressources humaines et le service informatique pour soutenir vos collaborateur⸱ices, quel que soit leur lieu de travail.

4. Écoutez vos employé⸱es

Créez un environnement dans lequel les collaborateur⸱ices sont encouragé⸱es à s’exprimer et à participer à des activités professionnelles et de team building. Sollicitez leurs avis grâce à des enquêtes annuelles et à des sondages d’opinion, et partagez les réponses. Encouragez la coopération et la collaboration.

5. N’attendez pas une disponibilité permanente de la part de vos collaborateur⸱ices

N’envoyez des messages qu’en cas de besoin. Et contactez vos collaborateur⸱ices uniquement pendant leurs horaires de travail. Respectez le droit à la déconnexion de chacun⸱e à la fin de la journée.

6. Pensez à la culture

Continuez de construire et de maintenir une culture positive, ouverte, inclusive et encourageante au sein de vos équipes sur site et à distance.

7. Cultivez la confiance

Indiquez clairement vos attentes et les responsabilités de chacun. Écoutez les avis, confiez la responsabilité de certaines tâches et de certains objectifs spécifiques, et créez un environnement dans lequel les collaborateur·ices ont la possibilité d’exprimer leurs idées, leurs opinions et leurs questions sans avoir peur des retours négatifs. Évitez la microgestion très chronophage.

8. Pensez aux employé⸱es qui ne peuvent pas travailler à distance

Remodelez votre service de ressources humaines pour prendre tout le monde en compte. Repensez les formations informelles et réfléchissez à une façon pour les responsables de recruter, d’accueillir et de former efficacement sur plusieurs sites à distance.

9. Accueillez le changement

Testez vos initiatives hybrides et tirez-en des leçons. Soyez prêt·e à faire des changements rapidement, surtout s’ils sont nécessaires pour rendre votre lieu de travail plus diversifié et inclusif.