Qu’est-ce que la communication d’entreprise ?

Découvrez en quoi consiste la communication d’entreprise et comment vous pouvez l’améliorer, grâce à ces conseils faciles à suivre.

Votre entreprise dépend du bon partage des informations, tout comme vos employé·es. Pourtant, 66 % des entreprises n’ont pas de plan de communication interne à long terme. Pourquoi est-ce une grave erreur ? Quels sont les défis les plus courants en matière de communication, et comment les éviter ?

La communication d’entreprise expliquée

La communication est primordiale. Dans tous les domaines de notre vie, nous éprouvons un besoin fondamental de partager et de recevoir des informations. Sans une bonne communication, nous ne pouvons pas nous faire entendre, entrer en contact avec nos pairs et atteindre nos objectifs. Cela s’applique particulièrement sur le lieu de travail, où la coopération détermine le succès des employé·es, des équipes, voire de l’ensemble de l’entreprise.

C’est ce que nous entendons par « communication d’entreprise » : votre capacité à communiquer avec tous les autres membres de votre organisation, et leur capacité à communiquer entre eux.

Il s’agit d’un concept simple, mais qui a des répercussions considérables sur la santé de votre entreprise. La communication d’entreprise sous-tend pratiquement tous les aspects de vos activités quotidiennes. De la direction à la formation du personnel, en passant par la coordination des projets et la gestion des ressources, rares sont les activités qui ne reposent pas sur un partage réussi des informations et des idées.

L’importance d’y parvenir s’impose d’elle-même, mais il existe également de nombreuses recherches qui mettent en évidence la valeur de l’offre. Des études suggèrent que les organisations ayant une communication d’entreprise efficace sont plus rentables, plus productives et bénéficient d’un taux de rétention des employé·es plus élevé. Pourtant, la plupart des entreprises ne parviennent pas à élaborer une stratégie de communication interne. Alors que 70 % des entreprises utilisent des plans pour soutenir des campagnes et des initiatives spécifiques, seulement un tiers d’entre elles (33 %) dispose d’un document qui détaille leur stratégie de communication interne à long terme.

C’est une erreur. Pour en prendre pleinement conscience, il est utile de réfléchir aux raisons pour lesquelles chaque entreprise devrait se soucier de sa communication interne.

En quoi la communication d’entreprise est-elle importante ? 5 points clés

La communication d’entreprise permet aux employé·es d’être en contact

Au milieu du XXe siècle, le psychologue Abraham Maslow a publié un article scientifique intitulé « A Theory of Human Motivation » (Une théorie de la motivation humaine). Dans celui-ci, il a présenté la Hierarchy of Needs, sa fameuse idée de la hiérarchie des besoins Il s’agit d’un diagramme pyramidal qui organise les besoins humains selon une progression ascendante allant des besoins primaires, qui sont indispensables à notre survie, aux besoins qui nourrissent notre sentiment d’accomplissement, en passant par les besoins psychologiques.

Selon la hiérarchie de Maslow, une fois qu’ils ont satisfait leurs besoins physiologiques (nourriture, eau, chaleur et repos) et sont en sécurité, le sentiment d’appartenance est le besoin auquel les êtres humains attachent le plus d’importance. Le désir de nouer des liens avec nos pairs est un élément essentiel de notre bien-être quotidien.

Et ce n’est pas qu’une théorie : des recherches plus récentes ont permis de recueillir des preuves matérielles qui corroborent la thèse de Maslow. L’analyse de l’activité cérébrale humaine montre que lorsque nous ne sommes pas occupé·es par une tâche active, notre cerveau pense aux autres et à ce qui se passe dans leur tête, leurs pensées, leurs émotions et leurs objectifs.

Une bonne communication d’entreprise améliore le bien-être des employé·es

En somme, les êtres humains sont programmés pour avoir des rapports sociaux, et il va sans dire que la communication est le ciment de ces relations. Nos relations interpersonnelles reposent sur l’échange d’informations ; à plus grande échelle, le partage d’objectifs et de valeurs nous donne le sentiment de faire partie de quelque chose qui nous dépasse. Cela s’applique aussi bien à notre vie professionnelle qu’à notre vie privée.

Qu’est-ce que tout cela signifie pour les dirigeant·es d’entreprise ? Vos employé·es doivent pouvoir communiquer. Si ce n’est pas le cas pour une raison quelconque (parce qu’elles et ils ne disposent pas de l’outil ou du cadre adéquat, ou ne se sentent pas libres de s’exprimer), alors leurs besoins fondamentaux ne sont pas satisfaits. Elles et ils sont probablement malheureux·ses, et il est nécessaire de le prendre en compte. Vous devriez vous en préoccuper non seulement au nom de la décence humaine, mais aussi parce que des employé·es malheureux·ses sont moins productif·ves et plus susceptibles de quitter leur emploi.

Par ailleurs, l’inverse est également vrai : un lieu de travail où la communication est forte a plus de chances de rendre les employé·es heureux·ses, ce qui entraîne une plus grande productivité.

Pour faire court, investir dans votre technologie, c’est investir dans votre personnel.

Les employé·es motivé·es sont les meilleur·es

Comme nous l’avons souligné, fournir des bons canaux de communication et la culture appropriée pour les soutenir est la clé du bien-être de vos employé·es. Toutefois, si cet argument ne vous convainc pas, sachez que si vous assurez une bonne communication d’entreprise, vos employé·es seront plus impliqué·es dans leur travail et dans l’ensemble de l’entreprise.

En outre, maintes recherches ont démontré que des employé·es motivé·es contribuaient à améliorer vos résultats.

Le rapport Q¹² Meta-Analysis de Gallup est l’une des nombreuses publications qui soutiennent cette idée. « Cette étude corrobore ce que Gallup a constaté dans les méta-analyses précédentes », a déclaré l’institut de recherche. « L’engagement des employé·es a un effet constant sur les principaux résultats, quel que soit le secteur de l’organisation ou l’entreprise ».

Les recherches du MIT ont également révélé que les employé·es les plus investi·es connaissent bien leur entreprise et ont une communication plus directe avec leurs managers. Cependant, dans la plupart des entreprises, seule une petite partie du personnel est pleinement impliquée. La moitié des employé·es ne comprennent pas bien la direction de l’entreprise, tandis que 84 % déclarent que leurs dirigeant·es ne leur communiquent pas suffisamment d’informations.

La perspective d’impliquer entièrement l’ensemble de vos employé·es peut paraître complexe ou irréalisable, mais nous allons voir ensemble que les nouvelles technologies peuvent vous y aider de manière significative. Et le jeu en vaut la chandelle. Lorsqu’ils ont une parfaite visibilité de la mission de l’entreprise et la possibilité de participer aux discussions, vos employé·es s’investissent personnellement dans l’entreprise.

Ce sentiment d’appartenance collective de l’ensemble des employé·es est un objectif que chaque entreprise peut atteindre, mais il leur faut pour cela une culture de communication interne forte, soutenue par les outils et les canaux adéquats. Même s’il faut du temps et de l’argent pour établir cette culture, les possibilités qui en découlent en valent la peine.

Il en va de même pour les écueils que vous risquez de rencontrer si vous négligez ce domaine de votre activité.

Ne laissez pas votre entreprise pâtir d’une mauvaise communication

Étant donné qu’une bonne communication est la pierre angulaire de maints aspects des entreprises modernes, des problèmes peuvent rapidement surgir en son absence. Si un·e employé·e rencontre un problème qui l’empêche de partager ou de recevoir les informations dont elle ou il a besoin, les perturbations qui en découlent s’étendent bien au-delà de cette personne isolée. Cela a une incidence sur toutes les personnes qui dépendent de cet·te employé·e, et sur toutes celles qui dépendent à leur tour de ces personnes.

En somme, lorsque votre personnel ne peut pas communiquer correctement, votre entreprise cesse de fonctionner comme elle le devrait. Cela peut entraîner des erreurs coûteuses. Une récente enquête menée auprès de 400 entreprises a conclu que les problèmes de communication leur avaient coûté des milliards de dollars sur une seule année.

Si un certain nombre de facteurs peuvent engendrer des problèmes de communication, l’une des causes les plus fréquentes est le manque d’investissement dans les bons outils et canaux. Plus d’un tiers des travailleur·ses du monde entier estiment que les technologies et les processus dépassés compliquent leur travail. Il est encore plus probable que les employé·es de terrain soient de cet avis, ce qui n’est guère surprenant, car la majorité des communications de terrain se fait encore à l’aide d’un papier et d’un crayon.

Aussi tentant qu’il puisse être de se contenter d’une technologie dépassée, le coût de l’inefficacité dépasse largement les économies à court terme. Peu d’entreprises envisageraient d’utiliser d’anciens canaux pour leurs communications externes, en s’appuyant uniquement sur des publicités à la radio et des brochures papier pour leurs activités de marketing, par exemple. Il s’agit d’un domaine où il est essentiel de suivre le rythme et d’explorer les dernières plateformes à disposition. Pourquoi votre communication interne devrait-elle fonctionner différemment ?

Que vous soyez ou non à la pointe des technologies de communication, les plus jeunes membres de votre personnel le seront certainement.

La génération Z attend de vous que vous vous intéressiez à la communication d’entreprise

Selon la plupart des estimations, la génération Z représente aujourd’hui entre un quart et un tiers de la main-d’œuvre mondiale. Quel que soit le chiffre exact, il est évident que cette jeune population représentera une part croissante de vos employé·es au cours de la prochaine décennie. Si vous voulez attirer les meilleurs talents de cette génération, vous devrez répondre à leurs attentes concernant la modernité du lieu de travail.

Parmi ces attentes, la plus évidente est la demande d’outils et de plateformes de pointe. Le lien entre la technologie et la génération Z est si souvent évoqué qu’il relève presque du cliché, mais des études viennent indéniablement confirmer cette corrélation.

Une récente enquête mondiale a révélé que 80 % des personnes interrogées de la génération Z souhaitaient travailler avec des technologies de pointe, et la même proportion estimait que la technologie contribuerait à rendre le lieu de travail plus équitable. Pourtant, la génération Z est loin d’être la seule à partager cette opinion. Les millennials sont tout aussi susceptibles de considérer la technologie comme un facteur déterminant dans le choix d’un emploi, ce qui devrait souligner encore l’importance d’investir dans ce domaine.

Cependant, si vos jeunes employé·es s’attendent certainement à retrouver les mêmes technologies sur leur lieu de travail que chez elles et chez eux, voire des technologies plus avancées, ce n’est pas tout. La génération Z se caractérise également par l’importance qu’elle accorde aux valeurs humaines.

Malgré leur amour de la technologie, l’écrasante majorité des travailleur·ses de la génération Z se soucient profondément de la « dimension humaine » de leur travail. Elles et ils veulent travailler avec des collègues qui les stimulent et les motivent, qui sont ouvert·es à la collaboration et à la réflexion collective, et qui sont disponibles lorsqu’elles et ils ont besoin d’aide. De fait, le « leadership de soutien » et les « relations positives au travail » sont les deux critères les plus recherchés dans un emploi potentiel.

Les dirigeant·es d’entreprise doivent adopter une approche holistique de la communication. L’adoption des bons outils est une part importante du processus, mais vous devez l’accompagner d’une stratégie destinée à créer la culture adaptée qui encourage chacune et chacun à parler et à écouter.

Vous devriez avoir désormais saisi en quoi il est essentiel de définir un plan sur le long terme en matière de communication d’entreprise, et pourquoi les 67 % d’entreprises qui ne le font pas prennent des risques. La meilleure façon de commencer est peut-être d’examiner les sept formes de communication d’entreprise les plus courantes.

5 types courants de communication d’entreprise

Il existe sept types de communication d’entreprise distincts. Les principales différences entre eux sont le type d’informations que les personnes partagent, le moment de ce partage et la direction que prennent les informations lorsqu’elles circulent dans votre entreprise.

Comme vous pouvez le constater, les différentes formes de communication se recoupent, mais pour le moment, il est plus utile de les aborder séparément. Nous commencerons par examiner les différentes directions dans lesquelles les informations peuvent être communiquées.

Communication d’entreprise descendante

La communication d’entreprise descendante est traditionnellement associée à la hiérarchie. Il s’agit d’un trait qu’on peut trouver dans le cadre des hiérarchies sociales (des situations dans lesquelles un groupe de personnes est impliqué), lorsqu’une ou plusieurs personnes sont responsables.

Lorsque les dirigeant·es veulent communiquer avec le reste de leur équipe ou de leur service, ou peut-être même avec l’entreprise tout entière, l’information est transmise à travers la chaîne de gestion jusqu’à ce qu’elle atteigne, en théorie, tout le monde.

Le point fort de la communication descendante est qu’elle permet aux dirigeant·es de contrôler étroitement la diffusion de l’information, car elles et ils peuvent adapter les informations à chaque étape en fonction de leurs interlocuteur·ices. Par exemple, lorsqu’un·e PDG souhaite mettre en œuvre un changement de politique, les faits de base restent les mêmes, car les informations circulent dans toute l’entreprise. Toutefois, à chaque étape, de nouvelles informations ou des instructions plus détaillées peuvent être ajoutées pour aider les employé·es à mettre en œuvre la politique.

Naturellement, cette structure comporte également des risques. Une chaîne est aussi forte que son maillon le plus faible : il suffit qu’une personne échoue à transmettre l’information correctement pour que cette erreur se répercute sur toutes les autres. Le temps qu’une autre personne se rende compte de l’erreur commise, la mauvaise information a déjà été diffusée.

Pour les entreprises, la communication descendante est essentielle. Elle permet aux dirigeant·es de partager leur vision de l’entreprise, d’élaborer des programmes et d’orienter le comportement de l’ensemble du personnel. Elle repose toutefois sur une hypothèse discutable : la ou le PDG, et il s’agit généralement d’un homme, est maître·sse de son royaume. Au fond, la communication d’entreprise descendante découle de l’idée que les dirigeant·es parlent pendant que les autres écoutent.

Nous observons aujourd’hui un changement d’attitude. Nous commençons à comprendre que les dirigeant·es doivent également être à l’écoute. Cela signifie que les cadres supérieur·es doivent prêter attention aux informations qui circulent au sein de leur organisation dans le sens inverse.

Communication d’entreprise ascendante

C’est le contraire de la communication descendante. Dans ce cas, l’information part des échelons les plus bas de l’entreprise et monte vers le haut, les dirigeant·es étant les dernières personnes à la recevoir.

Une fois de plus, le succès de la communication d’entreprise ascendante est déterminé par la fiabilité des personnes à chaque étape de la chaîne. Comme nous le verrons plus loin, il y a ici un double problème. Tout d’abord, la plupart des dirigeant·es d’entreprise estiment qu’elles et ils n’ont pas besoin d’être à l’écoute de leurs employé·es, et elles et ils ne promeuvent donc pas une culture qui encourage les personnes à s’exprimer. Même si elles et ils le font, les employé·es ne disposent généralement pas des outils qui facilitent la transmission des informations dans la voie hiérarchique.

Malgré ces obstacles, la communication ascendante peut et doit jouer un rôle essentiel dans votre entreprise. Chaque membre de votre entreprise a un point de vue différent. La création de lignes de communication ouvertes avec votre équipe sur le terrain vous fournira des informations essentielles sur tout, qu’il s’agisse de ce que votre clientèle pense ou de l’efficacité de vos processus de fabrication.

De plus, comme nous l’avons déjà mentionné, lorsque vous donnez une voix à vos travailleur·ses, elles et ils se sentent lié·es à l’entreprise tout entière, ce qui est bénéfique pour elles et pour eux, et pour vos résultats.

Communication d’entreprise latérale

Également connue sous le nom de communication horizontale, il s’agit de la forme la plus courante d’échange d’informations. La communication d’entreprise latérale a lieu entre des personnes du même niveau : par exemple, lorsque les membres d’une équipe parlent d’un projet sur lequel ils travaillent, ou quand des responsables de magasin partagent leurs meilleures pratiques.

La communication d’entreprise latérale peut se faire sur quasiment tous les médias qui vous viennent à l’esprit. Le facteur essentiel est que vos employé·es puissent accéder aux canaux qui répondent le mieux à leurs besoins professionnels, et qu’ils les adoptent ensuite partout.

Autrement dit, l’adoption de ces canaux est fondamentale. Ainsi, bien que de nombreuses plateformes permettent une communication latérale, veillez à ne pas en utiliser un trop grand nombre. Moins de canaux signifie moins d’intégration, ce qui simplifie l’adoption de ceux-ci à l’échelle de l’entreprise. Après tout, il est inutile de former un seul service à un outil puissant si personne d’autre dans l’entreprise ne sait l’utiliser.

Communication d’entreprise synchrone et asynchrone

Les communications descendante, ascendante et latérale décrivent la direction que suit une information lorsqu’elle circule au sein de votre organisation. Les quatre formes de communication restantes dépendent toutes de la vitesse et du timing.

Comme leur nom le laisse entendre, les communications d’entreprise synchrone et asynchrone sont opposées l’une à l’autre. Dans la communication synchrone, l’information est partagée de façon immédiate ou presque : une personne dit quelque chose, puis la ou le destinataire lui répond dès qu’elle ou il traite ce qu’elle ou il a lu ou entendu.

La parole est la forme la plus évidente de communication synchrone, mais les outils de messagerie instantanée entrent également dans cette catégorie. Lorsque vous envoyez un message à une personne sur une application de discussion, vous vous attendez généralement à recevoir une réponse assez rapidement. Si votre destinataire met trop de temps à répondre, vous éprouvez un sentiment de frustration : vous essaierez probablement de le contacter par un autre moyen ou parlerez à quelqu’un d’autre.

Avec les canaux de communication asynchrones, il va de soi qu’il y aura un décalage entre le message initial et la réponse. Le courrier postal est le moyen de communication asynchrone traditionnel, mais les e-mails et les forums de discussion en sont des exemples plus pertinents dans le monde du travail actuel.

Il est important que vous sachiez que votre entreprise a besoin de ces deux types de canaux, synchrone et asynchrone. La communication synchrone vous permet de partager rapidement une information, alors que la communication asynchrone garantit que votre destinataire dispose de l’information lorsqu’elle ou il en a besoin.

Si vous essayez d’utiliser des outils asynchrones pour assurer une communication synchrone, ou inversement, il est fort probable que vous rencontriez des écueils. Nous reviendrons sur ce point dans la prochaine partie de l’article.

Communication d’entreprise statique et dynamique

La communication d’entreprise statique décrit toutes les informations destinées à demeurer inchangées. La communication d’entreprise dynamique renvoie aux informations qui sont continuellement mises à jour.

Pour mieux comprendre la communication statique, parfois appelée « communication froide », il faut savoir qu’elle est permanente. Pensez aux manuels de l’employé·e, aux politiques des ressources humaines, aux conseils en matière de télétravail ou aux pages d’assistance technique. Tous ces éléments sont généralement associés à l’intranet d’une entreprise : vous ne les recherchez probablement pas tous les jours, mais vous vous attendez à ce qu’ils soient disponibles les rares fois où vous en avez besoin.

Au contraire, la communication dynamique, parfois appelée « communication chaude », renvoie aux informations que les destinataires peuvent modifier ou mettre à jour. Elle vise à permettre à plusieurs personnes de modifier ensemble des informations. Les outils de collaboration numérique ont fait de la communication dynamique un élément essentiel du lieu de travail moderne, permettant à des équipes entières de travailler en même temps sur les mêmes documents.

La communication statique permet de consigner des informations et de fournir un point de référence. La communication dynamique est une affaire de collaboration.

Chacune de ces formes de communication d’entreprise a un rôle différent à jouer, et vos employé·es devront les utiliser efficacement si vous voulez que votre entreprise prospère.

Nous examinerons ensuite certains des problèmes de communication les plus courants qui se posent, ainsi que leurs solutions.

Les défis les plus fréquents posés par la communication d’entreprise

La communication synchrone ne fonctionne pas bien à grande échelle

Imaginez un scénario dans lequel vous êtes avec cinq ami·es, et vous participez toutes et tous à la même conversation. C’est simple et clair, n’est-ce pas ? Mais si huit autres personnes se joignent à la conversation, il est nettement plus difficile de se faire entendre.

Imaginez maintenant la même scène, mais avec 50 personnes essayant toutes de participer à la même conversation. Un vrai bazar.

Voilà ce que l’on reproche le plus aux canaux de communication d’entreprise synchrones. Les applications de discussion, les conférences téléphoniques et les réunions en personne sont toutes conçues pour échanger rapidement des informations et permettre à chaque participant·e d’exprimer son point de vue. Plus il y a de monde, plus il y a de bruit, jusqu’à ce que le canal en question devienne finalement inutilisable.

La solution :

L’importance est surtout de garder la situation sous contrôle et de limiter le bruit. La façon la plus évidente de procéder est de diviser un grand groupe en plusieurs groupes plus petits. Cependant, si tout le monde doit participer à la même conversation, fixez des règles afin de déterminer qui peut parler et à quel moment. Par exemple, nommez quelques participant·es comme porte-parole de leurs pairs, et demandez à quelqu’un de présider afin de garder la conversation sous contrôle. Si vous souhaitez que le plus de personnes possible participent directement, la personne qui préside peut organiser une session de questions/réponses.

Sinon, il peut être utile de recourir à un tout autre canal. Certaines plateformes de travail collaboratif facilitent les communications synchrones à grande échelle, en permettant à un·e PDG de s’adresser à l’ensemble de son personnel via des vidéos en streaming, par exemple. En revanche, si vous essayez de faire parler 50 personnes dans une même conversation en direct, il serait probablement judicieux de ne pas utiliser ce canal de communication. Envisagez plutôt d’utiliser une méthode de communication asynchrone.

En résumé, votre organisation a besoin à la fois de différents canaux, et de règles relatives à la manière et au moment opportun de les utiliser. Ainsi, les limites de la communication synchrone ne représenteront jamais un problème pour vous.

La difficulté de savoir gérer la communication d’entreprise ascendante

Comme nous l’avons évoqué précédemment, l’idée selon laquelle les entreprises devraient adopter une communication ascendante est assez récente. De fait, beaucoup d’entreprises ne sont pas équipées pour y parvenir : elles ne disposent pas des bons canaux, leurs dirigeant·es ne sont pas convaincu·es du bien-fondé de cette idée, et leurs employé·es n’osent pas s’exprimer à ce sujet.

Les entreprises qui tentent activement de favoriser la communication ascendante ne peuvent pas compter sur beaucoup de recommandations établies.

Comment un·e PDG peut-elle ou il procéder afin de se rendre plus accessible pour ses employé·es ? Doit-elle ou il leur donner son adresse e-mail, au risque d’être inondé de messages auxquels elle ou il ne pourra pas répondre ? Peut-être cette personne devrait-elle plutôt encourager les employé·es à s’adresser à leurs supérieur·es hiérarchiques, qui pourront ensuite lui faire part de leurs retours. Ou cela ne fait-il que renforcer le sentiment de distance et va à l’encontre de la volonté de se rendre accessible ?

La solution :

La première chose dont vous avez besoin est d’un canal adapté, en sachant que tous ne peuvent pas gérer la communication d’entreprise ascendante. Il vous en faut un qui permette aux dirigeant·es de faire des déclarations publiques de manière à encourager les commentaires et les retours.

Les réseaux sociaux d’entreprise sont un bon choix, car ils sont conçus pour prendre en charge ce type d’interactions de masse visible. En revanche, les e-mails ne sont pas vraiment judicieux, comme l’illustre notre exemple précédent. Même si notre PDG hypothétique donnait son adresse e-mail à ses employé·es et prenait ensuite le temps de répondre au flot de messages entrants, ses réponses seraient pratiquement invisibles pour le reste du personnel. Rappelons-nous que l’un des intérêts principaux de la communication ascendante est que les dirigeant·es puissent montrer qu’elles et ils sont à l’écoute de leurs employé·es.

Quels que soient les canaux sur lesquels vous portez votre choix, le plus important est de proposer une assistance adaptée. Une fois qu’ils sont mis en place, il est primordial d’aider les premières personnes qui utilisent ce nouveau système. Ce sont elles qui montreront l’exemple aux autres, il est donc logique de mettre en avant ce qu’elles font.

En tant que dirigeant·e de l’entreprise, vous avez un rôle essentiel à jouer lorsqu’il s’agit de donner l’exemple. Les personnes qui ont le plus d’ancienneté au sein de l’entreprise devraient ouvrir la voie en interagissant avec les publications des employé·es et en répondant à leurs questions. En tant que PDG, il peut simplement s’agir de réagir avec un pouce levé ou de laisser un commentaire de temps en temps, mais les responsables d’équipe devraient se montrer plus actif·ves et investi·es. Cela encourage les autres employé·es à donner leur avis et à rejoindre les conversations au niveau de l’entreprise.

Veillez surtout à écouter les avis qui remontent jusqu’à vous, et à y répondre de manière visible, afin que vos employé·es puissent constater que vous vous intéressez à ce qu’elles et ils pensent. Sans cela, vos employé·es seront susceptibles de remettre votre sincérité en question, et vous ne parviendrez donc pas à créer une culture de communication ascendante.

Les personnes préfèrent utiliser les outils qu’elles connaissent

Ce défi revêt plusieurs aspects. Nous avons déjà parlé du premier : les attentes des employé·es.

Si votre technologie n’est pas assez performante, vous aurez du mal à attirer les meilleurs talents et perdrez donc un avantage concurrentiel. De plus, si votre technologie est mauvaise au point d’être à la limite de l’utilisable, vos employé·es actuel·les risquent de l’abandonner au profit d’applications grand public, ce qui, comme nous l’avons vu, pose un problème de sécurité majeur.

Un autre problème universel est que l’être humain est naturellement réfractaire au changement. Sa préférence pour ce qu’il connaît peut le rendre réticent à l’idée d’adopter de nouveaux outils et canaux, même si les anciens présentent des défauts importants. C’est un phénomène compréhensible : apprendre de nouveaux processus demande du temps et des efforts, et la plupart des personnes préfèrent s’en tenir à ce qu’elles connaissent afin de continuer à travailler et à vivre comme elles en ont l’habitude.

Si vous ne faites rien, vos employé·es, voire des équipes entières, peuvent être amené·es à privilégier des méthodes de communication différentes. Cela peut sembler peu probable si la plupart de vos employé·es travaillent dans le même bâtiment, mais si votre entreprise est présente sur des dizaines de sites dans plusieurs pays, il est facile de comprendre comment des habitudes et des procédures locales peuvent commencer à s’imposer.

Si plusieurs branches de votre organisation utilisent des canaux différents, il est beaucoup plus difficile pour elles de communiquer efficacement. Cela compromet également les efforts que vous déployez pour créer une approche unifiée de votre communication d’entreprise.

Aider vos employé·es à prendre de nouveaux outils en main

Nous avons déjà souligné l’intérêt d’investir dans des technologies actuelles. Mais lorsque vous mettez en place de nouvelles plateformes, il est essentiel de les accompagner d’un plan de déploiement solide.

La solution :

Aidez vos employé·es à comprendre à quoi sert la nouvelle technologie, ce qu’elle remplace et pourquoi vous avez décidé de procéder à ce changement. Assurez-vous ensuite qu’elles et ils reçoivent une formation adaptée sur les nouveaux outils, tout en sachant que cela peut prendre du temps. Si vous adoptez une approche progressive, veillez à ce que chaque personne ait une visibilité totale du lieu et du moment où ses pairs effectuent le changement, et des procédures qu’elle doit suivre pendant la période de transition.

Cela répond à la moitié du défi, mais que faire de la réticence des personnes au changement ? Vous pouvez vous simplifier grandement la vie, ainsi que celle de vos employé·es, en adoptant des plateformes faciles à utiliser. Il n’y a aucun intérêt à dépenser de l’argent pour un outil incroyable à même de résoudre tous vos problèmes théoriques s’il faut avoir un diplôme en informatique pour s’en servir. Personne ne se soucie suffisamment d’apprendre quelque chose d’aussi complexe, alors cherchez un système à toute épreuve.

En outre, même si cela va de soi, vous devriez vérifier que la technologie que vous adoptez répond réellement aux besoins de vos employé·es, notamment en matière d’accessibilité. Cela peut les encourager à accepter le changement que vous proposez. Si vous donnez aux personnes une solution facile et les aidez à en voir les avantages, elles adopteront plus rapidement le nouvel outil et seront plus enclines à continuer à l’utiliser.

Pour toutes ces raisons, il est essentiel de faire participer vos services des ressources humaines et de la communication au processus de décision. Ne laissez pas l’équipe informatique en décider seule, car elle n’est peut-être pas autant au fait des vrais besoins de vos employé·es.

Une dernière réflexion : lorsque vous adoptez de nouvelles plateformes, n’ayez pas peur de vous séparer des anciennes. La consolidation est le mot d’ordre, alors au lieu de rechercher les meilleures applications, trouvez des outils accessibles que vos employé·es peuvent utiliser pour effectuer de multiples tâches. En étant plus efficace, vous obtiendrez un meilleur retour sur investissement, et vos employé·es auront moins de programmes à apprendre à maîtriser et à suivre.

Les employé·es utilisent les bons outils pour les mauvaises tâches

Les préférences personnelles peuvent parfois entraîner une dépendance excessive à l’égard d’une méthode ou d’un support donné. Cela peut conduire à un autre casse-tête : des employé·es qui essaient d’utiliser les canaux pour le mauvais type de communication.

Imaginez-vous essayer d’utiliser un média asynchrone pour la communication synchrone, par exemple en organisant une conversation en direct au moyen de dizaines d’e-mails dans un court laps de temps. Bien qu’il soit possible de communiquer ainsi, c’est bien moins efficace que d’avoir la même conversation par messagerie instantanée. En effet, cela entraîne un grand nombre de messages dans la messagerie de chaque participant·e.

De la même manière, certaines personnes peuvent utiliser des canaux de communication asynchrones pour envoyer des messages asynchrones. Ce problème se pose fréquemment avec les outils de messagerie instantanée d’équipe, qui sont initialement conçus pour permettre une conversation unique en direct par canal. Si un·e utilisateur·ice partage un message en vue d’une future discussion, ce message se perdra si d’autres sont envoyés entre-temps.

Certains outils proposent de résoudre ce problème à l’aide d’une fonctionnalité permettant d’épingler les publications importantes pour les retrouver rapidement. Pour autant, bien souvent, les personnes qui sont absent·es au moment où cette publication est envoyée ont tendance à ne pas voir le message et à manquer des informations importantes.

De plus, lorsque des organisations gardent des informations statiques dans un média de communication dynamique, cela entraîne évidemment d’autres problèmes. Dès lors qu’une personne utilise un canal pour un type de communication qui ne correspond pas à sa fonction de base, les problèmes ne tardent pas à se manifester.

La solution :

La réponse dans ce cas est à nouveau la mise en place d’un processus transparent et soutenu par la culture adéquate. Plus vous fournissez d’efforts dans l’établissement de règles claires au niveau de l’ensemble de l’entreprise pour tous·tes vos employé·es, moins vous êtes susceptible d’être confronté·e à ce défi. Dans cette optique, l’éventualité de ce problème devrait être l’un des facteurs qui vous inciteront à procéder à un audit complet de votre communication d’entreprise (voir ci-dessous).

4 conseils pour améliorer la communication au sein de votre entreprise

Réaliser un audit des canaux de communication actuels de votre entreprise

Si vous voulez sérieusement améliorer la communication dans votre entreprise, vous devez bien comprendre vos pratiques actuelles.

Réalisez un audit des canaux à l’échelle de votre entreprise et recueillez un large éventail d’informations sur l’ensemble de votre activité. Qu’est-ce qui fonctionne bien ? Quels sont les problèmes les plus courants ? Quelles sont les plateformes que vos employé·es aimeraient le plus utiliser, si elles et ils avaient le choix ? Les réponses à ces questions vous indiqueront si vous avez besoin de nouveaux outils ou d’une meilleure formation.

La communication d’entreprise est un investissement sur le long terme

Les mises à jour de matériel et de logiciels peuvent représenter une dépense importante, surtout lorsque vous devez en faire profiter tous vos employé·es. Néanmoins, comme cet article l’a évoqué, les avantages d’une communication d’entreprise efficace sont tels qu’ils font oublier les coûts. En faisant des économies, vous vous exposez à des risques que votre entreprise ne peut pas supporter.

L’important est d’investir dans les bonnes solutions pour votre organisation. C’est pourquoi il est judicieux de commencer par un audit détaillé.

Offrir à chacun·e la possibilité de s’exprimer

Les dirigeant·es qui comprennent la vraie valeur de la communication cherchent des façons d’impliquer l’ensemble des effectifs dans la conversation. Ils défendent les points de vue de tous les membres de l’organisation et font tout leur possible pour les encourager à faire entendre leur voix. Ce faisant, ils créent une culture dans laquelle les employé·es peuvent exprimer des vues divergentes, sachant que la direction générale les écoutera et leur répondra activement.

Tout cela nécessite de nombreux canaux puissants, qui répondent à vos besoins relatifs aux sept formes de communication. Cependant, les plateformes de communication n’ont de valeur que si vous formez vos employé·es à les utiliser à leur plein potentiel, et si elles et ils comprennent comment ces outils peuvent profiter à la mission, aux valeurs et à la culture interne de votre entreprise.

Partager la feuille de route de votre communication d’entreprise

Créer la culture de communication que votre entreprise et vos employé·es méritent demande un réel engagement. Une fois celle-ci établie, l’entretien de celle-ci nécessite une attention et un soin constants.

Pour y parvenir, tous les membres de votre organisation doivent unir leurs efforts. Prenez le temps de comprendre les changements qui s’imposent. Définissez une vision claire de vos objectifs, puis partagez-la avec vos employé·es. Donnez-leur une voix, écoutez leur avis et affinez votre plan. Si vous agissez de la sorte, l’objectif est tout à fait réalisable.

Seulement un tiers des entreprises disposent d’une stratégie de communication à long terme. Assurez-vous d’en faire partie.

• Comment résoudre les problèmes de communication de votre entreprise
• Engagement des employé·es : de quoi s’agit-il et pourquoi est-ce si essentiel pour votre organisation ?
• Les nouvelles règles en matière d’interactions pour les équipes hybrides