Réussir son lancement

Adoptez les cinq piliers du succès pour un lancement de Workplace réussi dans votre organisation.

Lancer Workplace constitue la première étape pour transformer la manière dont votre entreprise communique, collabore et travaille. Notre méthodologie de lancement est simple et s’inspire de milliers de déploiements Workplace réussis. Suivez ces étapes pour assurer la réussite du lancement de Workplace et téléchargez les listes de contrôle de pré-lancement, de lancement et d’après-lancement pour vous aider à répondre au mieux aux besoins du lancement :

La méthodologie de lancement de Workplace repose sur cinq piliers garants du succès de l’opération qui doivent être appliqués dans les 30 jours suivant votre lancement, afin de créer une communauté autonome et florissante sur Workplace. Nous approfondirons chacun de ces piliers dans des articles ultérieurs.

1. Implication des dirigeants

Compter sur des dirigeants prêts à montrer l’exemple et à soutenir cette initiative sera essentiel pour parvenir à de hauts niveaux d’interaction et de confiance. Voici quelques recommandations :
  1. Réaliser un atelier avec votre équipe de direction pour passer en revue les objectifs et le mode d’utilisation de Workplace
  2. Publier une vidéo de bienvenue du PDG que verront tous les membres de l’équipe en se connectant pour la première fois à Workplace
  3. Prévoir de faire intervenir en direct votre PDG sur Workplace la semaine du lancement afin d’en faire la promotion et d’encourager chaque membre de votre organisation à activer son compte Workplace

2. Intégration technique

Une intégration technique solide garantit que votre Workplace est sûr (par exemple, les comptes sont activés automatiquement pour les nouveaux venus et désactivés pour toute personne quittant votre organisation) et réduit la charge administrative qu’implique la gestion de la communauté. Voici quelques recommandations :

  1. Mettre sur liste blanche des domaines de messagerie et des URL
  2. Gérer les comptes et accès des employés
  3. Améliorer la convivialité de Workplace avec des intégrations visant à simplifier et à automatiser les workflows

3. Workflows et structure des groupes

La création d’un réseau de groupes semblable à votre structure organisationnelle évitera les doublons et groupes inutiles. Nous recommandons d’imaginer une convention de dénomination pour vos groupes principaux afin de faciliter les recherches. Voici quelques recommandations :

  1. Créer des groupes de travail principaux et ajouter les employés dans les groupes pertinents
  2. Transférer les workflows répétitifs et routiniers vers Workplace (les questions du service d’assistance informatique/RH, par exemple)
  3. Créer des groupes d’annonce, pour toute la société et pour des équipes spécifiques, qui sont modérés afin de contrôler la qualité du contenu

4. Stratégie de communication

Workplace ne devrait pas être un outil lambda de plus lancé par votre organisation. Soulignez l’utilité de Workplace en mettant en avant les avantages pour vos employés et son adéquation avec vos objectifs commerciaux. Votre stratégie de communication doit inclure plusieurs canaux (en ligne, impression, Workplace, etc.) et des messages avant, pendant et après le lancement. Voici quelques recommandations :

  1. Esquisser un plan de communication sur des canaux différents et personnalisés pour diverses audiences et phases de lancement
  2. Envoyer les communications aux bons destinataires et préparer des vidéos à utiliser la semaine du lancement
  3. Préparer des campagnes d’interaction internes pour le mois suivant votre lancement, afin de rappeler aux membres de votre organisation d’activer leur compte et mettre en avant les avantages de Workplace

Utilisez notre modèle Plan de communication pour le lancement pour concevoir votre propre stratégie de communication.

5. Membres impliqués et formation

Disposer d’adeptes précoces et d’influenceurs qui aident à la transition sur les différents sites et dans les services garantit une compréhension plus rapide de l’intérêt de Workplace, tout en réduisant le travail administratif de votre côté. Nous préconisons que 5 à 10 % de vos employés deviennent des membres impliqués. Voici quelques recommandations :

  1. Identifier 5 à 10 % de membres impliqués potentiels et les inviter sur Workplace au moins deux semaines avant le lancement
  2. Former les membres impliqués à l’utilisation de Workplace en situation de travail et souligner l’importance de leur rôle pour façonner la communauté avant le lancement dans l’ensemble de la société
  3. S’assurer que les membres impliqués créent et ajoutent du contenu dans les groupes pertinents pour leurs équipes, de sorte que les autres utilisateurs invités voient déjà du contenu intéressant dans les groupes

Le calendrier ci-dessous illustre le processus de déploiement adopté par les organisations qui lancent Workplace avec succès. Les piliers peuvent être appliqués plus ou moins rapidement en fonction de votre culture organisationnelle, mais il est important de tous les mettre en œuvre.

Ce graphe vous accompagne au cours des cinq premières semaines de mise en place de Workplace

Conseil : une fois que vous avez invité vos membres impliqués à rejoindre Workplace, veillez à ne pas attendre plus de quatre semaines avant d’inviter le reste de votre organisation, afin d’éviter toute perte d’élan. Workplace fonctionne de manière optimale quand l’ensemble de votre organisation l’utilise.

5 points à retenir pour un lancement réussi de Workplace
FORMATION À LA DEMANDE

Comment lancer Workplace

Découvrez comment lancer Workplace avec l’aide et le soutien en direct d’experts de Workplace.

FORMATION À LA DEMANDE

Comment travailler sur Workplace

Découvrez comment structurer vos groupes afin de répondre aux besoins de votre organisation et de travailler de manière efficace.

FORMATION À LA DEMANDE

Notions de base pour les administrateurs Workplace

Découvrez comment configurer et gérer votre communauté Workplace à partir du Panneau d’administration Workplace.