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Stratégie de communication pour le lancement

Stratégie de communication pour le lancement

Suscitez l’enthousiasme des utilisateurs et faites-leur franchir le pas en mettant en avant dans vos communications la valeur que Workplace apportera à votre organisation.


Pourquoi c’est important
Pourquoi c’est important
Informer vos collègues de la raison du lancement de Workplace et de la manière dont il sera utilisé est essentiel pour une adoption et une adhésion à tous les niveaux sur le long terme. Un plan de communication clair avant, pendant et après le lancement vous aidera à réussir votre lancement et à convaincre les employés plus rapidement.
Pour vous aider à mettre au point votre stratégie, nous avons créé un modèle de plan dans lequel figurent des communications importantes qu’il convient de diffuser lors de chaque lancement de Workplace à grande échelle. Vous pouvez utiliser le plan de communication pour le lancement tel qu’il est, mais nous vous recommandons de le personnaliser pour répondre aux besoins propres à votre organisation. Téléchargez le plan ici.
Informations tactiques
Informations tactiques
Nous recommandons de créer un plan en trois phases :
Avant le lancement
Dans les semaines qui précèdent le lancement, vos communications devraient être axées sur deux objectifs principaux :
  1. Obtenir l’adhésion des membres impliqués, des responsables des ressources humaines et des dirigeants. Vous aurez besoin de leur appui pour promouvoir Workplace auprès des employés de votre organisation.
  2. Annoncer le lancement à venir et expliquer pourquoi il s’agit d’un changement majeur pour votre organisation.
La phase qui précède le lancement comprend une série de communications des dirigeants, qui donnent des détails sur la date et la raison du lancement de Workplace. Toutefois, la promotion préalable au lancement ne doit pas se limiter à l’envoi d’e-mails. Mettez encore plus en avant le lancement à venir en utilisant tous vos canaux existants, notamment une newsletter, des affiches, des SMS, des téléviseurs, l’Intranet et plus encore. Vous trouverez une bibliothèque de supports promotionnels dans le Kit de lancement de Workplace.
Lancement
Le meilleur moyen de faire participer les employés est de faire du jour du lancement une fête. Voici quelques conseils d’activités qui donneront à vos employés l’envie de franchir le pas le jour J :
  • Organisez un évènement pour le jour du lancement au bureau. Mettez à disposition des en-cas et autres pour attirer les employés, et faites de l’activation de votre profil Workplace le moment phare de l’évènement.
  • Organisez des compétitions amicales d’activation de profil et décernez un prix, par exemple un repas préparé par un traiteur, aux équipes et aux départements ayant réussi à activer les leurs à 100 %.
  • Si possible, envisagez de faire un don de 1 € à une association caritative pour chaque profil activé.
  • Organisez une chasse au trésor Workplace. Demandez aux employés de trouver cinq éléments sur Workplace. Par exemple : la fonctionnalité Remerciements, un groupe social, les informations relatives à leurs avantages, le profil du PDG et la fonctionnalité Organigramme. La première personne à publier une photo avec les cinq éléments reçoit un prix.
Outre la célébration qui accompagne ce jour de lancement, assurez-vous que tout le monde sait comment activer son profil, le configurer et démarrer en tant que nouvel utilisateur. Il existe plusieurs façons de faire :
  • Donnez des instructions détaillées sur l’activation du profil via vos canaux existants.
  • Partagez des ressources telles que le Guide du nouvel utilisateur et Les essentiels de Workplace avec tous les employés.
  • Mettez en place une cellule informatique le jour du lancement pour que les personnes puissent obtenir de l’aide lors de la configuration de leur profil.
Après le lancement
Lancer Workplace n’est que le début. Au cours des quatre à six premières semaines, diffusez régulièrement une série de communications sur Workplace, afin de maintenir l’activité et les interactions pendant que les utilisateurs prennent de nouvelles habitudes pour qu’ils se connectent régulièrement.
Nous vous recommandons d’inviter vos dirigeants à participer aux campagnes d’interaction. Par exemple, mettez l’accent sur leur connexion à Workplace, invitez tout le monde à innover et à partager ses idées, célébrez votre culture, ou recentrez vos collègues sur une mission d’entreprise unique. Vous pouvez trouver des modèles de kits de campagne et d’autres idées de communications internes à télécharger ici.
Il peut également être judicieux de proposer une série de conseils utiles pour utiliser Workplace efficacement, en particulier pour les notifications, les groupes, les profils et les types de publications.
  1. Créez un groupe Workplace ouvert sous le nom « Conseils + questions/réponses Workplace ». Il permettra aux employés d’obtenir des réponses à leurs questions ou de signaler des problèmes.
  2. Faites appel à vos membres impliqués et nommez-les admins de groupe.
  3. Épinglez une publication dans votre groupe en invitant les employés à publier leurs questions sur Workplace et en encourageant tout le monde à répondre aux questions des uns et des autres autant que possible.
  4. Demandez aux membres impliqués de surveiller le groupe et d’apporter leur aide si besoin.
  5. Demandez à l’équipe informatique de surveiller le groupe et d’apporter son aide pour le dépannage lorsque cela est nécessaire.
  6. Servez-vous des éléments inclus dans le Kit d’accélération de l’adoption de Workplace pour partager un flux régulier de trucs et astuces concernant Workplace.
Points à retenir
Points à retenir
  • Utilisez tous vos canaux de communication existants, notamment les canaux numériques (Intranet, SMS, téléviseurs, pages d’accueil des appareils), les supports imprimés (affiches, prospectus, panneaux) et les interactions personnelles (réunions de responsables, membres impliqués sur chaque site, séances de questions/réponses avec la direction).
  • Créez un plan de communication (avant, pendant et après le lancement) et mettez en place une stratégie promotionnelle pour susciter de l’enthousiasme à l’égard du lancement et poursuivre les interactions après le jour du lancement.
  • Si vos dirigeants confirment que Workplace est un plus pour votre organisation, cela incitera vos collaborateurs à rejoindre la plate-forme, à interagir et à apporter leur contribution. Les équipes de direction sont occupées. C’est pourquoi nous vous recommandons d’obtenir leur adhésion très tôt afin de leur laisser le temps de se préparer !