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10 stratégies pour booster l’adoption de Workplace

10 stratégies pour booster l’adoption de Workplace

Conseils et astuces utiles pour impliquer plus de membres de votre organisation.


Le plus compliqué lors du déploiement d’un nouvel outil dans votre entreprise est d’obtenir l’adhésion de tous. En effet, il est difficile de modifier les habitudes de travail des employés, mais ces changements de comportement peuvent rapporter gros. Dans le cas de Workplace, un taux d’adoption et d’interaction élevé peut se traduire par un meilleur accès au savoir et aux informations, une optimisation de la portée de vos communications internes et plus d’opportunités de tisser des liens au sein des équipes et sur les différents sites de l’entreprise.
Si vous constatez un faible taux d’adoption de Workplace au sein de votre organisation, nous sommes là pour vous aider. Ce guide présente 10 stratégies clés pour vous aider à inciter davantage d’employés à interagir sur Workplace.
1. Ajouter Workplace à votre processus d’intégration
1. Ajouter Workplace à votre processus d’intégration
Pour inclure Workplace au processus d’intégration actuel de votre entreprise :
  • Partagez les instructions d’activation de profil avec les nouveaux employés le premier jour. Pour savoir comment activer un profil avec un code, cliquez ici.
  • Interagissez avec les nouvelles recrues dans un groupe dédié à l’intégration des nouveaux employés sur Workplace.
  • Stockez les supports d’intégration dans votre bibliothèque de connaissances.
Vous souhaitez en savoir plus sur la façon d’utiliser Workplace pour l’intégration des employés ? Consultez ce guide.
2. Impliquer les managers
2. Impliquer les managers
Les managers ont énormément d’influence. Lorsqu’ils transfèrent leur travail quotidien sur Workplace, leurs subordonnés directs ont tendance à les imiter. Informez les managers sur la valeur que peut apporter Workplace à leur équipe. Voici quelques points clés que vous pouvez partager :
  • Workplace est un outil familier et simple à utiliser. Il permet à tous les membres de l’équipe de participer aux conversations, de collaborer et de se tenir informés.
  • Workplace permet aux équipes d’accroître leur visibilité au sein de l’organisation. Les groupes d’annonce ouverts pour les équipes, tels que les groupes d’informations marketing, peuvent vous aider à partager les victoires et les moments dont vous êtes fier avec davantage de personnes.
  • Workplace permet la communication synchrone et asynchrone. La discussion instantanée et les appels vidéo vous permettent d’obtenir des réponses rapidement et de collaborer en temps réel (synchrone). Les publications sont à privilégier pour les communications qui ne nécessitent pas de réponse immédiate et qui doivent être facilement accessibles dans les jours, les semaines et les mois à venir (asynchrone).
Créer un groupe fermé ou secret « Managers de [nom de l’entreprise] » est un excellent moyen d’impliquer davantage de managers. Utilisez ce groupe pour fournir des recommandations concernant le management et encourager les membres à partager leurs propres observations et apprentissages dans des publications.
Pour aider les managers à démarrer avec Workplace, vous pouvez partager les ressources suivantes :
  • Le guide des responsables d’équipe : guide de démarrage rapide pour les managers qui débutent sur Workplace.
  • Devenez le patron préféré de vos employés : e-learning interactif qui aborde la gestion d’une équipe ou d’un service via Workplace, qu’il s’agisse d’échanges individuels avec des subordonnés directs ou de la gestion des relations avec des parties prenantes externes.
  • Favoriser les équipes hybrides : boîte à outils téléchargeable contenant des enseignements de notre équipe de recherche et des recommandations pour créer des équipes hybrides très performantes (un mélange d’employés à distance et en présentiel).
3. Envoyer des rappels hebdomadaires aux comptes non revendiqués
3. Envoyer des rappels hebdomadaires aux comptes non revendiqués
Envoyez des rappels aux personnes qui ont été invitées mais qui n’ont pas encore activé leur compte. Voici comment mettre cela en place dans Workplace :
  • Accédez à la page Personnes du Panneau d’administration.
  • Cliquez sur le menu représenté par  en haut à droite de l’écran.
  • Sélectionnez Envoyer une notification de réclamation.
  • Choisissez si vous souhaitez envoyer une notification à tous les comptes non revendiqués ou des rappels d’activation à des comptes spécifiques à l’aide d’un modèle CSV.
  • Personnalisez votre invitation en mettant l’accent sur les avantages uniques que Workplace peut apporter aux employés et à l’organisation tout entière.
  • Cliquez sur Envoyer.
Vous pouvez également envoyer des rappels de la part des dirigeants en utilisant le publipostage. Les rappels d’activation envoyés par les dirigeants de l’organisation sont plus susceptibles d’attirer l’attention des employés qu’une invitation Workplace classique. Ils indiquent également que la communication et l’implication sur Workplace est une priorité pour l’organisation.
4. Utiliser des plugins pour partager du contenu Workplace avec d’autres outils
4. Utiliser des plugins pour partager du contenu Workplace avec d’autres outils
Les plugins permettent aux administrateurs de partager en toute sécurité des publications Workplace ou des fils de groupe sur d’autres plates-formes, telles que SharePoint, des sites web internes et des intranets. Vous pouvez les utiliser pour améliorer la visibilité des nouvelles importantes concernant l’entreprise et augmenter la couverture de votre contenu.
Les plugins Workplace respectent la confidentialité du contenu original en ne le montrant qu’aux utilisateurs qui sont connectés sur Workplace dans le même navigateur. Cela incitera davantage d’employés à se connecter à Workplace pour voir le contenu important partagé sur d’autres canaux de l’entreprise. Pour en savoir plus sur les plugins, consultez les ressources techniques.
Workplace post embedded in SharePoint5. Centraliser les ressources de l’entreprise dans votre bibliothèque de connaissances
5. Centraliser les ressources de l’entreprise dans votre bibliothèque de connaissances
Faites de Workplace un espace centralisé pour les principales ressources de l’entreprise, telles que :
  • Les avantages, notes de frais, congés payés et politiques relatives aux déplacements
  • Les manuels pour les employés et les supports d’intégration
  • La mission, les valeurs et les objectifs de l’entreprise
  • Les ressources pour la diversité et l’inclusion, la santé et le bien-être
  • Les ressources des équipes et des services
Stocker ces ressources à un seul endroit aidera les employés à gagner du temps, contribuera à lutter contre les fausses informations et permettra également à davantage de personnes de découvrir les annonces importantes de l’entreprise, ses communications et le développement d’une communauté qui se déroulent déjà sur Workplace. Pour en savoir plus sur la bibliothèque de connaissances, accédez au Centre de ressources de la bibliothèque de connaissances.
Knowledge Library benefits category6. Organiser des compétitions d’activation amicales
6. Organiser des compétitions d’activation amicales
Organisez des compétitions d’activation par équipe, service ou région pour encourager l’activation de profil. Vous pouvez distribuer des prix pour les taux d’activation les plus élevés, tels que des déjeuners gratuits ou des cartes cadeaux.
  1. Accédez à Insights dans le Panneau d’administration, puis à l’onglet Personnes.
  2. Faites défiler l’écran vers la bas jusqu’au tableau Personnes sur Workplace et filtrez les résultats par lieu, service ou rôle.
  3. Décidez quel type de compétition d’activation vous souhaitez organiser et choisissez la récompense des gagnants.
  4. Partagez les règles du concours, les dates et les avantages avec les managers. Veillez à inclure le taux d’activation actuel de chaque lieu, équipe ou service, ainsi qu’une récompense attractive pour obtenir des taux d’activation de plus de 80 %.
  5. Effectuez un suivi auprès des chefs d'équipe pour mesurer le succès.
  6. Félicitez chaque équipe et partagez leurs réussites.
Souvent, les organisations ont aussi recours aux dons à des associations caritatives pour encourager l’activation de profil. Par exemple, pour chaque profil activé, l’organisation versera 1 € à une cause importante.
7. Transférer les flux de travail habituels vers Workplace
7. Transférer les flux de travail habituels vers Workplace
Créez des groupes pour les flux de travail répétitifs qui peuvent avoir lieu sur Workplace. Voici quelques idées :
  • Un groupe de questions/réponses des RH ou un groupe d’assistance informatique : pour permettre aux employés de trouver facilement des réponses à leurs questions.
  • Un groupe dédié aux infrastructures : pour signaler rapidement et efficacement les problèmes liés à l’équipement et aux infrastructures.
  • Un groupe de remplacement : pour permettre aux employés de terrain de demander un remplacement ou de se porter volontaire pour remplacer un collègue. Pour en savoir plus sur les remplacements, consultez les pages d’aide.
Vous pouvez utiliser les bots pour automatiser les tâches et les flux de travail répétitifs directement depuis Workplace. Par exemple, le bot Workplace Zendesk d’Azuronaut permet aux employés de créer des tickets d’assistance informatique et de recevoir des mises à jour les concernant depuis les groupes Workplace et Workplace Chat.
Les intégrations de partage de contenu sont aussi un excellent moyen d’inciter davantage d’employés à interagir sur Workplace. Elles permettent aux équipes d’extraire des fichiers à partir d’outils tels que SharePoint, Google Drive, Dropbox, Box et plus encore, et de les partager sur Workplace avec les membres du groupe qui disposent d’un accès. Vous pouvez découvrir toutes les intégrations disponibles dans l’Annuaire des intégrations.
integrations8. Organiser des sessions de questions/réponses en direct avec les dirigeants de l’entreprise
8. Organiser des sessions de questions/réponses en direct avec les dirigeants de l’entreprise
Les questions/réponses offrent aux employés une opportunité unique de poser des questions à l’équipe de direction et d’interagir directement avec elle. Pour cette raison, c’est une stratégie très populaire pour impliquer les employés et les amener à utiliser Workplace.
Avec la vidéo en direct, vous avez seulement besoin d’un téléphone ou d’un ordinateur pour diffuser du contenu auprès de tous les membres de l’entreprise. Organisez une session de questions/réponses avec le PDG ou rassemblez tout un panel comprenant des invités extérieurs. Voici quelques idées provenant de 5 clients Workplace qui ont utilisé la vidéo en direct pour stimuler l’implication des employés.
Consultez le Centre de ressources pour la vidéo en direct, où vous trouverez toutes les informations nécessaires concernant l’organisation d’un évènement interne à l’aide de la vidéo en direct dans Workplace.
Live video with multiple hosts9. Ajouter des rappels visuels dans les espaces de travail
9. Ajouter des rappels visuels dans les espaces de travail
Choisissez des supports parmi une variété d’affiches, de documents et de médias papier pour promouvoir Workplace auprès de tous les employés. Découvrez tous les supports promotionnels disponibles ici.
10. Essayer ces astuces informatiques
10. Essayer ces astuces informatiques
Votre équipe informatique peut contribuer à impliquer davantage d’employés en apportant des modifications aux appareils gérés par l’entreprise. Voici quelques idées :
  • Faire de Workplace l’écran d’accueil par défaut sur les navigateurs web.
  • Changer l’arrière-plan du bureau des utilisateurs et ajouter des écrans de veille faisant la promotion de Workplace sur tous les ordinateurs.
  • Ajouter Workplace au lanceur d’Office 365.
  • Installer l’application Workplace Chat sur toutes les machines gérées de l’entreprise qui utilisent notre MSI. Pour en savoir plus, consultez les ressources techniques.
Stimuler l’adoption de Workplace prend du temps, et il existe de nombreuses autres stratégies en plus de celles répertoriées ici qui peuvent fonctionner pour votre organisation. Consultez les éléments disponibles dans le Centre de ressources clients et Workplace Academy pour découvrir de nouvelles façons pour vous et vos utilisateurs de tirer le meilleur parti de Workplace. En voici quelques exemples utiles :
  • Exprimer votre reconnaissance envers vos collaborateurs : servez-vous de Workplace pour faire savoir à vos collaborateurs qu’ils sont exceptionnels en utilisant les @mentions, en annonçant les succès dans des publications, en envoyant des remerciements et en créant des groupes pour remercier les collaborateurs de leurs contributions.
  • Boîte à outils pour les ambassadeurs de la culture : téléchargez ce kit de campagne pour témoigner de la reconnaissance aux membres de votre organisation qui incarnent vos valeurs et font figure d’ambassadeurs de sa culture.
  • Visibilité et accessibilité de l’équipe de direction : lorsque les équipes de direction sont investies, elles montrent l’exemple à toute l’organisation. Découvrez comment elles peuvent utiliser Workplace pour encourager la transparence et créer une culture d’entreprise.
  • Guide Assemblée en direct : téléchargez ce guide complet en PDF qui contient tout ce dont vous avez besoin pour organiser une assemblée en utilisant la vidéo en direct sur Workplace.
  • Considérations de base relatives aux publications : découvrez les types de publication les plus importants, les sujets à aborder et comment faire en sorte que vos publications se démarquent et soient lues.