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Workflows et structure des groupes

Workflows et structure des groupes

Les groupes sont au cœur de Workplace. C’est là que les équipes se réunissent pour travailler.


Pourquoi c’est important

Pourquoi c’est important

Créer des groupes de base et ajouter des membres avant le jour du lancement permettra de vous assurer que vos utilisateurs disposent d’un profil Workplace actif et configuré qu’ils pourront découvrir au moment de se connecter pour la toute première fois. Cela offre une valeur immédiate et montre à vos collaborateurs comment utiliser les groupes Workplace dans leur travail quotidien.
L’archivage d’informations importantes dans votre bibliothèque de connaissances peut également constituer un élément moteur important de l’adoption de Workplace. En développant votre bibliothèque de connaissances Workplace, vous pouvez créer un accueil centralisé pour votre organisation. Il s’agit d’un emplacement destiné aux ressources essentielles de l’entreprise (dans la bibliothèque de connaissances) et aux mises à jour dynamiques (dans les groupes Workplace) qui vous permet de favoriser l’alignement, de préserver les connaissances indispensables et d’impliquer vos employés.
Informations tactiques

Informations tactiques

Groupes
Vous devez penser aux éléments suivants au moment de créer un groupe Workplace :
  • Objectif du groupe
  • Paramètres de confidentialité
  • Autorisations de publication
  • Adhésion à un groupe
Objectif du groupe :
Les groupes sont généralement créés pour :
  • Les annonces propres à un bureau, à une région ou à la société
  • Des workflows courants et répétitifs. Voici des exemples de groupe :
    • Un groupe consacré aux questions/réponses sur les ressources humaines ou un groupe d’assistance informatique : pour permettre aux employés de trouver rapidement des réponses à leurs questions.
    • Un groupe dédié aux infrastructures : pour signaler rapidement et efficacement les problèmes liés à l’équipement et aux infrastructures.
    • Un groupe dédié aux remplacements : pour permettre aux employés sur le terrain de demander un remplacement ou de proposer de remplacer quelqu’un. Pour en savoir plus sur les remplacements, consultez les pages d’aide.
  • La communication sociale, pour vous permettre d’échanger avec vos collègues au sujet d’expériences et de centres d’intérêt communs
  • La collaboration de services et d’équipes et sur des projets
  • Les annonces propres aux services comme les nouveaux lancements, les campagnes marketing, les réussites commerciales, etc.
  • Les échanges en tête à tête entre un responsable et un subordonné direct
Définissez et créez rapidement la structure des groupes pour le jour du lancement. Nous vous recommandons de configurer des groupes dédiés aux annonces et aux workflows répétitifs et courants, ainsi que des groupes élargis pour les équipes/services, en y ajoutant des membres avant le jour du lancement. Servez-vous de ce modèle de structure des groupes pour vous aider.
Dans le cas des groupes dédiés aux annonces et aux activités sociales concernant l’ensemble de l’entreprise (par exemple, un groupe « Soirées [NOM DE L’ENTREPRISE] »), vous devriez élaborer un calendrier de contenu pour veiller à ce qu’un flux constant de nouvelles et de publications de l’entreprise à l’intention de vos utilisateurs soit diffusé sur Workplace. Parcourez ces boîtes à outils pour trouver des idées de campagnes et de communications internes.
Conseil de pro : créez une convention de nommage normalisée pour rendre tous les groupes facilement trouvables en effectuant des recherches.
Paramètres de confidentialité :
Il existe trois paramètres de confidentialité différents pour les groupes sur Workplace :
  • Ouvert : tout le monde peut trouver le groupe en le recherchant et voir les publications. Le contenu des groupes ouverts peut apparaître sur le fil d’actualité de tout le monde.
  • Fermé : tout le monde peut trouver le groupe en effectuant une recherche sur Workplace, voir sa description et demander à le rejoindre. Seuls les membres peuvent voir les publications.
  • Secret : les utilisateurs doivent être invités pour rejoindre un groupe secret. Seuls les membres du groupe peuvent le trouver en effectuant une recherche et consulter les publications.
Les admins système pourront voir tous les groupes Workplace, y compris les groupes secrets, en allant sous Groupes dans le Panneau d’administration.
Ce tableau vous donnera une idée des paramètres de confidentialité les plus adaptés à chaque type de groupe :
Table with groups listed by purpose, privacy setting and examples of group names
Autorisations de publication :
Lorsque vous créez un groupe Workplace, vous devenez automatiquement admin de ce groupe. En tant qu’admin de groupe, vous pouvez contrôler les fonctionnalités essentielles du groupe, telles que la mise à jour des paramètres du groupe, la gestion des demandes des membres, l’accès aux statistiques du groupe et plus encore. Pour voir les options d’admin de groupe :
  1. Allez dans votre groupe et cliquez sur ... en haut à droite de l’écran
  2. Sélectionnez Options d’admin
Les autorisations de publication sont gérées par l’admin de groupe sur la page Paramètres des Options d’admin. Vous pouvez choisir parmi les paramètres d’autorisation suivants :
  • Tout le monde : l’éditeur de publication est visible de tous et les publications apparaissent automatiquement dans le groupe.
  • Admins uniquement : seul·es les admins peuvent publier du contenu dans le groupe. L’encadré de l’éditeur sera invisible pour les autres.
  • Approbation des publications : tout le monde voit l’éditeur et peut soumettre des publications, mais elles n’apparaîtront dans le groupe que si elles sont approuvées par un·e admin/modérateur·trice.
Les groupes dédiés aux annonces des entreprises sont souvent gérés par les équipes de communication internes. Pour éviter les publications parasites et veiller à ce que seuls les messages les plus importants soient publiés, les admins de groupe n’accordent généralement des autorisations de publication qu’aux admins. Définissez les autorisations de publication en fonction de l’importance des publications et de la manière dont le groupe est géré.
Adhésion à un groupe :
Il existe plusieurs façons de contrôler l’adhésion aux groupes :
  • Invitation individuelle : invitez vos collègues l’un après l’autre. Cette option est celle qui convient le mieux pour les petites équipes.
  • Groupe par défaut : vous pouvez transformer un groupe en groupe par défaut pour que tous les membres de votre organisation soient automatiquement ajoutés. Ce paramètre est celui qui convient le mieux dans le cas des groupes pertinents pour tout le monde, tels que les groupes dédiés aux annonces s’adressant à l’ensemble de l’entreprise. Les admins système peuvent transformer un groupe en groupe par défaut dans le Panneau d’administration. Découvrez comment en consultant les pages d’aide.
  • Ensembles de personnes : utilisez les ensembles de personnes pour filtrer les membres de votre organisation en fonction de critères tels que leur localisation, le service dans lequel ils travaillent, leur poste et plus encore. Quiconque remplit les critères que vous avez définis sera ajouté automatiquement à l’ensemble de personnes. Vous pouvez ensuite affecter des ensembles de personnes à des groupes pour automatiser l’adhésion aux groupes en fonction des critères de profil. Découvrez comment créer un ensemble de personnes en consultant les pages d’aide, ou regardez la vidéo ci-dessous.
Bibliothèque de connaissances
La bibliothèque de connaissances de Workplace permet aux organisations de créer et de sélectionner des ressources d’entreprise facilement consultables et utiles pour leurs employés. Les organisations utilisent souvent la bibliothèque de connaissances pour conserver les éléments suivants :
  • Politiques relatives aux déplacements, aux congés, aux dépenses et aux avantages
  • Manuels pour les employés et supports d’intégration
  • Mission et valeurs de l’entreprise, guides de la marque et objectifs annuels et trimestriels
  • Politiques et ressources relatives à la diversité et à l’inclusion, ainsi qu’à la santé et au bien-être
Vous pouvez créer facilement votre bibliothèque de connaissances sans codage. Une fois le contenu créé, vous pouvez partager les catégories de la bibliothèque de connaissances avec les bonnes personnes en appliquant des filtres concernant les informations de profil ou l’adhésion à un groupe. Nous vous recommandons de définir les autorisations de consultation des contenus avant de lancer des invitations à rejoindre Workplace. Ainsi, les employés auront accès à des ressources qui les intéressent lorsqu’ils se connecteront à Workplace pour la première fois.
Regardez la vidéo ci-dessous pour avoir un bref aperçu, et parcourez le Centre de ressources de la bibliothèque de connaissances pour obtenir tout ce dont vous avez besoin pour élaborer et mettre en place votre bibliothèque de connaissances.
Points à retenir
Points à retenir
  • Définissez votre structure de groupes pour le jour du lancement, puis configurez vos groupes pour le lancement.
  • Élaborez un calendrier de contenu et une stratégie pour vos groupes élargis.
  • Appliquez les bons paramètres de confidentialité pour les groupes en vous demandant qui devrait rejoindre un groupe et y voir les publications.
  • Décidez quels groupes devraient être modérés pour contrôler la qualité du contenu.
  • Ajoutez des membres aux bons groupes avant le jour du lancement.
  • Développez des ressources d’entreprise essentielles dans votre bibliothèque de connaissances et partagez-les avec les groupes avant le jour du lancement.