2. Intégration technique

L’intégration de Workplace à vos systèmes informatiques oriente votre organisation vers le succès et la sécurité à long terme.

Importance

Importance

L’intégration de Workplace à vos systèmes informatiques oriente votre organisation vers le succès et la sécurité à long terme. Il s’agit de l’intégrer au mieux afin de gérer les comptes à mesure que les utilisateurs rejoignent et quittent l’organisation. En outre, nous souhaitons nous assurer que les utilisateurs vivent la meilleure expérience possible avec Workplace, qu’ils travaillent depuis un appareil mobile ou un ordinateur. Orientez votre chef de projet informatique vers nos ressources techniques pour obtenir des informations plus approfondies sur nos recommandations d’intégration technique.

Stratégie/Approche

Stratégie/Approche

Lorsque vous connectez Workplace à vos systèmes informatiques, vous devez tenir compte des points suivants :

Accès à Workplace
Assurez-vous que tout le monde peut accéder au site web de Workplace à partir du réseau d’entreprise, et utilise également les applications mobiles Workplace et Workplace Chat

Réception d’e-mails depuis Workplace
Assurez-vous que les utilisateurs puissent recevoir leur invitation à rejoindre Workplace en veillant à ce que les e-mails envoyés depuis Workplace ne soient bloqués par aucun filtre anti-spam de l’organisation

Ajout d’employés
Gérez l’adhésion des utilisateurs à Workplace à l’aide d’un répertoire ou d’une source fiable recensant les personnes qui travaillent dans votre organisation. Il s’agira essentiellement de connecter Workplace à un fournisseur d’identité comme Active Directory, mais nous offrons également la possibilité de provisionner et de déprovisionner des utilisateurs via un fichier CSV.

Lancement réussi
L’équipe informatique peut vous aider à réussir le lancement en suivant quelques recommandations simples, comme configurer le fond d’écran ou l’écran de veille de l’ordinateur des utilisateurs avec une annonce de Workplace et préinstaller les applications mobile et pour ordinateur de Workplace sur leurs appareils professionnels.

Informations tactiques

Informations tactiques

Vérifiez votre domaine de messagerie d’entreprise :

En vérifiant votre domaine Workplace, vous « officialisez » votre compte Workplace pour l’ensemble de l’organisation et vous empêchez d’autres personnes ayant le même domaine de messagerie de créer d’autres espaces Workplace. La vérification de domaine vous permet également d’effectuer les actions suivantes :

  • Activer l’authentification unique
  • Modifier les informations personnelles identifiables
  • Envoyer des notifications aux utilisateurs avant l’activation de leur profil

Si vous choisissez de ne pas vérifier votre domaine, vous pouvez également le mettre sur une liste autorisée. En mettant votre domaine sur une liste autorisée, vous permettez à d’autres utilisateurs possédant le même domaine de messagerie de créer des comptes Workplace distincts. Si vous choisissez de faire figurer votre domaine sur une liste autorisée, vous pouvez toujours le vérifier à tout moment.

Découvrez comment vérifier votre domaine ou le faire figurer sur une liste autorisée dans les Ressources techniques Workplace.

Activer l’accès des utilisateurs à Workplace :

Votre stratégie de provisionnement pour ajouter et supprimer des utilisateurs :

Les administrateurs peuvent ajouter ou supprimer des utilisateurs de Workplace à l’aide des méthodes suivantes :

En donnant aux membres invités et non invités des statuts distincts, nous permettons aux administrateurs Workplace de provisionner des membres à l’avance et de les inviter lorsqu’ils sont prêts. Les administrateurs Workplace peuvent préparer une communauté en créant des groupes et en y ajoutant des membres. Une fois que tout est prêt, les administrateurs peuvent inviter les membres à activer leurs comptes individuels. Ils feront déjà partie des groupes correspondants.

Processus d’invitation :

Lorsqu’un compte Workplace a été provisionné pour un membre de votre communauté, ce dernier doit être invité à activer son compte. Il peut alors commencer à utiliser Workplace. Tant que des membres n’auront pas été invités à utiliser Workplace, ils n’auront pas connaissance qu’ils ont un compte provisionné. Lorsqu’un compte n’est pas invité :

  • Le membre ne peut pas activer son compte et toute tentative en ce sens échouera
  • Le membre ne recevra aucun e-mail ni aucune autre notification de Workplace

Lorsque vous êtes prêt à informer vos membres qu’ils disposent d’un compte à activer, vous devez les inviter à rejoindre Workplace. Une fois invités, les membres recevront un e-mail les invitant à activer leur compte par l’intermédiaire d’une URL générée de manière unique. Pour les comptes prenant en charge l’authentification unique, les membres peuvent également les activer en se connectant à Workplace par l’intermédiaire de votre service d’authentification unique.

Les employés qui n’ont pas d’adresse e-mail professionnelle peuvent être invités sur Workplace en utilisant des codes d’accès. En savoir plus sur la gestion des comptes sans adresse e-mail ici.

Consultez les Ressources techniques pour plus d’informations sur la procédure d’invitation.

Configurer vos préférences en matière d’invitation :

Les paramètres d’invitation administrateur suivants vous permettent de choisir qui peut rejoindre votre Workplace :

  • Seules les personnes invitées : les autres personnes ne peuvent rejoindre votre Workplace que si elles sont invitées par un administrateur ou un utilisateur actif.
  • Toute personne de ce domaine de messagerie : toute personne provenant d’un domaine mis sur liste autorisée ou vérifié peut rejoindre votre Workplace sans être invitée.

Tout utilisateur peut ajouter ou demander à ajouter un nouvel employé en fonction de vos paramètres de demande d’accès. Les trois paramètres de demande d’accès suivants permettent aux administrateurs de déterminer la manière dont les nouveaux utilisateurs sont autorisés à rejoindre leur Workplace :

  • Les administrateurs doivent approuver toutes les demandes d’adhésion à ce Workplace : toute invitation envoyée par un utilisateur non-administrateur doit être approuvée par un administrateur.
  • Approuver automatiquement les demandes d’accès provenant de ce domaine de messagerie : votre Workplace est ouvert à toute personne ayant une adresse e-mail professionnelle provenant de l’un des domaines que vous avez vérifiés ou mis sur liste autorisée.
  • Approuver automatiquement toutes les demandes d’accès : tout nouvel utilisateur peut rejoindre votre Workplace sans l’approbation d’un administrateur.

Authentification :

Comment les utilisateurs se connecteront-ils à Workplace ?

*Gardez à l’esprit que l’authentification unique ne peut être activée que sur les domaines vérifiés.

Conseils pour généraliser l’adoption de Workplace :

  • Pour les ordinateurs gérés : utilisez le MSI de Workplace Chat pour installer l’application Workplace Chat sur tous les ordinateurs Windows.
  • Pour les appareils mobiles gérés : utilisez l’assistance AppConfig de Workplace pour distribuer les applications mobiles Workplace et Workplace Chat par l’intermédiaire de votre solution Enterprise Mobility Management.
  • Diffusez auprès de votre organisation grâce à la vidéo en direct. L’intervention en direct d’un dirigeant est une excellente manière d’inciter les utilisateurs à activer leur compte.
  • Annoncez le lancement de Workplace en profitant des canaux de communication disponibles dans votre organisation pour faire connaître Workplace. Quelques idées :
    • Configurez la page d’accueil du navigateur par défaut avec l’URL unique de connexion à Workplace de votre société.
    • Configurez le fond d’écran des ordinateurs de vos employés avec une annonce Workplace personnalisée.

Points à retenir pour l’intégration technique avec Workplace
Points à retenir

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