Qu’est-ce que la gestion de la productivité ?
Alors que le monde s’adapte à de nouveaux modes de vie et de travail, les responsables veulent bien comprendre ce que signifie la gestion de la productivité, ce qui l’alimente et comment la mesurer.
La gestion de la productivité désigne un ensemble de compétences qui permettent aux individus et aux équipes d’améliorer leur productivité.
Elle fait partie intégrante de la gestion du personnel, où les dirigeants utilisent des incitations, des objectifs, des techniques de développement et de communication pour aider le personnel et les équipes à accroître leur productivité.
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Comment la gestion affecte-t-elle la productivité ?
Les responsables ont un rôle essentiel à jouer dans l’amélioration et le maintien des niveaux de productivité au sein de leurs équipes. Mais il ne s’agit pas uniquement d’inciter les employé·es à faire plus d’efforts ou de leur demander de travailler plus vite.
La direction est responsable de 70 % des fluctuations de l’engagement des employé·es, selon une étude Gallup. Un·e bon·ne responsable sait reconnaître le niveau de compétences de chaque membre de l’équipe, ses forces et les défis auxquels il est confronté, et met tout en œuvre pour que chacun·e puisse donner le meilleur de soi.
Les organisations ne devraient pas pousser les employés au-delà de leur niveau d’expertise ou d’expérience. Elles devraient en revanche reconnaître et récompenser leurs contributions. Les responsables jouent le rôle de coach, en aidant les employé·es à comprendre leurs points forts et à travailler à la réalisation de leurs objectifs professionnels.
Ils ou elles ont également un devoir de bienveillance envers le personnel. Ainsi, il leur faut tenir compte du niveau de stress et de la santé mentale de leur équipe, et mettre en place les mesures nécessaires pour les aider au moment opportun.
Un·e bon·ne responsable peut contribuer à stimuler la productivité de plusieurs façons, notamment :
Fixer des objectifs
Pour mesurer un bon objectif, on utilise généralement la méthode SMART (spécifique, mesurable, réalisable, pertinent et limité dans le temps). Si un objectif remplit toutes ces conditions, les employé·es sont confiant·es lorsqu’ils ou elles travaillent à sa réalisation et savent quand ils ou elles l’ont atteint.
Déléguer des responsabilités
La confiance est un ingrédient clé pour constituer une équipe performante. Les responsables qui répartissent les responsabilités de l’équipe en fonction des points forts et des compétences de chacun de ses membres peuvent ainsi dédier leur temps à des tâches plus stratégiques, responsabilisent leurs subordonné·es et leur donnent l’occasion de s’améliorer.
Communiquer
Les équipes doivent être connectées et être capables de collaborer pour accomplir leur travail efficacement. Les lignes de communication entre les membres de l’équipe, les responsables et leurs subordonné·es sont cruciales, en particulier dans cette période post-confinement, alors que beaucoup d’entre nous travaillent à distance.
Fournir un retour d’information aux employé·es
Un·e bon·ne responsable s’apparente à un miroir pour un·e employé·e : il ou elle reflète ses progrès et lui montre la voie à suivre. Les responsables doivent régulièrement fournir un retour d’information spécifique et exploitable aux membres de l’équipe pour les aider à continuer à s’améliorer.
La gestion de la productivité sur le lieu de travail
Vous pouvez utiliser la technologie pour améliorer la gestion de la productivité sur le lieu de travail et aider votre personnel à travailler plus intelligemment, même à distance. Mais attention à ne pas dévier vers la microgestion ou à mettre les employé·es sous pression : cela risque de se retourner contre vous.
Certaines technologies, comme les enregistreurs de frappe et les logiciels d’enregistrement d’écran peuvent offrir aux employeurs une image très claire de ce que font les employés, mais le personnel peut alors avoir un sentiment d’intrusion et de défiance, ce qui les conduirait finalement à se désintéresser de leur travail.
En matière de productivité, les données les plus importantes vous aident à comparer le rendement de votre équipe pendant ses heures de travail. Seules les informations utiles et exploitables justifient d’être collectées.
Conseils de spécialistes relatifs à la gestion de la productivité
En plus des principes généraux de gestion de la productivité que nous avons décrits, vous pouvez utiliser des outils et des techniques spécifiques pour aider les équipes à travailler plus intelligemment et à maintenir leur productivité.
1. Suivi du temps
Chaque jour, les membres de l’équipe peuvent suivre le temps consacré à chaque tâche. Ces données aident les responsables à comprendre les niveaux de productivité actuels et à identifier les possibilités d’optimisation.
2. Tableaux de bord
Les tableaux de bord donnent une vue d’ensemble de la productivité de l’équipe et aident les responsables à identifier les tendances et les schémas. Par exemple, si les équipes passent beaucoup de temps sur des tâches administratives répétitives, il peut être intéressant d’opter pour leur automatisation.
3. Réunions rapides
Que ce soit en personne ou par vidéo en direct, une réunion quotidienne permet aux équipes de se mettre d’accord sur leurs objectifs quotidiens et aux employé·es de comprendre leurs priorités. Ainsi, les responsables peuvent se tenir informé·es de tout problème éventuel à résoudre.
4. Liste de tâches d’équipe
Une liste de tâches partagée permet aux membres de l’équipe de voir comment leur travail s’inscrit dans une vision d’ensemble, et contribue à garantir que les équipes répartissent les tâches en fonction de la charge de travail, des compétences et de l’expérience de chacun·e. Un tableau Kanban numérique peut être un moyen utile d’y parvenir en télétravail.
5. Points réguliers
La planification des réunions entre responsables et employé·es peut être remise à plus tard ou oubliée, surtout en cas de charge de travail importante. En programmant un point régulier, même sans sujet de préoccupation majeur, les membres de l’équipe peuvent communiquer plus facilement avec les responsables, leur transmettre et recevoir des informations.
6. Processus de retour d’information structuré
Établir un cadre clair pour le retour d’information permet de s’assurer que chaque membre du personnel connaît ses performances et ses objectifs de développement.
7. Retour d’information constructif
Ce retour d’information doit toujours être spécifique et associé à une action que la personne peut entreprendre pour progresser. En même temps, lorsque vous communiquez sur les mauvaises performances, vous devez placer l’empathie au cœur des échanges et savoir qu’elles peuvent être dues à des problèmes personnels et professionnels.
8. Avantages et reconnaissance
Qu’il s’agisse de compliments, d’évolution de carrière ou de primes basées sur les performances, les récompenses et la reconnaissance contribuent à motiver les membres de l’équipe. Dans une récente étude, 78 % des employé·es affirmaient qu’ils ou elles travailleraient davantage en échange de plus de reconnaissance.
Les différents types de productivité
Jusqu’à présent, nous avons défini la productivité comme étant le rapport entre le rendement et les ressources. Mais il existe d’autres manières de la définir.
Productivité individuelle
Le mode de vie et les facteurs psychologiques, comme le nombre d’heures de sommeil, le régime alimentaire, la confiance en soi et le sentiment d’être bien entouré·e, jouent tous un rôle dans la productivité personnelle, tout comme le type de personnalité et le mode de travail d’une personne.
Productivité de l’équipe
La productivité globale de l’équipe dépend de la capacité de chaque personne à réaliser son propre potentiel de productivité, ce qui ne signifie pas toujours la même chose pour tout le monde. Un·e responsable compétent·e contribue à créer un environnement dans lequel chaque employé·e peut communiquer, collaborer et effectuer un travail en fonction de ses compétences uniques et de son type de personnalité.
Productivité partielle et productivité totale des facteurs ?
Nous pouvons analyser la productivité plus en détail en étudiant ces composantes, qui incluent :
- Productivité du travail, qui est l’efficacité de la personne quant à ce qu’elle produit
- Productivité du capital, qui désigne le rapport entre les ressources physiques, telles que les outils et les équipements, et les résultats, tels que les biens et les services
- Productivité matérielle, qui correspond à la production relative aux matériaux consommables, tels que le béton ou l’eau
- Productivité totale des facteurs, aussi appelée productivité multifactorielle, qui englobe plusieurs ressources à la fois.
La prise en compte de plusieurs facteurs peut se révéler délicate. Mais en mesurant des éléments tangibles comme la productivité du travail, du capital et des matériaux, vous avez une meilleure idée du rôle que peuvent jouer les ressources intangibles, comme la gestion de la productivité. Plus vous tenez compte des ressources, plus il est facile de comprendre des facteurs plus difficiles à mesurer, comme les connaissances accumulées ou l’utilisation de techniques de gestion efficaces.
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