Productivité du personnel : cinq méthodes éprouvées pour la booster

Comment développer un environnement de travail où vos employé·es peuvent en faire plus ? La productivité du personnel est un sujet qui suscite de plus en plus d’intérêt du fait de notre meilleure compréhension de la psychologie sur le lieu de travail et de l’accès à de nouveaux outils et de nouvelles technologies. Voici comment définir, mesurer et améliorer la productivité à l’ère du travail hybride.

Qu’est-ce que la productivité du personnel ?

La productivité du personnel désigne la quantité de travail que les employé·es peuvent accomplir dans un temps donné. Cette mesure est simple, mais les facteurs qui entrent en jeu sont variés et complexes, qu’il s’agisse des outils utilisés ou des efforts de l’organisation pour développer un environnement qui favorise le succès, par exemple.

Par nature, la productivité varie d’un individu à un autre. Et ce n’est pas forcément une mauvaise chose. Après tout, l’employé·e qui passe du temps sur une tâche très importante a autant de valeur qu’une personne capable d’abattre un travail conséquent en peu de temps. Un·e salarié·e qui résout des problèmes dans un entrepôt aura un rythme et des objectifs différents d’un·e employé·e de bureau.

Les entreprises peuvent mesurer leur productivité globale, à l’échelle d’une équipe, ou encore à celle de chaque employé·e. Les outils de mesure à grande échelle peuvent aider les leaders à vérifier que leurs équipes sont composées de manière efficace.

Comment mesurer la productivité du personnel ?

On dit que la productivité d’un·e travailleur·se lambda se limite à seulement trois heures sur une journée de travail de huit heures. Cependant, la mesure de la productivité dépend des indicateurs et des méthodes utilisés.

Comme nous l’avons déjà évoqué quand nous avons parlé de gestion de la productivité, l’équation de la mesure classique est simple :

• Productivité = résultat (volume créé) ÷ moyens mis en œuvre (temps de travail et autres ressources)

C’est la formule de base. Mais avec le temps, la mesure de la productivité a gagné en sophistication, surtout la productivité individuelle ou personnelle. Certaines mesures de productivité dépassent les notions de résultat et de moyens pour tenir compte de la qualité du produit et des coûts financiers.

Mesures d’efficacité

Vous pouvez suivre la productivité sous l’angle du rendement, autrement dit, la rapidité à laquelle le travail est effectué.

Mais que se passe-t-il si l’efficacité est élevée, alors que la qualité du travail est faible ? Les mesures de la productivité qui se basent sur l’efficacité tentent de pallier ce problème à l’aide de standards de qualité.

Par exemple, dans un centre d’appel, la productivité d’un·e employé·e pourrait être mesurée via le nombre d’appels passés auxquels le client a donné une note de 7/10 ou plus. Ce type de mesures fournit plus d’informations que les mesures de rendement, mais il dépend de la capacité à quantifier la qualité, ce qui n’est pas toujours possible.

Certaines mesures de la productivité s’intéressent également à l’investissement financier pour arriver au résultat, pas uniquement le temps qu’y a consacré l’employé·e. Par exemple, disons que l’employé A a gagné en rapidité et en efficacité grâce à une formation intensive fournie par son employeur. L’employé B avait peut-être déjà ces capacités quand il a été recruté. Si on fait entrer les coûts financiers dans l’équation, l’organisation peut considérer que l’employé B a une meilleure productivité.

Dans ce monde du travail bouleversé, au moment où les organisations se penchent sur la question du recrutement et de la formation, ce type de mesures peut revêtir une importance particulière. Où les coûts sont-ils les plus élevés : dans la formation ou dans le recrutement des personnes qui disposent déjà des bonnes compétences ? Est-il plus intéressant financièrement « d’acheter » la productivité ou de la développer en interne ?

Mesures subjectives et objectives

Quand le résultat est quelque chose de concret, comme le nombre d’appels passés ou de clients aidés, il suffit de le compter pour mesurer la productivité. Il s’agit alors d’une mesure objective.

Mais quand on mesure la productivité des travailleurs du savoir ou des créatifs, il est plus difficile de définir le résultat de manière quantifiable. Dans ces cas-là, on peut utiliser la mesure subjective ou l’auto-évaluation, souvent à l’aide d’un questionnaire rempli par l’employé·e. La recherche prouve que, bien que moins précise, la productivité mesurée sur la base d’auto-évaluations correspond plutôt bien aux mesures objectives.

Repères en matière de productivité du personnel

Mesurer la productivité n’a de sens que si on sait ce qu’on vise. L’utilisation de points de repère en matière de productivité permet de définir la réussite et de savoir quand on excelle ou quand on n’atteint pas ses objectifs. Vos repères de productivité dépendront de votre secteur d’activité et du type de travail qu’effectue votre personnel. Vous allez peut-être sélectionner et revoir vos repères de productivité au fil du temps, à mesure que vous comprendrez mieux les performances de votre entreprise.

Rapports sur la productivité du personnel

Un rapport de productivité est un document ou tableau de bord qui montre les résultats d’un individu ou d’une équipe à la journée, à la semaine, voire à l’heure. Il peut être créé manuellement sous forme de graphique ou de feuille de calcul, ou avec des outils logiciels qui automatisent une partie du travail.

Les rapports sur la productivité du personnel vous donnent une vue d’ensemble. Avec le temps, vous pourrez identifier des motifs et des tendances : peut-être que votre équipe travaille mieux en milieu de semaine plutôt que le lundi matin, par exemple. Vous verrez aussi les fluctuations de la productivité de divers membres de l’équipe, ainsi que les différences de résultats d’une personne à l’autre.

Les organisations peuvent fonder leurs rapports de productivité sur des données subjectives (demander aux employé·es de communiquer leurs heures et les tâches effectuées sur une feuille de calcul) ou sur des données opérationnelles objectives comme le chiffre d’affaires et les volumes.

Facteurs de la productivité du personnel

Aucun·e employé·e ne se ressemble. Certains d’entre nous sont très productif·ves, tandis que d’autres ont besoin de plus de temps pour terminer une tâche. La productivité peut varier au sein d’une équipe du fait de la personnalité, du style de travail ou des capacités, autrement dit, des aspects qu’on ne contrôle pas toujours. Mais vous pouvez jouer sur d’autres facteurs pour aider votre personnel à atteindre son potentiel en matière de productivité.

Cela inclut les éléments suivants :

Bien-être des employé·es

Les membres de vos équipes sont-ils en bonne santé et épanouis ? Jouissent-ils d’un bon équilibre entre vie privée et vie professionnelle ? Se sentent-ils à l’aise et sûrs d’eux au travail, et ont-ils accès au soutien et aux ajustements nécessaires en cas de maladie, de handicap ou de congé maternité ?

Outils de communication

La communication entre employé·es est-elle simple ? Les outils et canaux de communication professionnelle qui font le lien entre les membres de votre équipe sont-ils faciles à utiliser, fiables et de qualité ? Des recherches McKinsey indiquent que les technologies sociales améliorent la productivité des travailleur·ses du savoir de 20 à 25 %.

Pratiques managériales

Quel est le niveau d’implication de votre responsable d’équipe ? Comment cela influence-t-il l’engagement du personnel ? Quel est son niveau de disponibilité et d’accessibilité ? Est-ce que votre responsable tire parti des forces de chacun·e pour aider ses employé·es à améliorer leurs performances et à s’épanouir ? Les organisations qui veulent favoriser la réussite de leurs équipes et responsables essaient de les aider à s’investir émotionnellement dans leur travail et à utiliser leurs talents au mieux.

Équipement

Votre personnel dispose-t-il des bons outils pour accomplir ses tâches ? Est-il suffisamment formé pour les utiliser ? Son équipement est-il intuitif et de qualité, ou faut-il du temps et des efforts supplémentaires pour le faire fonctionner correctement ?

Formation

Le personnel sait-il comment mener à bien ses tâches quotidiennes et relever les défis habituels sans s’interrompre pour demander de l’aide ? Est-il correctement intégré à son arrivée dans l’entreprise, et ensuite suffisamment formé pour entretenir ses compétences ?

Comment améliorer la productivité du personnel ?

Nous avons déjà évoqué certains de ces aspects : le style de management, la formation et les investissements de l’entreprise dans les outils et environnements de travail jouent un rôle dans la hausse de la productivité du personnel.

Mais que faire si des membres de votre équipe ne sont pas aussi productifs qu’attendu, malgré la mise en place de tous les principes de base ? Voici quelques idées pour vous aider à développer votre approche.

Les encouragements et les compliments ne font jamais de mal

Gardez la carotte, mais laissez tomber le bâton. Féliciter les employé·es productif·ves fera du bien à leur moral tout en montrant à toute l’équipe que vous reconnaissez le travail acharné et les bons résultats.

Essayez de trouver des manières de montrer votre soutien et d’encourager les personnes qui s’attellent à une tâche difficile. Cela leur rappellera que vous leur faites confiance.

Selon une étude de la Harvard Business School, les éloges motivent les employé·es en leur montrant ce qu’ils et elles sont capables d’accomplir et en les aidant à prendre conscience de l’intérêt et de l’importance de leur travail.

Laissez vos employé·es souffler

Donner des congés aux employé·es pour améliorer leur productivité peut sembler contre-intuitif, mais cela leur permet de recharger leurs batteries. Il ne fait aucun doute qu’on ne peut pas donner le meilleur de soi-même quand on est au bout du rouleau. Il peut s’agir de choses très simples : 66 % des personnes actives aux États-Unis affirment qu’elles travailleraient mieux si elles dormaient plus, selon un sondage Glassdoor.

Définissez vos objectifs

Comme vous le savez sûrement, une tâche imposante est plus facile à aborder si on la divise en plusieurs petites tâches. Assurez-vous que votre personnel en est conscient. Elles sont peut-être évidentes pour vous, mais vos employé·es peuvent ne pas comprendre précisément vos attentes les concernant, et il faut parfois s’expliquer clairement.

Vérifiez que chaque employé·e comprenne ce qu’il doit faire, à quel moment et de quelle manière. Communiquez clairement sur le fait qu’il peut poser des questions en cas de doute et qu’il obtiendra une réponse utile. Fixez des objectifs à court et long terme pour votre personnel et assurez-vous qu’il comprenne la marche à suivre pour y arriver.

Instaurez un esprit de compétition sain

L’être humain est un animal social : nous aimons faire partie d’un groupe. Mais nous aimons aussi nous mesurer aux autres membres du groupe et être les meilleur·es. L’introduction d’une compétition bon enfant, avec les récompenses adéquates, peut motiver un élément peu productif qui se sent déconnecté de son travail.

Mais attention à faire preuve de discernement. Selon les chercheur·ses Po Bronson et Ashley Merryman, 50 % des employé·es s’épanouissent grâce à la compétition au travail, mais 25 % s’épuisent à cause de cela, et 25 % y répondent de manière neutre.

Incitations

Le fait de conditionner les avantages et bénéfices aux résultats obtenus est une stratégie qui a fait ses preuves pour de nombreuses entreprises. Mais à y regarder de plus près, la manière dont les programmes d’incitation sont mis en place est cruciale à leur réussite.

Dans les années 1990, Alfie Kohn expliquait déjà que les mesures incitatives pouvaient influencer notre comportement à court terme, mais ne favorisaient pas une motivation à long terme. Il continue d’explorer cette analyse plus de 25 ans plus tard. Pour être efficaces, les mesures incitatives doivent s’inscrire dans un programme d’engagement du personnel plus large voué notamment à lui donner le sentiment d’être reconnu, écouté et récompensé.

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