Compétences en gestion du temps

Puisque notre façon de travailler et notre environnement professionnel ne cessent d’évoluer, il est essentiel d’aider les équipes de terrain et en télétravail à se sentir impliquées et productives. Voici des compétences en gestion du temps qui peuvent vous être utiles.

PRODUCTIVITé | TEMPS DE LECTURE : 10 MINUTES
Time management skills - Workplace from Meta

La gestion du temps au travail peut être un défi. C’est peut-être la raison pour laquelle les personnes et les organisations ne sont pas toujours très douées dans ce domaine.1 Mais à l’ère du travail à distance engendré par la pandémie mondiale, développer des compétences en gestion du temps est un élément essentiel de la productivité.

C’est une règle universelle. Elle s’applique à celles et ceux qui reviennent progressivement à des modalités de travail hybrides au bureau, ainsi qu’aux employé·es qui travaillent encore à distance ou depuis leur domicile. Elle s’applique en particulier aux employé·es sur le terrain, à savoir dans les points de vente, les usines et les entrepôts.

Les employé·es et les équipes doivent trouver des moyens d’organiser efficacement leurs journées, quel que soit le lieu ou le rythme du travail.

Découvrons ce que signifie réellement posséder des compétences en gestion du temps.

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Que ce soit pour informer l’ensemble des collaborateurs et collaboratrices du retour au bureau en présentiel ou mettre en place un modèle de travail hybride, Workplace vous facilite la tâche.

Que sont les compétences en gestion du temps ?

Que sont les compétences en gestion du temps ?

Elles sont exactement ce qu’elles prétendent être. Si vous avez déjà programmé un rendez-vous avec un·e collègue, vous avez géré votre temps. Si vous avez décidé qu’une tâche ne méritait pas d’être finie, vous avez également géré votre temps.

Mais pourquoi sont-elles si importantes ?

Importance des compétences en gestion du temps

Importance des compétences en gestion du temps

La bonne organisation d’une journée peut contribuer à réduire votre niveau de stress et à booster votre productivité.2 Lorsque les employé·es planifient et exécutent soigneusement leurs tâches, leur confiance en leur travail s’en trouve renforcée. Rendre les projets dans les délais impartis permet également de gagner la confiance et le respect des collègues.

Les compétences en gestion du temps permettent également d’améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ce qui est extrêmement précieux pour les employé·es comme pour les organisations. Les employé·es qui ont un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée sont 10 % plus susceptibles de rester dans leur entreprise.

Gestion du temps et personnel sur le terrain

Gestion du temps et personnel sur le terrain

Une nouvelle étude publiée dans le rapport Deskless Not Voiceless 2020 de Workplace montre comment les organisations négligent les responsables de terrain, pourtant essentiel·les. De plus, elle examine l’effet que cela peut avoir sur la productivité et l’engagement des employé·es.

Fait inquiétant, les responsables de terrain perdent jusqu’à 9,3 semaines de travail chaque année en raison d’une mauvaise communication. Comme le souligne une étude de McKinsey, les responsables de terrain peuvent également consacrer jusqu’à 60 % de leur temps à des tâches administratives et seulement 10 % à la gestion.

Cette situation peut créer un décalage susceptible d’avoir de graves conséquences sur la productivité et les moyens de gérer le temps du personnel de terrain. Ce décalage les empêche de consacrer leur temps à diriger les équipes, à résoudre des problèmes et à s’occuper de la clientèle.

En savoir plus. Téléchargez Deskless Not Voiceless 2020 pour obtenir une vue d’ensemble grâce à notre rapport d’étude approfondi sur le terrain impliquant plus de 9 000 personnes dans huit pays du monde entier.

Gestion du temps et travail hybride

Gestion du temps et travail hybride

Le travail hybride, devenu la norme à la suite de la pandémie de coronavirus, a permis aux employé·es de dégager du temps et d’atteindre un meilleur équilibre entre leur vie privée et leur vie professionnelle, en réduisant les longs trajets entre le domicile et le lieu de travail. Dans une étude publiée au Royaume-Uni, 61 % des employé·es ont signalé un meilleur équilibre en vie professionnelle et vie privée grâce au travail à domicile.

Toutefois, le travail à distance et le travail hybride comportent des pièges à éviter. Lorsque les personnes travaillent de chez elles, les frontières entre le domicile et le travail peuvent devenir floues, ce qui engendre du stress et un épuisement professionnel.

« Les études montrent que le télétravail semble engendrer un degré de complexité et de responsabilité plus élevé pour chaque employé·e », selon le Docteur Petros Chamakiotis, professeur associé de gestion à l’ESCP Business School, à Madrid.

Donner aux employé·es plus de liberté pour organiser leur emploi du temps peut s’avérer essentiel pour relever ce défi. La flexibilité horaire est un des aspects du télétravail que les employé·es apprécient le plus. Accordez aux équipes autant de marge de manœuvre que possible et ayez recours à des outils et à des vérifications régulières pour vous assurer que le personnel ne travaille pas plus d’heures qu’il ne devrait et qu’il utilise son temps de la manière la plus efficace possible.

Comment améliorer mes compétences en gestion du temps ?

Comment améliorer mes compétences en gestion du temps ?

Avant d’améliorer vos compétences en gestion du temps ou celles de votre équipe, vous devez reconnaître les problèmes lorsqu’ils apparaissent.

Les signes ne manquent pas. Un des plus évidents est le non-respect des délais. Si les projets sont toujours livrés plus tard qu’ils ne devraient l’être, ou si les employé·es demandent constamment des extensions, il est peut-être temps d’agir.

Quand le niveau de travail se dégrade, il est également évident qu’un problème de temps est en cause. Et si les membres de votre équipe arrivent constamment en retard aux réunions et semblent sur les nerfs, il se peut qu’ils se sentent aussi pressés par le temps.

Lorsque le temps est précieux, notre humeur s’en trouve affectée. Si un·e collègue se montre plus impatient·e ou plus brusque pendant les conversations, il se peut qu’il ou elle rencontre des difficultés pour terminer son travail. Si vos collègues sont plus stressé·es que d’habitude ou semblent plus fatigué·es ou tendu·es face à leurs différentes responsabilités, il s’agit là d’autres signes.

Signaler un problème de gestion du temps

Signaler un problème de gestion du temps

Aucun problème de gestion du temps n’est identique, c’est pourquoi une bonne communication professionnelle est essentielle pour résoudre un problème. Si un·e membre de l’équipe est confronté·e à des problèmes de gestion du temps, essayez de déterminer la cause :

  • Cette personne est surchargée de travail qu’elle ne parvient pas à intégrer dans son emploi du temps
  • C’est sa manière de travailler qui pose problème
  • C’est un peu des deux

Si elle est trop occupé·e, il s’agit soit de redistribuer une partie de sa charge de travail, soit de lui donner la confiance nécessaire pour déléguer à d’autres membres de l’équipe. Si la façon dont elle travaille pose des difficultés, il se peut que ses compétences en matière de gestion du temps aient besoin d’être améliorées. Vous pouvez mettre en place un plan pour l’accompagner.

6 conseils en matière de gestion du temps

6 conseils en matière de gestion du temps

1. Établissez des priorités et un calendrier

Les tâches ne sont pas toutes sur un pied d’égalité. Pourtant, lorsque nous organisons nos journées, beaucoup d’entre nous regroupent les petites tâches à faire avec des projets plus importants. La première étape consiste toujours à établir des priorités dans votre liste de tâches. Un système à deux niveaux devrait suffire. Une fois que vous avez décidé des tâches les plus importantes, organisez votre emploi du temps en fonction de celles-ci. Intégrez vos échéances dans votre outil de planification de la productivité.

2. Apprenez à dire non

Nous devons fixer des limites pour maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. S’il est tentant de dire oui à ses collègues, surtout lorsqu’on vient d’arriver dans l’entreprise, cela n’est pas réaliste. Si vous avez établi des priorités et réservé un temps raisonnable pour chaque tâche, vous devriez pouvoir dire en toute confiance aux autres que vous n’avez pas le temps. N’oubliez pas que vous n’êtes presque jamais seul·e. Demander de l’aide à vos collègues au bureau ou par appel vidéo peut vous aider à lâcher du lest.

3. Commencez un peu en avance

En commençant votre journée tôt, vous pouvez planifier votre temps avec soin sans vous stresser pour d’autres tâches. Profitez de cette période de calme pour vous préparer en vue de la journée qui vous attend ou pour prendre de l’avance sur vos projets. Des complications inattendues peuvent survenir à tout moment. Le fait de commencer tôt vous donnera les meilleures chances de résoudre les problèmes à temps.

4. Gardez les pieds sur terre

Il arrive que des employé·es se mettent inutilement sous pression pour respecter les délais. Les personnes les mieux organisées savent que des problèmes peuvent surgir à tout moment et que les choses peuvent prendre plus de temps que prévu. Pour rester concentré·e sur une tâche, vous devez faire des pauses régulières et vous détacher de vos responsabilités. Profitez de vos pauses pour discuter avec vos collègues au bureau ou par chat vidéo afin de vous débarrasser de tout problème et de vous remettre au travail l’esprit tranquille.

5. Limitez les activités qui vous font perdre du temps

Certaines choses vous font naturellement perdre du temps, alors essayez de les éviter. Les réunions mal organisées, par exemple, font partie des premiers coupables. Une étude du service de planification en ligne Doodle a montré qu’elles coûtent aux entreprises américaines plus de 339 $ milliards de dollars par an. Si vous comptez organisez une réunion, assurez-vous que vous avez un ordre du jour pour passer en revue tout ce dont vous devez discuter, puis arrêtez-vous.

6. Testez différentes stratégies

Il n’existe pas de méthode universelle idéale pour gérer le temps. Ce qui fonctionne pour certaines personnes peut ne pas marcher pour d’autres. Heureusement, il existe de nombreuses théories que vous pouvez adapter à vos besoins et à ceux de votre équipe. Vous pouvez utiliser une méthode pour planifier votre semaine et une autre pour décider du temps à consacrer à chaque tâche. Certaines approches donnent de bons résultats au niveau individuel, mais ne fonctionnent pas aussi bien lorsqu’il s’agit d’équipes. Testez différentes idées pour trouver celle qui convient le mieux.

Quelles sont les meilleures techniques de gestion du temps ?

Quelles sont les meilleures techniques de gestion du temps ?

Voici quelques techniques de gestion du temps pour faire un meilleur usage de celui-ci :

Technique Pomodoro
Technique Pomodoro

La technique Pomodoro est incroyablement simple. Choisissez une tâche, réglez un minuteur sur 25 minutes, puis commencez à travailler. Lorsque le minuteur sonne, marquez votre progression et faites une pause de trois à cinq minutes. Répétez les étapes jusqu’à ce que vous ayez fait quatre pauses dans votre travail. Une fois que vous avez atteint ce stade, vous pouvez souffler pendant 15 à 30 minutes.

Si vous terminez une tâche avant que le minuteur ne sonne, utilisez le temps qu’il vous reste pour passer en revue votre travail et le peaufiner. Vous pouvez vous rendre compte que vous travaillez mieux sur des périodes plus longues. Si c’est le cas, définissez votre minuteur sur une durée qui vous convient mieux et accordez-vous des pauses légèrement plus longues.

Les personnes qui supportent bien la pression s’adaptent bien aux mini-délais qui ajoutent un sentiment d’urgence. Les intervalles entre chaque période de travail sont appelés pomodori, d’après le mot italien pour tomate. La méthode a été développée dans les années 80 par Francesco Cirillo, qui utilisait un minuteur de cuisine en forme de tomate quand il était étudiant.

Méthode ALPEN
Méthode ALPEN

Au lieu de vous aider à vous atteler à une tâche, la méthode ALPEN vous permet de planifier votre journée de travail. D’après son fondateur, « elle amène l’utilisateur·ice à planifier son quotidien avec pragmatisme et à définir des priorités de façon cohérente. Et elle ne requiert qu’environ cinq minutes de planification par jour. »

Reposant sur l’acronyme ALPEN, elle divise la planification en cinq activités :

A – Activités et tâches

Notez tout ce que vous avez à faire, peu importe l’ampleur de la tâche.

L – Laps de temps

Estimez combien de temps vous prendra chaque tâche.

P – Prévoir une marge

Ajoutez une période servant de marge. Prévoyez 20 % de temps pour faire face aux complications éventuelles et 20 % pour les pauses et les interactions avec les collègues.

E – Établir des priorités

Maintenant que vous avez pris en compte 40 % de votre temps, classez vos tâches par ordre de priorité. Certaines tâches peuvent-elles être remises à plus tard ou déléguées à quelqu’un d’autre ?

N – Noter vos remarques

Faites le point sur la façon dont les choses se sont déroulées. Y a-t-il des améliorations à apporter ? Avez-vous identifié une tâche qui s’est parfaitement déroulée ? Pendant que vous prenez des notes sur votre journée, commencez votre plan ALPEN pour la journée suivante.

Dans le cadre de la méthode ALPEN, le respect des délais peut motiver le personnel à travailler sur une tâche. Le fait de prévoir une marge rend la charge de travail plus gérable et moins stressante. Malgré ses avantages, cette approche présente aussi des limites. Elle convient mieux à l’autogestion qu’à une équipe. Les salarié·es à distance sont moins susceptibles de se retrouver à l’improviste avec des collègues, et il arrive qu’une marge de 40 % soit beaucoup trop importante.

Théorie du pot de cornichons

Théorie du pot de cornichons

Prenez l’exemple d’un pot de cornichons. Imaginez que des pierres représentent les tâches importantes, que des petits cailloux correspondent aux tâches moins importantes et que du sable symbolise les distractions ou des activités de loisirs. Et n’oubliez pas l’eau, qui représente le temps passé en dehors du travail. Prenez un moment pour vous demander comment faire entrer le plus grand nombre possible de pierres, de cailloux et de sable dans le pot.

Si vous commencez par mettre de l’eau, des cailloux et du sable, vous aurez probablement du mal à faire rentrer des pierres dans le pot. En plaçant d’abord des objets plus importants dans le pot, puis en y ajoutant des cailloux, du sable et de l’eau, vous pouvez faire rentrer plus de choses. Il vous faudra peut-être secouer le pot, ou remanier votre agenda, pour que tout se passe bien. Mais l’essentiel est que la hiérarchisation de vos activités vous a permis d’accomplir davantage de tâches importantes au cours de la journée.

Cette théorie est parfaite pour les personnes qui ont du mal à répartir leurs tâches. Contrairement aux autres méthodes, elle peut s’appliquer aux équipes. Vous aurez sûrement besoin d’un pot plus grand, mais la métaphore marche toujours. En divisant les responsabilités d’un groupe en pierres et en cailloux, vous pouvez demander au personnel de faire rentrer deux « pierres » par jour et de réaliser régulièrement des « semaines de 10 pierres ».

Outils de gestion du temps

Outils de gestion du temps

Il existe un large choix d’outils de gestion en ligne pour vous aider à organiser votre temps. Ils sont dotés de fonctionnalités qui vous permettent d’assigner des tâches à des collègues et offrent une réelle valeur ajoutée. Ces outils montrent à quel point la gestion du temps a évolué, depuis les simples listes de choses à faire et les agendas papier.

Des outils simples de gestion du temps peuvent vous aider à rédiger des listes de tâches et à ajouter du contenu multimédia ou des liens vers d’autres sources avant de les partager avec vos collègues. De nombreux logiciels disponibles permettent à plusieurs utilisateur·ices de modifier les plannings et de collaborer en temps réel.

Ces services ont été conçus dans une logique de transparence, en prévoyant des champs à remplir pour indiquer la durée d’une tâche et un espace permettant de visualiser les échéances de chaque personne dans l’entreprise. Des solutions plus sophistiquées vous permettent même d’établir un calendrier des tâches et de définir des dépendances. En d’autres termes, il s’agit de points de contrôle dans un projet que les membres de l’équipe doivent franchir avant que d’autres puissent progresser.

La communication des attentes est particulièrement utile pour les équipes hybrides. Les membres de l’équipe consacrent moins de temps à rédiger des e-mails ou à passer des appels avec des collègues à distance. Ces outils présentent aussi des avantages pour les responsables. En effet, ils et elles peuvent contrôler les pics et les creux dans la charge de travail de leur équipe, à condition d’utiliser le système de manière rigoureuse et cohérente. De nombreux logiciels leur permettent d’identifier facilement les disponibilités dans l’emploi du temps de leurs collègues tout en leur donnant une plus grande autonomie.

Grâce aux informations relatives aux délais et à la durée d’une tâche, le personnel peut décider quand s’atteler à celle-ci. Les responsabilités supplémentaires aident les membres de l’équipe à s’approprier leurs missions et à s’engager dans les tâches à accomplir.

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