Transmission de connaissances : découvrez de quoi il s’agit et comment y parvenir
Si les processus adaptés ne sont pas mis en place, vous pouvez perdre de précieuses connaissances organisationnelles. Voici comment comprendre la transmission de connaissances, et comment y parvenir efficacement.
En quoi consiste la transmission de connaissances ?
La transmission de connaissances consiste à partager ou transmettre des connaissances et des domaines d’expertise au sein d’une organisation afin de résoudre des problèmes, d’améliorer l’efficacité et de booster la collaboration de l’équipe.
Dans le cas d’une entreprise, cela consiste à diffuser des informations, des compétences et des connaissances importantes sur l’entreprise d’un service à un autre. En pratique, cette démarche implique de réfléchir à la manière dont les informations sont organisées, de s’assurer qu’elles sont accessibles et pertinentes, et qu’elles sont transmises aux destinataires concerné·es au bon moment.
Il est essentiel d’assurer une transmission efficace des connaissances aux nouvel·les employé·es. La circulation de ces connaissances organisationnelles au sein de votre entreprise est néanmoins un processus continu. Voici pourquoi la transmission de connaissances est importante pour votre entreprise et comment l’assurer tout au long du cycle de l’emploi.
Pourquoi la transmission de connaissances est-elle importante ?
En garantissant que les connaissances et l’expertise restent au sein d’une entreprise et y sont partagées, sans être perdues lorsque des membres du personnel quittent l’organisation, la transmission de connaissances permet de bénéficier d’une certaine stabilité. Différents services peuvent accéder aux informations importantes et les comprendre. Celles-ci sont ainsi mises en commun, plutôt que de rester entre les mains d’une seule personne.
Les systèmes de transmission de connaissances peuvent booster l’efficacité et la productivité en permettant aux employé·es d’accéder facilement aux informations dont ils et elles ont besoin. Cette démarche est d’autant plus importante que nous adoptons des modes de travail à distance et plus flexibles.
Elle permet à des équipes de partager leur expérience concernant leurs succès et leurs échecs afin que les employé·es puissent tirer parti des réussites et erreurs de chacun·e. Elle peut également faciliter l’innovation, car elle permet d’exposer un problème ou une situation à des équipes disposant de compétences différentes, ainsi que d’un plus grand nombre d’idées et de points de vue.
Grâce à la transmission de connaissances, les employé·es bénéficient d’un environnement de travail qui favorise leur développement professionnel. Il est par ailleurs possible d’améliorer l’engagement des employé·es en les encourageant à participer à la réussite de leurs collègues et à prendre conscience de leur propre valeur et expertise.
Exemples de transmission de connaissances
Voici quelques conseils pour vous aider à mettre en œuvre des méthodes efficaces de transmission de connaissances tout au long du cycle de l’emploi :
Lorsque des personnes intègrent l’entreprise
Intégration : la transmission de connaissances sur l’entreprise est indispensable lors du processus d’intégration. Chaque membre de l’équipe doit également passer du temps avec la nouvelle recrue, lui expliquer et lui montrer ce qu’il ou elle fait, même s’ils ou elles ne travaillent pas directement ensemble.
Présentez les différents services à la nouvelle recrue et veillez à ce que cette personne y passe un peu de temps. De cette façon, elle se fera une idée claire des activités au sein de votre organisation.
Mentorat : l’attribution d’un·e mentor à chaque nouvelle recrue permet notamment d’encourager la transmission de connaissances auprès des nouvel·les employé·es. Vous pouvez le faire de façon informelle (la personne nouvellement recrutée observe un·e collaborateur·ice plus expérimenté·e) ou formelle dans le cadre d’un programme de mentorat.
Lorsque des personnes travaillent pour votre entreprise
Formation et développement : un programme efficace de formation et de développement vous permet non seulement de recruter et de fidéliser votre personnel, mais également de faire circuler les connaissances dans votre organisation.
Encouragez le personnel senior à former les juniors afin de tirer parti de l’expertise interne. Faites aussi appel à des spécialistes externes pour apporter de nouvelles connaissances et une nouvelle expertise dans l’entreprise par le biais de la formation.
Partage des connaissances : encouragez une culture de partage dans votre organisation pour éviter que les connaissances organisationnelles soient cloisonnées. Organisez des points pendant lesquels les collaborateur·ices peuvent parler de leurs missions.
Vous pouvez également utiliser des outils de collaboration pour faciliter le partage et la transmission des connaissances organisationnelles. Par exemple, les groupes Workplace sont des espaces partagés qui permettent aux collaborateur·ices et aux équipes de partager des documents, de collaborer sur des fichiers et de stocker des documents sur les projets.
Documentation : le partage des connaissances ne peut se faire que si ces dernières sont documentées. Recourir à un système de gestion des connaissances vous permettrait non seulement de vous assurer que les processus, les méthodes et les connaissances sont documentés, mais aussi de les rendre accessibles aux personnes qui en ont besoin.
Lorsque des personnes quittent l’entreprise
Fin de contrat : c’est lorsqu’une personne quitte l’entreprise que les connaissances ont le plus de chance d’échapper à votre organisation. Mettez en place un processus formel pour garantir le partage des informations importantes.
Et n’oubliez pas, votre plateforme de collaboration peut servir de dépôt sécurisé pour ces connaissances aussi longtemps que vous en avez besoin. De cette façon, les personnes qui intègrent l’équipe peuvent tirer parti des connaissances organisationnelles durement acquises dès leur arrivée.
Créer un processus efficace de transmission de connaissances
Voici une série de mesures qui vous permettront de développer un processus efficace de transmission des connaissances au sein de votre entreprise.
Recueillir des informations
Vous devrez tout d’abord rassembler des informations importantes concernant les idées, les recommandations, les technologies et les processus essentiels pour votre entreprise. Encouragez vos employé·es à participer au processus de collecte des connaissances.
Tenir compte de l’audience
Réfléchissez à la cible de ces informations et à la manière la plus adaptée de les présenter à votre audience. Choisissez un format facilement compréhensible et attrayant.
Organiser les informations
Les employé·es doivent être en mesure de trouver les informations pour que celles-ci soient utiles. Classez l’ensemble des documents à l’aide de mots-clés, de libellés et d’étiquettes afin de les rendre accessibles.
Diffuser les informations
Il existe différentes méthodes permettant de transmettre les connaissances. Il s’agit notamment du mentorat, de l’observation, de la formation pratique ou de la documentation. À vous de déterminer l’approche la plus adaptée aux connaissances que vous souhaitez transmettre.
Encourager la collaboration
Encouragez les employé·es à utiliser des outils collaboratifs qui favorisent le partage des connaissances lorsque les équipes travaillent à distance.
Continuer à développer les connaissances
On dit souvent que l’apprentissage est un processus qui dure toute la vie. Ce principe peut également s’appliquer à votre entreprise. L’organisation d’ateliers, de formations et de conférences par des spécialistes du secteur peut favoriser le développement de votre personnel et permettre à votre entreprise de rester innovante et compétitive.
Élaborer une méthode structurée
Définissez des objectifs et des délais clairs à respecter dans le cadre du processus de transmission de connaissances et choisissez des critères de référence appropriés pour suivre l’impact de ce processus sur votre entreprise.
Encouragez les employé·es à présenter de nouvelles idées, solutions et technologies afin de garantir que le processus de transmission de connaissances est flexible et évolutif.
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