Les connaissances sont les forces vives de l’entreprise. La compréhension mutuelle du marché, des processus, des compétences et de l’expérience d’une organisation est essentielle pour la croissance et la productivité.

Lorsque les connaissances sont partagées de façon efficace, tout le monde est gagnant. Les processus peuvent être élaborés plus rapidement et facilement, les employé·es sont au courant de ce qui s’est passé auparavant, les tâches n’ont pas besoin d’être répétées inutilement et les risques sont moindres. Par exemple, le simple fait de consigner des informations sur des projets précédents peut vous permettre de gagner du temps et d’éviter de rencontrer des difficultés pour vos projets futurs.

Par ailleurs, ne pas pouvoir accéder au capital de connaissances d’une organisation peut vous obliger sans cesse à devoir tout recommencer depuis le début.

Les connaissances organisationnelles sont généralement réparties en 2 catégories :

• Les connaissances explicites sont fournies par les documents de l’organisation : e-mails, messages, vidéos de formation, politiques, etc. Étant donné qu’elles sont documentées, elles sont relativement faciles à trouver et à partager.

• Les connaissances tacites sont plus subtiles. Il s’agit des connaissances acquises grâce aux expériences quotidiennes, aux méthodes de travail et à la culture. Les connaissances tacites sont plus difficiles à définir et à partager, mais sont tout aussi importantes que les connaissances explicites. C’est également le type de connaissances que les membres de l’équipes peuvent conserver lorsqu’ils quittent une entreprise.

Étant donné qu’aucune organisation ne dispose d’un capital ou d’une source de connaissances unique, le partage d’informations dépend en partie des individus. Toutefois, cela ne se fait pas automatiquement : les organisations doivent créer les bons processus et l’environnement idéal pour garantir un partage de connaissances efficace.

Un partage de connaissances efficace peut avoir un impact positif considérable à la fois sur les employé·es et sur le mode de fonctionnement d’une entreprise.

En créant des processus grâce aux enseignements tirés des expériences passées, vous pouvez limiter les problèmes rencontrés en cours de route. Apprendre de vos erreurs passées vous permet de découvrir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et rend vos méthodes de travail plus efficaces et conviviales.

Les équipes peuvent tirer parti des connaissances de l’ensemble de l’organisation et pas seulement du service dans lequel elles travaillent, et découvrir comment les connaissances des autres services peuvent s’appliquer au leur. Cela permet d’éviter de faire deux fois la même chose et facilite grandement la collaboration transversale.

En économisant du temps et des ressources dans la recherche d’informations, les employé·es consacrent plus de temps et d’énergie au projet sur lequel elles ou ils travaillent et accomplissent leurs tâches. Lorsque McKinsey a examiné les employé·es de 4 secteurs, la société a découvert qu’elles ou ils consacraient près de 20 % de leur semaine à rechercher des informations ou des collègues susceptibles de les aider à accomplir leurs tâches. C’est une perte de temps énorme.

Être ouvert·e au partage d’informations instaure un sentiment de confiance entre collègues et entre les employé·es et les leaders. Lorsque les membres partagent des informations de façon sécurisée en sachant que leurs connaissances sont appréciées, cela peut augmenter la satisfaction professionnelle et l’implication des employé·es.

Proposer des formations officielles aux employé·es est essentiel au bon développement de leur carrière. Mais bien souvent, les connaissances et compétences internes peuvent être partagées plus efficacement entre pairs. Et c’est ce qu’il se passe naturellement : selon une étude, 55 % des employé·es préfèrent se tourner vers leurs pairs plutôt que vers leurs responsables pour acquérir une nouvelle compétence.

Le partage de connaissances efficace fournit aux employé·es les informations requises pour travailler en toute confiance et au meilleur de leurs capacités.

Étant donné que le partage de connaissances simplifie la vie de tout le monde, il est facile de supposer que tout le monde l’adoptera. Mais ce n’est pas toujours le cas. Le partage de connaissances n’est pas toujours inné.

En réalité, selon un sondage mené par Kahoot!, 58 % des employé·es déclarent détenir des connaissances qui pourraient être utiles à leurs collègues.

Les équipes peuvent détenir des connaissances sans les partager pour différentes raisons qui ne sont pas toutes délibérées.

• Manque de temps : l’organisation ne consacre pas suffisamment de temps au partage de connaissances et les employé·es ont un planning trop chargé pour le faire.

• Manque de processus : aucun moyen n’est mis en place pour documenter et transmettre les connaissances.

• Logistique : les employé·es peuvent se trouver dans différents pays avec différents fuseaux horaires et ne pas parler la même langue, ce qui constitue un frein au partage de connaissances.

• Insécurité : les personnes peuvent avoir l’impression que partager leurs connaissances remettra en cause leur position dans l’entreprise.

• Manque de confiance : 21 % des employé·es seulement sont tout à fait d’accord pour dire qu’elles ou ils font confiance à la direction de leur organisation. Si les équipes ne se sentent pas en sécurité pour partager leurs connaissances, ou ont l’impression que ces dernières seront utilisées à leur encontre, elles ne le feront pas.

• Travail cloisonné : les connaissances d’un service de l’organisation peuvent profiter à un autre service, mais les employé·es ne le savent pas forcément. Elles ou ils peuvent également ne pas avoir connaissance de tous les canaux sur lesquels leurs collègues peuvent travailler en silos.

• Rivalité : les équipes ou les individus peuvent avoir l’impression d’être en concurrence avec leurs collègues, plutôt que de travailler main dans la main pour un objectif commun.

L’une des principales difficultés du partage de connaissances est que vous ne pouvez pas forcer le personnel à l’adopter. Vous pouvez néanmoins prendre les mesures suivantes pour faciliter le partage et l’accès aux informations par les employé·es :

Lorsque les connaissances ne sont pas partagées efficacement, les responsables s’en rendent souvent compte. Les mêmes questions leur sont posées encore et encore, et la frustration augmente. Lorsque les organisations savent qu’il y a une rétention des connaissances, elles doivent en découvrir la raison. Est-ce à cause d’une rivalité malsaine au sein de l’équipe ? Ou y a-t-il des raisons logistiques qui expliquent pourquoi les connaissances ne sont pas partagées ? En identifiant ces causes et en y remédiant, les informations pourront circuler.

Faites du partage de connaissances une aspiration officielle de votre entreprise en élaborant une politique qui explique comment le mettre en place, et pourquoi.

Proposer différents espaces sur lesquels partager des informations est l’un des éléments clés de la création d’une culture de partage de connaissances. Pour ce faire, l’une des solutions consiste à créer une ressource qui centralise les documents de l’entreprise. Elle peut faire partie de l’intranet de l’organisation, ou il peut s’agir d’un canal de communication dédié. Assurez-vous que tout le monde, y compris les travailleur·ses à distance et les travailleur·ses hybrides, puisse accéder à la bibliothèque de connaissances et comprenne comment l’utiliser.

Toutes les connaissances ne peuvent pas être facilement documentées. C’est pourquoi il est important de laisser de la place pour le partage et de discuter de ce qu’il se passe au sein de l’organisation et des connaissances que vous pouvez en tirer. Les membres peuvent également partager les ressources et informations qu’ils jugent utiles. Les responsables doivent montrer l’exemple en faisant preuve de gratitude pour les contributions de leurs employé·es afin qu’elles ou ils se sentent suffisamment en sécurité et encouragé·es pour partager leurs connaissances.

Ajoutez une étape de compte-rendu à la fin de chaque projet afin que les parties prenantes puissent discuter des points positifs et des points à améliorer. Le compte-rendu ne doit émettre aucun jugement et se concentrer sur les améliorations à apporter à l’avenir.

Le travail collaboratif est un moyen idéal de partager des connaissances par la pratique. Encouragez la collaboration en créant des espaces dédiés. Vous pouvez le faire virtuellement en utilisant des logiciels de communication ou la VR/l’AR, ou sur le terrain, dans des espaces de travail dédiés. N’oubliez pas de prévoir des moments dans la journée dédiés aux espaces informels propices au partage de connaissances, tels que la machine à café ou le canal social de discussion.

Avec l’essor du télétravail et du travail hybride, il est essentiel que les personnes qui ne travaillent pas sur le terrain soient incluses dans toutes les initiatives de partage de connaissances. Assurez-vous qu’elles participent à toutes les sessions de formation et de partage. Encouragez-les également à partager leurs propres expériences et connaissances.

L’intégration et les premiers jours dans une entreprise sont des opportunités idéales pour transmettre des connaissances de façon informelle. Les nouvelles recrues peuvent tirer des leçons de l’expérience de leur mentor, à la fois de façon pratique et en matière de culture et valeurs organisationnelles. À l’avenir, le coaching peut permettre de consolider ces connaissances tout en aidant les employé·es à évoluer dans leur carrière.

Demander à des personnes extérieures à l’entreprise de partager leur expertise avec le personnel est un excellent moyen de diffuser des connaissances à l’ensemble de l’organisation. N’oubliez pas d’inclure également les travailleur·ses à distance et les travailleur·ses hybrides.

Les leaders doivent faire preuve du comportement qu’elles ou ils veulent voir en partageant leurs propres connaissances et enseignements tirés des projets dans lesquels elles ou ils sont impliqué·es. Il est également important de faire preuve de transparence en expliquant ce qui ne s’est pas bien passé afin que les employé·es puissent considérer cela comme des opportunités d’apprentissage.

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