Une connectivité accrue rime-t-elle avec plus de productivité ?

par Mike Sharkey

La productivité sur un lieu de travail connecté

Vous vous souvenez du monde sans smartphones, tablettes et haut débit ? L’entreprise d’il y a 20 ans était bien différente de celle d’aujourd’hui. Mais une meilleure connectivité nous rend-elle tous plus efficaces ?

Utilisée correctement, la technologie mobile peut améliorer nos vies en nous permettant d’accomplir plus de choses en moins de temps. Plus de la moitié des jeunes de la génération Z estiment que la technologie les rend plus productifs. Par conséquent, les organisations doivent se montrer attentives aux nouvelles technologies et à l’impact qu’elles auront sur les employés de demain.

Une connectivité accrue sur le lieu de travail permet de prendre des décisions plus rapidement et d’accomplir des tâches en moins de temps qu’il en fallait auparavant. Il y a toutefois un inconvénient : les flux d’informations incessants et les notifications instantanées, parfois sources de distraction et de déconcentration.

Alors, comment mettre la connectivité au service de la productivité de votre entreprise ?

Des réunions physiques aux réunions virtuelles...

Il fut un temps où rencontrer un client ou assister à un séminaire revenait à prendre le train ou l’avion. Les voyages restent une perte de temps et d’argent, surtout si les employés doivent passer la nuit sur place.

Mais aujourd’hui, vous pouvez organiser des vidéoconférences et des webinaires avec seulement un appareil mobile et Internet pour communiquer partout dans le monde. Les décideurs peuvent collaborer plus facilement. Les équipes peuvent terminer les projets avant la date prévue.

En outre, dès lors que vous fixez les mêmes objectifs clairs aux équipes qui travaillent à distance qu’à celles en présentiel, vous pouvez réaliser des gains de temps importants et augmenter la productivité.

Du fax au cloud...

Dans les années 1980, les fax représentaient une véritable révolution. Pouvoir transmettre des documents sur une ligne téléphonique nous a époustouflés.

Le seul problème était que vous deviez vous mettre au-dessus de la machine pour vous assurer que le fax avait bien été envoyé (puis le renvoyer dans le cas contraire), au lieu de vaquer à d’autres tâches.

Vous pouvez désormais partager des documents dans le cloud afin que tout le monde puisse les lire ou les modifier ensemble. Vous pouvez même les envoyer par e-mail, mais ce n’est pas parce que vous pouvez envoyer un e-mail que vous devez nécessairement le faire. Dans certains cas, d’autres moyens de communication pourraient s’avérer plus rapides et plus productifs.

Des mémos aux notifications instantanées...

Auparavant, il fallait taper le mémo, l’imprimer et le distribuer à la main. Plus maintenant ! Vous pouvez publier votre mémo sur l’intranet ou le portail de l’entreprise, ou bien le partager via une plate-forme de communication comme Workplace.

Il est important de partager régulièrement les dernières actualités afin de tenir les employés informés de ce qui se passe. Par exemple, le fil d’actualité dans Workplace vous permet d’éviter de bombarder le personnel de notifications.

Le système de machine learning fait apparaître les actualités les plus pertinentes pour les utilisateurs. En outre, les employés peuvent choisir de recevoir seulement les annonces ou les publications les plus importantes.

Des appels téléphoniques aux messages instantanés...

Autrefois, si vous aviez besoin de contacter un collègue, vous l’appeliez et, s’il n’était pas là, vous deviez lui laisser un message.

Autrement dit, il fallait parfois plusieurs jours pour contacter quelqu’un. Aujourd’hui, il vous suffit de lui envoyer un message depuis votre bureau ou en déplacement.

Près de la moitié des employés déclarent que les outils de messagerie instantanée sur le lieu de travail contribuent à accroître la productivité. L’astuce consiste à utiliser la technologie de messagerie de manière à minimiser les distractions, par exemple en désactivant les notifications pop-up ou en activant le mode Ne pas déranger.

Du bureau au télétravail...

Grâce à Internet, travailler ne se limite plus à rester assis derrière un bureau ou à être présents à l’entrepôt. Cela peut avoir du bon. Les espaces de travail ouverts et les lieux bruyants peuvent facilement causer des distractions.

Les employés à distance peuvent travailler au calme chez eux ou à l’endroit de leur choix. De plus, s’ils rencontrent un problème, ils peuvent contacter quelqu’un via la messagerie instantanée ou partager leur écran afin de trouver rapidement une solution.

De la connectivité à la productivité ?

L’argument selon lequel une meilleure connectivité facilite le travail est difficile à réfuter. Le test consistera à déterminer dans quelle mesure les outils de communication et de collaboration nous aident à trouver le juste milieu entre « toujours actif » et « ne pas déranger ».

Toutefois, si elle est correctement mise en œuvre, cette solution pourrait permettre à chacun de trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et de gagner en productivité.

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