Résolution de problèmes : comment le partage de connaissances booste l’efficacité
Nous expliquons en quoi les bonnes pratiques de partage de connaissances peuvent améliorer votre recherche de documents, vous rendre plus efficace et vous aider à suivre les informations dont vous avez besoin.
Lew Platt, PDG de Hewlett Packard, a prononcé cette phrase célèbre : « si seulement HP savait ce que HP sait, nous serions 3 fois plus productifs ». En disant cela, il faisait allusion à la gestion des connaissances, soit la manière dont les entreprises organisent les connaissances et y accèdent. Toutes les organisations, peu importe leur taille, disposent d’une quantité astronomique d’informations concernant les processus, les projets et la structure de l’entreprise. Ce type d’informations facilite souvent les tâches ardues, mais la difficulté réside dans la capacité à les trouver et à s’en servir.
Obstacles au partage de connaissances
Plusieurs facteurs peuvent empêcher le partage d’informations au sein d’une organisation.
Renouvellement du personnel. Sans processus pour consigner les connaissances de chacun·e, celles-ci seront perdues à chaque départ.
Les personnes qui gardent des connaissances pour elles ne donnent pas envie aux autres de partager les leurs
Rétention d’informations. Cela peut se produire dans le cas où certain·es refusent de partager leurs connaissances, pour une raison ou pour une autre, que ce soit pour consolider leur position ou car aucune culture de partage de connaissances n’existe dans l’organisation. Peu importe la raison, un cercle vicieux en résulte. Les personnes qui gardent des connaissances pour elles ne donnent pas envie aux autres de partager les leurs.
Mauvaise organisation. Vos systèmes hors ligne et en ligne contiennent probablement un grand nombre d’informations utiles, mais méfiez-vous des recherches de documents sans résultat. Si vous n’organisez pas ces informations d’une manière qui permet à tous·tes de trouver rapidement ce dont elles et ils ont besoin, vous constaterez des tâches en double et une baisse de la productivité.
Outils obsolètes. Les outils de partage de connaissances que vous utilisez depuis quelques années peuvent ne plus faire l’affaire aujourd’hui. Les nouvelles arrivantes et les nouveaux arrivants dans le monde du travail s’attendent à pouvoir communiquer de manière instantanée dans le cadre de leur travail comme dans leur vie privée.
93 % des membres de la génération Y indiquent que l’emploi des dernières technologies est primordial pour un lieu de travail moderne. Ainsi, si vous ne disposez pas de technologies leur permettant de partager facilement leurs connaissances, il se peut qu’ils ne le fassent pas.
Manque de culture de partage de connaissances. Votre organisation encourage-t-elle une culture axée sur l’ouverture ? Si vos employé·es n’ont pas accès aux outils adéquats ou n’ont pas l’impression que le partage fait partie intégrante de leur emploi, elles et ils peuvent se montrer moins enclin·es à partager des informations.
Comment faciliter le partage de connaissances
Donnez à chacun·e des opportunités de partage. Le partage ne doit pas avoir lieu uniquement une fois par an en cas d’absence. Encouragez vos employé·es à parler ensemble et à collaborer, que ce soit en face à face autour d’un café, ou par le biais d’autres outils de communication et de collaboration.
Les outils de partage de connaissances que vous utilisez depuis quelques années peuvent ne plus faire l’affaire aujourd’hui
Par exemple, l’utilisation de Workplace Chat permet le partage de connaissances en temps réel. Tout le monde peut partager des liens vers des documents pertinents via les intégrations de partenaires comme Sharepoint ou Quip. Il est possible de faire un rapide point instantané pendant lequel les collaborateur·ices peuvent échanger via un appel vocal ou vidéo HD.
Elles et ils peuvent également utiliser les groupes de projet secrets ou privés comme référentiel central pour les différents sujets et processus. Ces groupes peuvent devenir l’endroit dédié au partage de connaissances et remplacer les recherches de document chronophages et ne donnant pas de résultats.
Rendez les informations accessibles. Enregistrez vos documents de manière logique et assurez-vous qu’ils sont accessibles à celles et ceux qui peuvent en avoir besoin.
Partagez les connaissances concernant les processus et les outils. Une recherche rapide permet de gagner du temps. Vos employé·es en seront capables si vous organisez vos systèmes de manière efficace et que chacun·e connaît leur emplacement et leur fonctionnement. N’hésitez pas à organiser des formations si besoin.
Jouez la carte de la simplicité. Utiliser les bons outils de communication peut aider. Les plateformes comme Workplace facilitent la recherche de documents et s’intègrent à d’autres logiciels permettant un partage de connaissances utiles et à jour.
Elles utilisent également des outils familiers et simples d’utilisation, grâce auxquels vos équipes peuvent directement commencer à partager leurs connaissances.
