Les avantages des bots pour votre entreprise

Nous avons vu dans quelle mesure les bots allègent le travail. Voici cinq façons concrètes dont ils peuvent vous simplifier la vie au travail.

Les bots commencent à devenir des collègues très appréciés sur le lieu de travail. Ce sont des collaborateurs numériques capables de régler les petits problèmes qui nuisent à la productivité de votre entreprise et lui coûtent de l’argent. Il s’agit de solutions toutes simples qui rendent vos tâches un peu plus agréables, comme par magie, et vos workflows un peu moins pénibles. En quoi consistent-ils exactement ?

Qu’est-ce qu’un bot ?

Un bot est une application logicielle conçue pour imiter le comportement des êtres humains. Il peut libérer les employé·es pour leur permettre de concentrer leur temps et leur énergie sur des tâches plus créatives et plus pertinentes. Les tâches pour lesquelles vous les avez recruté·es en réalité et pas celles qui ne cessent de se rajouter.

C’est peut-être la raison pour laquelle plus de 60 % des entreprises au Royaume-Uni estiment que les bots joueront un rôle important au sein de leur organisation dans les cinq prochaines années et près d’un tiers envisage de les introduire dans les 12 mois à venir.

Solution prête à l’emploi ou développée par vos soins

Les bots intégrés aux plateformes comme Workplace peuvent améliorer considérablement les workflows. Vous pouvez commencer par utiliser un bot préconçu ou créer le vôtre en fonction de la solution dont vous avez besoin.

Grâce à des intégrations personnalisées, vous pouvez créer des bots qui interagissent directement avec les personnes dans les groupes Workplace et Workplace Chat. Ces bots peuvent publier automatiquement du contenu dans des groupes, répondre à des questions ou aimer des publications. Ils peuvent aussi discuter avec des personnes en temps réel ou traiter des demandes au moyen d’éléments de conversation structurés comme des réponses rapides et des menus fixes.

Les outils d’automatisation de Workplace peuvent aider les organisations à gérer une variété de tâches. En voici quelques exemples :

Aider les organisations à intégrer de nouvelles recrues

Il est parfois difficile de commencer un nouveau travail, car cela implique d’absorber d’énormes quantités d’informations. Les bots de Workplace peuvent aider la ou le professionnel·le RH. Ils peuvent accéder aux informations RH relatives aux nouvelles recrues stockées dans le référentiel centralisé de votre organisation et leur proposer au compte-gouttes des ressources utiles pour simplifier systématiquement leur intégration. Les bots peuvent également attirer l’attention sur des formations pertinentes et planifier automatiquement des sessions pour les nouvelles recrues.

La société d’études de marché Critical Mix utilise un bot appelé Aime pour fournir aux nouvelles recrues tous les documents dont elles ont besoin via Workplace Chat. Si elles demandent de l’aide, ce bot peut communiquer avec elles au moyen des formulaires.

Les services informatiques se retrouvent souvent inondés de demandes de résolution de problèmes ou de réparation de machines. Le fait de décharger ces équipes d’une partie des tâches non urgentes en les automatisant peut être très utile.

Un bot pour centre d’assistance informatique peut créer un ticket d’intervention directement depuis une publication Workplace. Le bot affichera un numéro de ticket et enverra ses commentaires lorsque le statut aura été mis à jour ou que la tâche aura été fermée. Il peut également gérer des tâches d’assistance de base, telles que la réinitialisation des mots de passe.

Permettre aux personnes d’accéder aux bonnes informations RH

Qu’une personne souhaite connaître le nombre de jours de congés annuels qu’il lui reste ou retrouver le mot de passe WiFi de la salle de conférence, il y a toujours des questions auxquelles votre organisation doit répondre.

Contrairement à votre personnel RH qui ne peut pas être présent 24 h/24 et 7 j/7 pour s’en charger, les outils automatisés capables de traiter une variété de tâches RH sont toujours disponibles. Cela permet non seulement d’améliorer l’expérience de vos employé·es, mais également de réduire le nombre d’e-mails et d’appels téléphoniques, ainsi que de simplifier les workflows dans votre organisation.

Vous pouvez saisir une réponse aux questions RH les plus fréquentes dans une base de données de questions/réponses, ce qui permet au bot de proposer aux employé·es des solutions instantanées. Les bots peuvent également stocker des politiques et des règles pour pouvoir s’y reporter facilement.

Ajouter un peu de magie aux tâches sans intérêt

Certaines des tâches routinières à effectuer chaque jour ne seront jamais les plus agréables, mais il n’y a pas de raison qu’elles soient aussi pénibles. Par exemple, une automatisation peut rendre des tâches telles que l’identification et la réservation de créneaux horaires pour des réunions et des évènements bien plus intuitives.

Les bots d’automatisation de Workplace peuvent planifier des réunions et gérer votre calendrier à votre place via Workplace Chat. Il suffit de faire une demande de nouvelle réunion et de sélectionner les participant·es pour que le bot commence à vérifier les calendriers de tout le monde afin de trouver des créneaux disponibles permettant de regrouper le plus grand nombre.

Le bot enverra également des rappels ou des notifications peu de temps avant le début de la réunion pour que personne n’oublie d’y assister. Si les réunions ont lieu à l’extérieur, les bots peuvent fournir des indications sur l’itinéraire.

Résultat : moins d’appels téléphoniques, des taux de fermeture des tickets plus élevés et des parties prenantes plus heureuses.

Aider les dirigeants à prendre le pouls de leur organisation

Les bots peuvent également être utilisés pour mettre un peu d’ambiance sur le lieu de travail et interagir avec les employé·es. Par exemple, Surveybot peut réaliser des sondages instantanés via Workplace Chat et analyser les réponses en temps réel.

Ennismore, le développeur de solutions hôtelières, possède un bot « Ennismore Hero », qui permet aux personnes de voter pour l’employé·e du mois sur leur site. Les votes sont ensuite comptabilisés et affichés dans Google Sheets au moyen d’une autre intégration.

Les articles suivants pourraient également vous intéresser :

• Techniques de gestion du temps
• Comment améliorer votre propre productivité
• Gestion de la productivité : de quoi s’agit-il et comment impacte-t-elle la productivité de l’équipe ?