Étant chargées, entre autres, du recrutement, des avantages sociaux, de l’hygiène et de la sécurité, les équipes RH doivent être présentes sur tous les terrains. De plus, elles réalisent souvent toutes ces actions à l’aide de différents systèmes pour chaque fonction.

Seuls 17 % des organisations disposent d’une stratégie pour l’intégration d’applications RH selon le sondage sur les systèmes RH 2017-2018 de Sierra-Cedar.

Comment fluidifier ces processus ? Une solution est l’utilisation d’outils d’automatisation qui s’intègrent aux applications que vous utilisez déjà. Voici comment l’utilisation de Workplace peut faciliter ces 8 tâches RH.

1. Intégration

L’intégration de nouvelles recrues au sein de votre organisation et de votre culture d’entreprise peut s’avérer chronophage. Éliminez la paperasse inutile : utilisez les groupes Workplace pour transmettre à vos employé·es les informations liées à leur intégration.

Une fois que vos nouvelles recrues sont dans le groupe, les publications épinglées peuvent vous aider à leur indiquer les informations vraiment importantes pour se mettre à jour.

En épinglant des conversations en haut de leur boîte e-mail, les personnes peuvent désormais facilement les parcourir sans manquer de contexte.

Cela minimisera également le temps qu’elles passent à chercher leurs contacts. Ainsi, la prise de décision est accélérée et les nouvel·les et ancien·nes membres du personnel sont plus productif·ves.

Utiliser Workplace peut également vous permettre de commencer le processus d’intégration plus tôt. Chez Larsen & Toubro Infotech, les étudiant·es sont intégré·es au sein d’un groupe inter-entreprise pour qu’elles et ils en sachent plus sur l’entreprise et puissent poser des questions aux autres employé·es sur le travail dans l’organisation. Cela permet de nourrir leur intérêt jusqu’à leur date de début.

Utiliser Workplace peut aider à maintenir l’engouement des nouvelles recrues jusqu’à leur date de début et au-delà

De plus, les bots comme Libby peuvent également aider les nouvelles recrues à prendre leurs marques. Les bots automatisés peuvent répondre aux questions répétitives que les personnes posent tout le temps, par exemple celles concernant le mot de passe Wi-Fi ou le numéro de l’imprimante. Vos nouvelles recrues pourront se focaliser l’essentiel.

2. Programmes de mentorat

Faciliter le mentorat sur le lieu de travail prouve que vous vous souciez de l’accompagnement des nouvelles recrues. De plus, les employé·es de plus longue date peuvent aussi bénéficier de l’aide d’un·e employé·e confirmé·e respecté·e (partage d’idées et formation à de nouvelles tâches).

Le mentorat peut aussi bien se faire en ligne qu’en face à face. Vous pouvez créer des groupes privés sur Workplace qui serviront d’espace de confiance où mentors et mentoré·es pourront tisser des liens.

L’intégration Cortado pour Workplace simplifie le processus en connectant les collègues les un·es aux autres selon les centres d’intérêt et les objectifs liés à leur carrière.

3. Actualités de l’entreprise et annonces de mises à jour de politiques

L’intranet de votre entreprise ne vous convient pas et son contenu est peu utilisé ? Grâce au fil d’actualité, assurez-vous que les personnes voient et interagissent avec vos annonces importantes et les informations récentes concernant l’entreprise. Il permet également à vos équipes RH de recueillir des commentaires en temps réel sur le sentiment du personnel relatif à la direction de l’entreprise.

Il s’agit aussi d’une solution pratique pour votre personnel de terrain : il peut utiliser l’application mobile pour lire les actualités et les informations récentes concernant l’entreprise lors de ses déplacements.

4. Surveillance des niveaux d’engagement

Workplace peut fournir des insights intéressants concernant l’engagement du personnel que les e-mails ne permettent simplement pas d’obtenir. Vous pouvez utiliser les analyses du tableau de bord pour surveiller l’activité des groupes, qui reflète à son tour l’engagement global à l’échelle de l’entreprise.

Ces outils vous permettent de prendre le pouls de votre organisation de façon plus régulière

Vous pouvez réaliser des sondages rapides en créant vos propres bots pour interroger votre personnel sur son état d’esprit ou créer un sondage dans un groupe. De plus, vous pouvez aisément tirer profit des intégrations avec des applications comme Survey Monkey afin de prendre le pouls de votre organisation de façon plus régulière.

5. Tests de nouvelles idées

Workplace Chat est le lieu idéal pour demander directement l’avis de vos employé·es. Vous pouvez solliciter des réponses sur tous les sujets, aussi bien les initiatives en matière d’avantages sociaux que vous souhaitez implémenter que le type d’activité sociale professionnelle qu’elles et ils préfèrent.

Vous découvrirez qu’une fois que vous commencez un fil de discussion, les personnes s’inspireront des commentaires des autres, et les discussions évolueront pour vous fournir des informations encore plus intéressantes.

6. Suivi de la sécurité des employé·es

Si une urgence survient et que vous devez vérifier que tout le monde est en sécurité, il peut souvent s’avérer difficile de contacter rapidement les personnes. Safety Officer résout ce problème.

Cette fonctionnalité vous permet d’envoyer des alertes à des groupes Workplace afin que les employé·es puissent répondre rapidement à l’aide d’un clic pour partager leur statut, vous informer qu’elles et ils sont en sécurité ou qu’elles et ils ont besoin d’aide.

Il s’agit également d’un outil utile pour les exercices d’évacuation en cas d’incendie dans les grandes entreprises qui nécessitent de comptabiliser des centaines de personnes au même endroit. Vous pouvez vous inscrire pour obtenir un accès anticipé à Safety Check ici.

7. Gestion des demandes de congés

Gérer toutes les demandes de congés peut s’avérer un défi pour les équipes RH.

Les intégrations Workplace pour des logiciels tels que Kronos peuvent considérablement faciliter la prise de congés pour le personnel et réduire la charge administrative de votre équipe RH. À l’aide d’un bot d’assistance virtuelle, les gestionnaires peuvent examiner, approuver ou refuser les demandes de congés, et ainsi simplifier un processus fastidieux.

8. Réponses aux questions relatives à la paie

La plupart du temps du service RH peut être consacré à répondre aux questions relatives aux problèmes de paie. Pourquoi ne pas l’automatiser ? Les outils d’automatisation peuvent significativement réduire le nombre d’e-mails et d’appels que votre équipe RH traite. Prenez ADP Virtual Assistant, par exemple.

ADP Virtual Assistant s’intègre désormais à Workplace Chat pour que le personnel puisse accéder facilement et à la demande aux informations de paie et RH les concernant, directement dans Workplace. L’ensemble de votre organisation dispose aussitôt de toutes les clés nécessaires pour prendre des décisions mieux éclairées plus rapidement.

De plus, comme avec nombre de ces astuces, vous pouvez atteindre tous ces résultats avec peu ou sans effort supplémentaire de la part des RH.

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