S’organiser au travail : le mirage du multitâche

En général, la capacité à gérer plusieurs tâches à la fois est valorisée. Mais est-ce vraiment la meilleure manière de travailler ? Nous nous penchons sur ce qu’implique vraiment le multitâche et sur la gestion de charges de travail variées.

COMMUNICATION D’ENTREPRISE | TEMPS DE LECTURE : 10 MINUTES
how to be more organized at work - Workplace from Meta

Commençons par clarifier une chose : personne n’est vraiment multitâche. On admire souvent les collègues qui jonglent avec plusieurs tâches. Et on peut être impressionné·es par les ados qui semblent publier sur les réseaux sociaux, regarder des vidéos et envoyer des messages instantanés tout en faisant leurs devoirs. Mais les neurosciences sont formelles : malgré les apparences, il est impossible de faire plus d’une chose à la fois.

Comme l’explique Nancy K. Napier dans Psychology Today, quand on semble travailler sur plusieurs choses à la fois, en réalité, on passe très rapidement de l’une à l’autre. Et ce n’est pas toujours la méthode la plus efficace.

Multitâche et cerveau

Multitâche et cerveau

À chaque passage d’une tâche à une autre, un processus d’arrêt et de redémarrage s’enclenche dans le cerveau. Pour améliorer son organisation au travail, mieux vaut bien comprendre ce processus.

Pour changer de tâche, le cerveau doit faire plusieurs choses. Il doit :

  • choisir de changer de tâche ;
  • désactiver les règles cognitives de la tâche de départ ;
  • activer les règles cognitives de la tâche d’arrivée.

Même si cela ne représente que quelques fractions de seconde, ce temps peut être crucial dans certains cas, notamment pour les tâches très complexes ou inhabituelles. C’est le cas, par exemple, d’une personne qui utilise son téléphone au volant tout en changeant de voie, ou encore d’une autre qui essaie d’écouter une présentation tout en consultant ses e-mails sur son ordinateur portable.

Efficacité et productivité

Efficacité et productivité

Les psychologues qui étudient le multitâche ont conclu que ce mode de travail n’était pas très efficace. Le temps perdu et la charge cognitive sont trop importants. Selon des estimations, le fait de jongler avec différentes tâches peut entraîner une productivité jusqu’à 40 % moins importante. De plus, les études montrent que la capacité de concentration est inférieure quand on fait plusieurs choses à la fois au lieu d’une seule.

De meilleures méthodes de travail

De meilleures méthodes de travail

Étant donné les inconvénients possibles en matière de productivité et d’efficacité, devez-vous demander à votre personnel de jongler entre plusieurs tâches ? Ou existe-t-il de meilleures manières d’organiser son travail ?

Il y a fort à parier que donner à votre personnel le temps et les conditions pour terminer une tâche avant de passer à la suivante lui permettrait d’être plus efficace. Vous pouvez aussi lui fournir des outils qui minimisent la charge cognitive. Les plateformes comme Workplace de Facebook s’intègrent facilement aux autres outils que vous employez tous les jours pour éviter la perte de concentration résultant du passage d’une plateforme à une autre.

Les e-mails peuvent aussi constituer une grande source de distraction, car les employé·es reçoivent de nombreux messages non pertinents. En utilisant des groupes dans Workplace, vous avez l’assurance que les membres de votre personnel ne reçoivent que des messages en rapport avec leur projet en cours.

Enfin, vous pouvez montrer l’exemple. S’il vous voit vous consacrer pleinement à vos propres tâches, votre personnel pourrait bien faire de même.

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