Les réunions sont chronophages. En effet, un·e directeur·ice ou un·e responsable passe en moyenne 2,5 heures par semaine à assister à des réunions peu productives. S’agit-il d’une perte de temps pour tout le monde ? Nous examinons l’impact des réunions sur la productivité des entreprises et réfléchissons à la meilleure manière de les rendre plus efficaces.

Les réunions peuvent être essentielles à la collaboration, au partage d’idées et d’informations avec les membres de l’équipe, ainsi qu’au suivi de l’engagement des employé·es. Mais le fait de réunir tout le monde dans une même pièce peut provoquer toutes sortes de désagréments. Bien que généralement motivées par de bonnes intentions, les réunions auront souvent davantage tendance à nuire à la productivité de l’entreprise qu’à l’améliorer.

Voici quelques questions que vous pouvez vous poser avant d’organiser une réunion pour déterminer si elle est nécessaire et quelles alternatives pourraient être envisagées.

Savez-vous ce que vous attendez de la réunion ?

Souhaitez-vous partager des idées, prendre une décision sur un projet, ou bien élaborer un plan d’action ? Quel est votre objectif final ?

Lorsque vous aurez établi l’objectif de la réunion, déterminez si elle peut être organisée virtuellement. Vous pouvez avoir recours à une discussion vidéo de groupe pour faire participer celles et ceux qui ne se trouvent pas à proximité. Les discussions de groupe en ligne peuvent également vous aider à prendre des décisions sans nuire à la productivité de l’entreprise.

Les réunions virtuelles sont également pratiques pour garder un œil sur ce qui se dit. Vous avez la possibilité d’enregistrer la discussion sur la plateforme pour que chacun·e puisse s’y référer sans avoir à consigner tous les points abordés.

Bien entendu, lorsqu’il s’agit de questions sensibles, il est préférable d’organiser des réunions en présentiel.

Quand la réunion doit-elle avoir lieu ?

Il est souvent difficile de fixer une date de réunion qui convient à tout le monde. Les appels clientèle, les échéances sans cesse changeantes et les outils parfois défaillants ont une fâcheuse tendance à venir compliquer les choses.

Veillez à planifier la réunion suffisamment en avance pour que le plus de personnes possible puissent y assister. Vous pouvez également essayer d’utiliser une alternative numérique comme Workplace de Facebook, où le projet en cours ou la discussion d’équipe permet aux participant·es de rejoindre et de quitter la conversation comme bon leur semble.

Existe-t-il un autre moyen d’organiser la réunion ?

L’accès aux plateformes et applications de communication permet aux membres de rester en contact peu importe où ils se trouvent, tout en améliorant l’efficacité de l’équipe.

Avant de planifier une réunion en présentiel, posez-vous les questions suivantes. Si la réunion n’a pas lieu, que manquerez-vous ? Les membres de l’équipe peuvent-ils utiliser une autre plateforme pour discuter d’un projet, d’une idée, d’une décision ou d’un processus ?

Si les personnes concernées sont d’accord pour discuter d’un sujet via un support numérique sans interrompre leur travail (et nuire à l’efficacité de l’équipe), vous avez votre réponse. Une réunion en présentiel n’est probablement pas nécessaire.