Un vendredi après-midi de mars, peu avant 15 h, la terre a tremblé à 29 km au large de la côte est du Japon. Le tsunami a parcouru 10 km pour déferler sur la préfecture d’Iwate, dans la région du Tōhoku, et a atteint jusqu’à 40 m de haut. La force exercée était telle qu’elle a modifié l’axe de rotation de la Terre.

Cette catastrophe a eu des conséquences désastreuses, comme la fusion des cœurs de trois réacteurs de la centrale nucléaire de Fukushima. Le premier réflexe des personnes sur place a alors été de s’assurer que leurs proches étaient sains et saufs, et de s’informer.

Beaucoup ont utilisé Facebook pour maintenir le contact avec les personnes qui leur sont chères.

Inspiré·es par leurs expériences personnelles, des ingénieur·es de Facebook au Japon ont mis au point un forum simple permettant de contacter ses ami·es et sa famille dans les zones en crise. En 2014, ce forum est devenu un produit opérationnel.

Safety Check Facebook permet, en cas de crise, de faire savoir simplement à vos ami·es et à votre famille que vous êtes en sécurité, et de prendre des nouvelles des autres dans les zones concernées.

Accélérer la communication en temps de crise

Au cours des quatre dernières années, des millions de personnes dans l’adversité ont utilisé Safety Check Facebook pour rassurer leurs proches.

Et cette tendance ne semble pas s’essouffler : rien qu’en 2018, cette fonctionnalité a été activée plus de 2 000 fois. Comme l’affirme le DSI de Facebook Atish Banerjea : « Il était important de proposer cette fonctionnalité dans Workplace. »

Safety Check est d’ailleurs la fonctionnalité la plus demandée par notre clientèle.

En cas d’urgence, il est crucial de réagir vite. Mais nos propres expériences nous ont démontré que les outils actuels de gestion de crise à grande échelle sont trop lents et fastidieux pour l’environnement de travail contemporain.

Même les meilleurs produits du marché ont souvent recours à des feuilles Excel ou des appels téléphoniques pour tenter de localiser les personnes. Comme constaté sur Facebook, pour être efficace, un système doit être rapide, fluide et sûr.

Voilà pourquoi nous annonçons aujourd’hui le déploiement de Safety Check pour Workplace, qui permet aux organisations de localiser leurs collaborateur·ices en temps de crise et de les aider.

« Avec Safety Check pour Workplace, nous permettons aux entreprises d’informer leur personnel au sujet d’une situation d’urgence en temps réel. Nous mettons rapidement en contact les personnes qui ont besoin d’aide avec celles qui peuvent en fournir dans votre entreprise. »

Avec Safety Check, en cas de crise, les organisations peuvent savoir qui est potentiellement touché, envoyer des notifications variées et suivre les réactions du personnel.

Et dans ce contexte, cette fonctionnalité conçue pour le mobile permet de gagner du temps. Comme l’explique Kyle Walsh, Global Security Operations Manager chez Facebook : « Avec Safety Check pour Workplace, il suffit de quelques heures, ou même quelques minutes, pour mener à bien un processus qui prenait autrefois des jours, voire des semaines. »

Comment ça marche ?

En cas de crise, la direction de l’entreprise, via son admin Workplace, pourra activer Safety Check et envoyer des notifications à sa communauté d’employé·es pour savoir qui est en sécurité et qui a besoin d’aide. Ce processus compte trois étapes.

Localisation : il est essentiel d’identifier les personnes directement concernées par l’urgence en question. Nous avons donc conçu différentes manières d’importer les données relatives aux employé·es que l’entreprise cherche à contacter.

Il peut s’agir de groupes Workplace (par exemple, un groupe d’informations pour le personnel d’une ville qui fait face à une situation de crise), d’informations relatives à la localisation du personnel dans l’outil Workplace de l’organisation, ou d’une feuille de calcul classique, avec une liste de noms.

Notification : une fois les personnes concernées identifiées, il faut pouvoir les contacter de différentes manières. Selon nos études, les bots Workplace Chat sont les plus efficaces.

Mais comme toutes les organisations ne disposent pas forcément de cette fonctionnalité, nous fournissons également des options plus basiques comme les notifications dans Workplace Chat et les messages automatiques.

Ils apparaissent tout en haut du fil d’actualité Workplace, aux côtés des e-mails et d’éventuels textos. Toutes ces options seront disponibles sur ordinateur et sur appareil mobile.

Itération : et si une personne contactée ne répond pas ? Vous devez pouvoir réessayer, à plusieurs reprises. Nous avons donc créé un tableau de bord en temps réel montrant le statut des employé·es et l’historique des tentatives de contact.

Les admins pourront également consulter les coordonnées de la personne, ainsi que le nom de leur responsable et de leurs collègues direct·es.

Safety Check appliqué à Delta Air Lines

Delta Air Lines prend part au test bêta de Safety Check pour Workplace. L’entreprise voit déjà un grand intérêt dans le déploiement de cette fonctionnalité à l’échelle mondiale, car elle s’inscrit dans ses initiatives visant à prendre soin de ses employé·es, avec l’aide de Workplace.

Delta Air Lines a utilisé Safety Check pour assurer la sécurité de son personnel lors de crises survenues récemment, comme l’ouragan Florence ou encore le tremblement de terre sur Hokkaido, au Japon.

Safety Check a été choisi pour sa facilité d’utilisation, sa fiabilité et la variété de ses modes de contact, notamment mobiles : via la discussion, sur l’application Workplace ou par e-mail.

Transformer les entreprises en communautés

Comme l’explique Monica Adractas, Director of Customer Growth chez Workplace : « Notre but, chez Workplace, est d’aider les entreprises et les organisations à développer de vraies communautés dans l’environnement professionnel. Cela implique de pouvoir localiser nos employé·es et de savoir s’ils et elles vont bien. Ces personnes sont-elles en sécurité en cas de crise ? »

Idéalement, Safety Check ne serait jamais utilisé. Mais nous avons à cœur de rendre les communautés de travail plus connectées et résilientes dans les moments critiques.

Safety Check pour Workplace sera disponible dans les mois à venir.