8 conseils pour améliorer la productivité au travail

C’est très bien de parler de l’amélioration de l’efficacité et de la productivité au travail. Mais comment s’y prendre ? Fini la procrastination avec ces 8 astuces.

1. Allez droit au but
2. Abandonnez les horaires de travail rigides de 9 h à 17 h
3. Définissez des échéances
4. Investissez dans une technologie plus performante
5. Encouragez les employé·es à travailler en équipe
6. Améliorez la convivialité de l’environnement de travail
7. Trouvez le bon équilibre entre la macrogestion et la microgestion
8. Faites des réunions plus efficaces

Examinons de plus près chacun de ces éléments.

Les notifications, les e-mails et les appels téléphoniques qui ne sont pas pertinents pour les tâches à accomplir peuvent nuire à la productivité au travail. Mais ils permettent également aux employé·es de faire leur travail.

La technologie peut permettre de résoudre ce défi. Les organisations peuvent utiliser les outils de communication permettant aux employé·es de se concentrer sur les tâches importantes et d’éviter les distractions.

Par exemple, l’utilisation du fil d’actualité sur Workplace permet au machine learning de diffuser les informations importantes pour les employé·es. Ils et elles sont tenu·es au courant et évitent les distractions inutiles.

Chaque personne a sa propre horloge interne. Certaines personnes sont plus efficaces dès le matin, tandis que d’autres se sentent plus productives en fin de journée.

Exploitez ces différences. Mettez en place des horaires de travail flexibles dès que possible et laissez les employé·es travailler à distance quand ils et elles le souhaitent, même si ce n’est qu’un jour par semaine. Ils et elles peuvent ainsi travailler lorsque leur concentration est à son maximum.

Les échéances peuvent motiver les employé·es. Accomplir une tâche ou un projet avant une échéance peut encourager le personnel à travailler et à se concentrer.

Les managers ne doivent toutefois pas oublier que les échéances peuvent être stressantes si elles ne peuvent pas être tenues. Il est donc nécessaire de définir des échéances raisonnables.

Des études montrent qu’une technologie lente fait perdre 40 minutes à un·e employé·e par jour.¹Cela équivaut à quatre semaines de temps perdu par employé·e et par an.

Les employé·es ne peuvent pas être productif·ves si des systèmes techniques peu performants entravent continuellement leurs efforts. L’un des meilleurs moyens de stimuler la productivité au travail consiste à proposer des ressources informatiques efficaces : Une connexion Internet rapide, des ordinateurs avec suffisamment de mémoire RAM et des outils de collaboration réactifs.

Le remplacement de la technologie peut être coûteux mais il peut s’avérer rentable à long terme, car vous constaterez une nette amélioration de l’efficacité au travail.

Un meilleur travail d’équipe peut contribuer à accroître la productivité au travail. Le fait de travailler seul·e peut être démotivant. Il est donc important de permettre aux employé·es de partager leurs idées et leurs avis. La recette est simple : une cohésion d’équipe réussie = des employé·es heureux·ses. Des employé·es heureux·ses = une meilleure productivité.

Une plateforme de messagerie instantanée conviviale comme Workplace Chat peut booster la productivité. Elle permet aux employé·es de communiquer entre eux et elles sans perdre de temps avec les e-mails.

Ils et elles peuvent même valider le travail à l’aide d’un simple pouce levé ou d’un GiF. Les équipes peuvent utiliser les groupes de projet pour se réunir en ligne et trouver plus rapidement des réponses à leurs questions.

Les employé·es ne veulent pas travailler dans un environnement morne, étouffant ou inconfortable. La température, la ventilation, la lumière et le mobilier ont tous un impact sur la productivité et l’efficacité au travail.

Les nouvelles technologies et l’aménagement moderne de l’espace de travail vont de pair pour encourager de nouveaux comportements chez les employé·es.

Mais même dans ce cas, il est essentiel de respecter les règles de base. La température de travail optimale est d’environ 20 degrés Celsius. Fournissez l’équipement, les chaises et les espaces de travail adéquats pour éviter les problèmes de dos et de cou qui entravent la productivité.

Les employé·es doivent être guidé·es par leur responsable, mais ils et elles doivent aussi réaliser leurs missions.

Permettre à chacun·e de gérer son temps et ses ressources est le meilleur moyen d’accroître la productivité.

Ainsi, ils et elles se sentent plus en contrôle, plus détendu·es et plus enclin·es à mieux travailler. Faites confiance aux décisions prises par vos employé·es. Ils et elles se sentiront valorisé·es.

Conseil de spécialiste : faites des réunions plus efficaces

Les réunions peuvent être essentielles pour partager des idées et informer l’équipe, mais elles peuvent aussi être une énorme perte de temps. Celles que vous organisez sont-elles vraiment nécessaires ou sont-elles devenues une habitude ?

La technologie peut être un élément clé d’une stratégie de réunion efficace et permettre aux équipes d’organiser des réunions plus pertinentes. Grâce aux bots et à l’automatisation, plus besoin de réunion matinale de l’équipe de projet. De plus, un suivi par le biais d’un groupe ouvert ou de projet peut être bien plus efficace qu’une longue réunion individuelle.

Ces conseils peuvent constituer des moyens plus faciles et plus pertinents pour accroître la productivité au travail et accomplir davantage de tâches.

Les articles suivants pourraient également vous intéresser :

• Techniques de gestion du temps
• Comment améliorer votre propre productivité
• Gestion de la productivité : de quoi s’agit-il et comment impacte-t-elle la productivité de l’équipe ?