Line Oddekalv a dirigé l’équipe chargée du déploiement de Workplace chez Elkjop et a joué un rôle majeur dans la transformation à laquelle Workplace contribue.

D’après elle, quel est le changement le plus important depuis l’utilisation de Workplace ?

« C’est difficile d’en choisir un », dit-elle, avant d’affirmer qu’il s’agit probablement de la manière dont l’outil a révolutionné la communication au sein de l’organisation.

Impact immédiat

« Être capable d’entrer en contact avec tout le monde, en particulier lorsque vous n’aviez pas de moyen de communication avec les autres employé·es dans la même entreprise. Puis, soudain, c’est possible ! Nous obtenons une image. Nous voyons même nos visages grâce aux photos de profil. Nous pouvons communiquer en direct. »

L’impact de ces réactions immédiates et transparentes lors des conversations professionnelles est devenu tangible très tôt, lorsque le responsable de Line a posté son premier message sur un groupe Workplace.

« Lorsqu’il a constaté la vitesse à laquelle les employé·es le voyaient, le nombre de réactions et de pouces levés, il a été impressionné ! Je pourrais dire qu’il a eu une révélation. Et, lorsque votre responsable a une idée pareille, vous êtes certain que ça va fonctionner. »

Pourquoi les retailers devraient utiliser Workplace

Il est capital de communiquer avec votre personnel de terrain et les intérimaires. Workplace vous permet de le faire rapidement et de manière efficace.

Puisque Workplace est convivial et conçu pour le mobile, les utilisateur·ices peuvent immédiatement entrer en contact avec le reste de l’entreprise, où qu’ils ou elles se trouvent. Le fil d’actualité leur permet de se tenir au courant des actualités de l’entreprise. Les discussions Workplace leur permettent de rester en contact avec les autres magasins, ou de renvoyer des suggestions et des commentaires directement depuis l’atelier.

De plus, l’outil possède de nombreux avantages pour les utilisateur·ices et l’entreprise. « Dès que vous arrivez à attirer l’attention du personnel de terrain et à les impliquer, vous obtenez les insights dont vous avez besoin pour gagner en pertinence. Vous serez également capable d’offrir un meilleur service à la clientèle, puisque ces personnes connaissent exactement ses besoins. »

L’utilisation de Workplace pour impliquer le personnel de terrain vous donne les informations dont vous avez besoin pour être plus pertinent.

Cela s’applique également au personnel travaillant en rotation et à temps partiel. « L’outil répond aussi très bien à ce cas de figure », affirme Line. « Tout le personnel ne travaille pas forcément aux mêmes horaires, et vous devez vous assurer que toute l’équipe a les mêmes informations. Grâce à Workplace, c’est possible. »

Comment les retailers devraient utiliser Workplace

La collecte de données est essentielle pour réussir le lancement. « D’abord, vous devrez recueillir des données dans toute l’entreprise. Des informations provenant de tous les services », précise Line. « Vous devez connaître les processus en place et les raisons pour lesquelles les équipes auront besoin de Workplace. »

Il est également très important d’intégrer les responsables dans le processus dès le premier jour. Il faut explorer les cas d’utilisation de chaque service afin de définir clairement les avantages de l’utilisation de Workplace. De cette manière, les responsables vous aideront à mener ce projet à bien et inciteront les interactions.

Résoudre les problèmes sur le terrain

Line partage un bon exemple de la manière dont Workplace permet de relever les défis propres au retail. La solution consiste à fournir des commentaires en magasin et à y donner suite.

« Parfois, les choses ne se déroulent pas comme prévu », confie-t-elle. « C’est peut-être dû à une erreur de prix sur un article ou à des informations inexactes sur un produit. Notre personnel sur le terrain est au courant de ces problèmes. Il peut le constater, et notre clientèle le leur dit. »

« Nous avons des groupes Workplace pour les commentaires. Il suffit de signaler le problème sur le groupe, et il est résolu immédiatement. Ce fonctionnement a eu un impact énorme sur l’entreprise. »

Historiquement, les retailers ont toujours eu du mal à signaler ces problèmes à la direction. Toutefois, ce n’est plus le cas avec Workplace. « Maintenant, nous avons des groupes Workplace pour les commentaires. Dès que vous remarquez quelque chose, il suffit de signaler le problème sur le groupe, et il est résolu immédiatement. Ce fonctionnement a eu un impact énorme sur l’entreprise. »

Améliorer l’intégration, les bots et la formation

Nous sommes ravis de savoir que Line et son équipe n’en sont qu’à leurs débuts et ont de grands projets quant à l’utilisation de Workplace.

« Il y a tellement de choses que nous pouvons faire ! Nous allons introduire plusieurs bots, y compris un bot d’inventaire. » Ce projet leur permettra d’automatiser encore davantage les processus de gestion de stock et d’inventaire.

« Nous voulons également un bot qui rappelle aux employé·es l’existence de programmes de cours ou de formations en ligne auxquels ils ou elles n’ont pas encore participé. »

Elkjop étudie aussi la manière dont les bots de Workplace peuvent aider les équipes RH à intégrer les nouvelles recrues au sein de l’entreprise. De fonctionnalités comme des discussions automatisées avec les nouvel·elles employé·es peuvent leur donner un accès immédiat aux informations dont ils ou elles ont besoin pour commencer rapidement.

« Nous voulons également un bot qui rappelle aux employé·es l’existence de programmes de cours ou de formations en ligne auxquels ils ou elles n’ont pas encore participé. »

Il s’agit d’une bonne manière d’utiliser Workplace pour permettre aux collaborateur·ices de faire avancer leurs carrières. « Nous souhaitons que le personnel se forme, affirme Line, pour que nous puissions compter avec des employé·es encore plus compétent·es. »

Un grand merci à Line Oddekalv de chez Elkjop.