Tout propriétaire de smartphone connaît le son familier des notifications émises par les différentes discussions en cours. Ces groupes en ligne nous aident à rester au courant de l’emploi du temps familial, à entretenir des amitiés et à suivre l’actualité de nos clubs. Alors pourquoi ne pas les utiliser au travail pour améliorer la collaboration des équipes ?

La génération Y est un moteur important en matière d’avancées technologiques au travail et en dehors : pour 93 % de ses membres, l’utilisation que fait une entreprise des dernières technologies est un facteur déterminant dans leur recherche d’emploi. [1] Les organisations qui leur proposent de s’aider au travail des technologies qui leur sont familières dans la sphère privée peuvent constater de réels bonds de productivité.

Il n’y a pas si longtemps, les outils professionnels étaient à la traîne par rapport aux applications grand public. Mais les produits SaaS (software-as-a-service) viennent changer la donne, avec par exemple des plateformes comme Workplace dotées d’outils et de fonctionnalités telles que les groupes.

Les groupes permettent de partager des commentaires et de publier des nouvelles, et peuvent améliorer la collaboration interne. Mais quelles sont les recommandations quand on se sert de groupes pour créer, rester en contact et collaborer efficacement ?

Ne faites pas l’impasse sur la sécurité

Dans ce contexte, les plateformes comme Workplace sont particulièrement intéressantes puisqu’elles sont sûres, prêtes à l’emploi et comprennent des fonctionnalités spécialement conçues pour la gestion de communautés en ligne.

Mieux encore, elles proposent des fonctions de discussions et de groupes qui peuvent booster la communication et la collaboration.

À chaque groupe son utilité

Les groupes Workplace sont un moyen simple mais efficace de partager l’information. Vous contrôlez totalement les types de groupes que vous configurez. Ils peuvent être ouverts, fermés ou secrets, ce qui vous permet de mieux cadrer les types de contenu de chaque groupe.

En général, les équipes collaborent dans des groupes de projets fermés ou secrets. Elles peuvent y partager des fichiers et collaborer sur des documents partagés via l’intégration de votre choix (Box ou SharePoint, par exemple).

Les groupes ouverts servent souvent à publier des annonces et constituent des espaces de sociabilisation où le personnel partage toutes sortes de nouvelles et d’informations. Mais qu’il s’agisse de prendre une décision sur un projet ou d’organiser une fête avant que tout le monde parte en congés, assurez-vous que la discussion reste pertinente pour tous les membres.

Si elle ne concerne que deux employé·es, passez à une discussion privée ou à un groupe de deux personnes. Cela évitera des distractions et notifications inutiles pour les autres collègues.

Encouragez les conversations délicates

Les discussions de groupe stimulent la conversation au sens large. Les groupes s’apparentent aussi à des forums ouverts où des divergences d’opinion émergeront forcément à un moment ou à un autre.

Et tant mieux. Profitez de cet espace pour lancer la discussion sur les défis que rencontre l’organisation. Encouragez les membres plus expérimentés de l’équipe à aborder de manière publique leurs problèmes ou leurs inquiétudes. Vous faites ainsi avancer la conversation dans l’entreprise de manière transparente et efficace.

Mais ne manquez pas le moment où il vaut mieux passer du groupe à un espace dédié pour résoudre un problème.

Attention au trop-plein d’informations

Les groupes permettent de travailler avec efficacité et rapidité. On peut y faire approuver son travail en recevant un simple pouce levé.

Ils contribuent également à la fluidité du travail. Importez votre version d’un document sur un groupe et demandez leur avis à vos collègues. Les personnes situées dans un autre fuseau horaire pourront le consulter quand elles arriveront au travail et apporter leur pierre à l’édifice.

Le groupe, constamment mis à jour, permet aussi de voir tout l’historique du projet, ce qui facilite ainsi l’intégration des nouvelles recrues et des membres qui le rejoignent en cours de route.

Mais avec toutes ces mises à jour, attention à la surcharge de notifications. Les groupes Workplace et le fil d’actualité aident à réduire cette surabondance. Le fil utilise en effet le machine learning pour mettre en avant les messages importants de vos groupes.

Les paramètres de notification peuvent être modifiés selon les besoins et si un autre membre vous identifie dans la discussion du groupe, vous recevrez une notification.

Incluez les partenaires externes, fournisseur·ses et client·es

Enfin, les groupes inter-entreprises (GIE) vous permettent d’utiliser toutes ces fonctionnalités de groupe avec vos équipes externes, en toute sécurité. Grâce au partage de fichiers et à la présentation de commentaires sous forme de fils de discussion, vous êtes moins tributaire de conversations par e-mails difficiles à localiser. Le GIE devient alors la seule source de collaboration et de communication entre les personnes en contact dans vos organisations respectives.

Les outils professionnels rattrapent leur retard et permettent aux organisations de créer et de gérer de puissantes communautés en ligne. Il est bien plus facile désormais d’utiliser ces nouvelles technologies pour collaborer. Et c’est une bonne nouvelle pour tout le monde.