La délégation consiste à transférer l’autorité et la responsabilité d’une personne à une autre. Dans le monde des affaires, il s’agit généralement d’un·e manager ou d’un·e dirigeant·e qui transmet une tâche ou une responsabilité à quelqu’un d’autre. Il peut s’agir d’un·e collègue possédant des compétences spécifiques, d’un autre membre de l’équipe qui occupe un poste inférieur dans la hiérarchie ou même d’un·e collaborateur·ice externe.

On peut déléguer pour de nombreuses raisons, qu’il s’agisse de libérer du temps pour des tâches plus importantes, de motiver d’autres personnes, d’ajouter des compétences spécifiques aux projets ou d’assurer la pérennité des relations avec la clientèle.

Une délégation efficace doit être effectuée avec soin. Il ne s’agit pas simplement de transférer une lourde charge de travail ou de refuser des responsabilités. Même si les tâches sont entièrement confiées à quelqu’un d'autre, la responsabilité globale doit toujours être partagée.

Tout le monde n’est pas naturellement fait pour déléguer. Toujours est-il que personne ne peut tout faire seul. Les managers doivent donc apprendre l’art de la délégation et encourager les autres à faire de même.

Grâce aux outils de communication, au partage des tâches et aux logiciels de gestion de projet, il est beaucoup plus facile de déléguer à l’heure actuelle. Mais cela ne veut pas dire que la délégation est toujours effectuée au moment opportun ou bien faite.

Une délégation efficace présente des avantages intéressants pour les employé·es, En voici des exemples :

Permettre à des personnes de différents niveaux de s’impliquer dans les tâches et la prise de décision renforce l’engagement et la motivation des employé·es, ce qui rend les emplois plus intéressants et stimulants. Cela permet également de stimuler l’apprentissage et la formation, car les employé·es apprennent non seulement à effectuer une tâche spécifique, mais aussi à assumer des responsabilités, à structurer leur temps, à travailler de manière autonome et à gérer d’autres personnes.

Déléguer des tâches tout en partageant la responsabilité globale et le suivi permet aux managers de libérer du temps, tandis que les employé·es acquièrent de nouvelles compétences d’une manière plus contrôlée et sûre.

Gallup a examiné les PDG figurant sur la liste annuelle des entreprises privées à la croissance la plus rapide aux États-Unis. L’étude a montré que les entreprises ayant une plus forte tendance à déléguer efficacement avaient un taux de croissance moyen sur trois ans nettement supérieur et généraient des revenus plus élevés que les entreprises qui délèguent peu.

Une étude menée par la Harvard Business Review a montré que le fait de déléguer des tâches à des collaborateur·ices dans des cabinets d’avocat·es permettait aux associé·es médian·es de gagner plus de 20 % de plus. Les meilleur·es avocat·es gagnent au moins 50 % de plus.

Le fait de déléguer permet de proposer de nouvelles compétences et connaissances et de développer les compétences que les employé·es possèdent déjà. Cela élargit également l’éventail des approches de travail et évite que les processus et les relations avec la clientèle ne se figent.

Si une tâche ou un·e client·e dépend d’un·e·seul·e employé·e ou d’une petite équipe, les risques sont plus grands. Que se passe-t-il en cas d’absence d’une personne clé ou de conflits de personnalité au sein de l’équipe ? La délégation du travail permet de mener à bien les projets même en cas de problème.

Le fait de se voir confier des responsabilités avec le soutien adéquat permet de se sentir en confiance et valorisé·e et augmente l’implication au travail. Cela peut contribuer à réduire la rotation du personnel et à garantir que la formation et l’évolution de carrière sont réinvesties dans l’entreprise.

Les dirigeant·es et les managers qui réussissent savent qu’ils et elles ne peuvent pas rester sans agir longtemps s’ils et elles veulent évoluer et se développer. La mise en place d’un cadre de leadership permanent assure la continuité et signifie que l’avenir de l’entreprise ne dépend pas d’un·e seul·e dirigeant·e ou de quelques personnes de haut rang.

Toutes les situations ou tâches ne se prêtent pas à la délégation. Les occasions idéales se présentent lorsque les tâches peuvent être clairement séparées, lorsqu’elles correspondent mieux aux compétences d’une autre personne ou lorsque des employé·es sont prêt·es à apprendre et à développer de nouvelles compétences.

Lorsque vous déléguez pour la première fois à un·e employé·e, prévoyez plus de temps pour une formation et un briefing complets, voire pour refaire le travail et faire part de vos commentaires si nécessaire. Si on a le temps de bien faire les choses, la délégation peut être un élément clé d’une stratégie de croissance efficace.

Ne pas déléguer, ou déléguer de manière inefficace, présente des risques importants pour les entreprises. Mais même s’ils et elles en sont conscient·es, de nombreux·ses managers et dirigeant·es éprouvent des difficultés à déléguer.

De nombreux·ses managers ne délèguent tout simplement pas du tout. Ils et elles se sentent incapables de transférer des responsabilités, estimant qu’ils et elles ne feront pas leur travail correctement s’ils et elles ne font pas tout. Ils et elles ont alors le sentiment de « devoir tout faire », d’être au travail 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, et même que la réussite de l’entreprise repose uniquement sur leurs épaules.

Cela peut entraîner du stress, du surmenage, une stagnation de l’esprit d’entreprise et de la créativité, ainsi qu’une perte globale de productivité. En fin de compte, le manque de délégation conduit à une charge de travail ingérable, dont une grande partie pourrait être effectuée par d’autres. Lorsqu’un·e manager ou un·e dirigeant·e essaye de tout gérer, cela crée des goulets d’étranglement et conduit à une entreprise réactive et non proactive.

Parfois, les managers ne délèguent pas efficacement car ils et elles pensent que cela leur prendra plus de temps d’expliquer, de contrôler ou de corriger le travail que de le faire eux-mêmes ou elles-mêmes. Ils et elles ne croient pas que leur personnel possède les compétences suffisantes pour effectuer le travail. De ce fait, ils et elles n’investissent pas dans leur formation. Ils et elles peuvent également craindre une perte de contrôle ou d’autorité.

Le manque de délégation a un effet néfaste sur l’engagement et la confiance. Les employé·es risquent d’y voir un manque d’investissement dans leur avenir et d’avoir l’impression qu’ils et elles ne pourront jamais se développer et progresser dans leur carrière.

De plus, la délégation peut ne pas porter ses fruits si elle n’est pas menée de manière efficace ou complète. Lorsqu’un·e employé·e ou une équipe est responsable d’un travail et qu’un·e manager fait de la microgestion, cela entraîne plusieurs inconvénients : la responsabilité n’est pas bien définie, la confiance est rompue et le travail est effectué deux fois pour accomplir même des tâches simples.

L’incapacité à déléguer est un problème courant. Une étude sur la gestion du temps a révélé que près de la moitié des entreprises interrogées étaient préoccupées par les compétences de leurs employé·es en matière de délégation.

Mais seulement 28 % d’entre elles ont proposé une formation sur la manière de déléguer. Comment y parvenir concrètement ? Voici nos conseils principaux.

Au fur et à mesure que l’entreprise se développe, les tâches et la charge de travail augmentent. Les dirigeant·es doivent laisser une place à l’innovation et à la créativité pour assurer la pérennité de l’entreprise. Déléguer le travail qui peut être fait tout aussi bien par d’autres est une première étape clé.

Plutôt que de considérer la délégation comme une solution à une charge de travail ingérable ou à une crise soudaine, intégrez-la à la stratégie de l’entreprise. Cherchez des moyens pour que la délégation devienne la norme, plutôt qu’un dernier recours. Indiquez aux employé·es qu’ils et elles peuvent se porter volontaires ou s’impliquer s’ils et elles se sentent capables d’assumer davantage de responsabilités.

Examinez les tâches et les calendriers et identifiez les tâches, les projets et les responsabilités qui peuvent être délégués en toute sécurité et de manière pratique.

Des plateformes de travail en ligne, des logiciels de gestion de projet, de rapports et de suivi, ainsi que des programmes de travail d’équipe sont disponibles pour faciliter la délégation. En investissant dans ces outils, vous montrerez à votre équipe que vous êtes déterminé·e à instaurer une culture de la délégation. Ces outils vous permettront également d’apporter des changements, de vérifier les performances et de contrôler les résultats, afin de pouvoir déléguer à l’avenir.

Préparez la délégation en prévoyant suffisamment de temps pour informer la personne et vérifier qu’elle a bien compris la mission. Veillez également à ce que les chaînes de responsabilité soient bien définies.

Apprenez à connaître les forces et les faiblesses de chaque employé·e et créez une stratégie de délégation qui leur permet d’utiliser au mieux leurs compétences et leurs talents, tout en les soutenant lorsque c’est nécessaire.

Soyez clair·e sur les domaines dans lesquels vous conservez la responsabilité globale et sur ce que vous attendez des autres. Établissez une structure hiérarchique qui permet aux personnes de travailler librement et de prendre leurs propres initiatives, tout en veillant à ce que les questions ou les problèmes soient signalés clairement et en temps utile.

Assurez-vous que tout le monde est satisfait des niveaux de responsabilité, de la charge de travail, du suivi, des rapports et des objectifs de la mission.

Fixez des objectifs et des buts organisationnels, déterminez le niveau d’information et d’interaction que vous prévoyez et assurez-vous que tout le monde comprend ce que l’on attend de vous. Indiquez les délais et les étapes de la mission.

Expliquez clairement pourquoi vous déléguez une tâche ou un projet particulier, ainsi que le degré de liberté ou d’autonomie que vous envisagez de transmettre. Lorsque des client·es sont impliqué·es, assurez-vous qu’ils et elles connaissent les personnes responsables du projet.

Donnez toutes les informations essentielles, ainsi que les conseils ou les ressources disponibles. Attention toutefois à ne pas décrire dans les moindres détails la manière dont le travail doit être effectué.

C’est souvent la partie la plus difficile de la délégation, mais elle est essentielle pour qu’elle soit efficace. Bien qu’il puisse être tentant d’intervenir dans un projet qui a été délégué, essayez de garder une certaine distance et laissez la personne ou l’équipe s’adresser à vous si un problème doit être résolu ou si elle n’est pas sûre d’elle. Restez impliqué·e, mais laissez les autres prendre l’initiative.

Soyez prêt·e et disponible pour répondre aux questions, mais essayez de le faire dans le contexte de la délégation plutôt que de dire « comment vous feriez ».

Fournissez des commentaires afin d’instaurer un climat de confiance. Les commentaires doivent reposer non seulement sur la manière dont la tâche est exécutée, mais aussi sur la manière dont l’équipe ou l’individu assume la responsabilité. Acceptez les erreurs et transmettez des connaissances de manière positive. Essayez d’éviter les comparaisons avec la façon dont vous auriez géré les choses, et concentrez-vous plutôt sur les côtés positifs. Ainsi, votre équipe aura la confiance et les compétences nécessaires pour assumer de nouvelles tâches à l’avenir.

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