Gérer ses documents en toute simplicité
Il n’est pas toujours évident de savoir tous les documents dont chacun·e a besoin pour faire son travail. Voici quelques conseils pour vous aider à vous lancer.
Vous êtes-vous déjà demandé combien de temps nous perdons à essayer de retrouver des documents ? D’après un rapport de McKinsey, les employé·es perdent au total jusqu’à 1,8 heure par jour à chercher le document où l’information dont elles et ils ont besoin.
C’est 13 % plus de temps qu’en 2002.
À l’aide de la technologie adaptée, il est possible de redresser la balance de la productivité, mais il existe tant d’applications et d’outils adaptés au travail qu’il peut être difficile de trouver ceux qu’il vous faut.
C’est là que Workplace intervient.
Simplifier le travail grâce à Workplace
Que ce soit pour informer l’ensemble des collaborateurs et collaboratrices du retour au bureau en présentiel ou mettre en place un modèle de travail hybride, Workplace vous facilite la tâche.
Une plateforme, un espace de stockage illimité
En facilitant la gestion des fichiers et des informations à l’aide des groupes Workplace, Workplace simplifie vos workflows et augmente votre productivité.
Les groupes Workplace sont des espaces privés ou publics qui permettent de discuter de projets, de gérer des informations et de partager des documents en toute sécurité avec d’autres contacts et d’autres équipes.
Les groupes permettent aux employé·es dans tous les domaines d’utiliser Workplace comme outil principal de collaboration. Cela devient la première chose à laquelle elles et ils se connectent le matin pour interagir et travailler avec leurs collègues ou leurs responsables.
Le personnel utilise Workplace et ses nombreuses intégrations avec des outils de partage de fichiers pour partager un nombre illimité de documents de toute taille ou de collaborer dessus.
Quelles possibilités s’offrent à vous ?
- Créez des groupes pour différents projets et choisissez s’ils sont ouverts, fermés ou secrets pour en gérer les accès et en assurer la sécurité.
- Importez et partagez un nombre illimité de fichiers et de documents. Vous pouvez stocker des documents dans les groupes pertinentes afin que chaque membre de groupe puisse rapidement accéder aux informations clés. Il s’agit d’une amélioration importante pour les employé·es, par rapport aux 8 recherches qu’elles et ils doivent effectuer en moyenne pour trouver le bon document.
- Lorsque vous publiez quelque chose dans un groupe, qu’il s’agisse de notes de réunion ou de présentations, chaque membre reçoit une notification afin de pouvoir accéder aux informations dès qu’elles sont disponibles. Et si vous avez besoin de quelqu’un pour effectuer une action ou répondre à une demande, vous pouvez simplement l’identifier dans la publication pour vous assurer qu’elle ou il voit bien la mise à jour.
Tout sauf un outil de gestion des documents uniforme
Pour les entreprises qui cherchent à adapter leur gestion de documents, Workplace peut s’intégrer à de nombreux outils de gestion de documents et de partage de fichiers incontournables que les internautes utilisent chaque jour.
Les équipes qui ont besoin d’échanger des informations et des documents relatifs à un projet spécifique peuvent envoyer et stocker des fichiers en toute sécurité via Box ou Microsoft SharePoint.
Ainsi, les utilisateur·ices peuvent travailler directement dans des fichiers partagés où qu’elles et ils soient, à partir de leur mobile ou de leur ordinateur, et collaborer plus efficacement qu’auparavant.
Vous préférez utiliser un système différent ? Workplace s’intègre également à Google Drive. L’intégration se présente sous forme d’une plateforme collaborative complète, dans laquelle vous et les autres membres de votre groupe pouvez mettre à jour et stocker tout type de fichier de n’importe quelle taille.
Si vous invitez une nouvelle personne à votre groupe Workplace, elle a automatiquement accès au Google Drive du groupe, afin de simplifier immédiatement ses recherches de documents.
Quip représente l’outil idéal pour les travailleur·ses à distance et celles et ceux qui travaillent en déplacement. Une fois l’intégration activée, vous pouvez aisément créer, éditer et gérer des documents directement à partir de votre téléphone.
Vous pouvez ensuite inviter vos collègues à voir votre travail et y contribuer. Préparez-vous à gagner en productivité.
OneDrive, Egnyte, AODocs et Dropbox sont également disponibles comme intégrations Workplace, de sorte que chaque organisation est assurée de trouver les outils de stockage et de recherche de documents dont son personnel a besoin pour mieux travailler.
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