Comment développer votre bibliothèque de connaissances

Centralisez les informations les plus importantes de votre entreprise.


Vous avez probablement déjà connu ce genre de situation. Vous passez en revue vos e-mails, fichiers et anciennes discussions instantanées pour trouver des informations jusqu’à ce que finalement vous abandonniez et alliez chercher de l’aide auprès d’un membre de votre équipe. Vous n’êtes pas seul(e). Un employé perd en moyenne neuf heures par semaine à rechercher des informations. Et les effets négatifs ne se limitent pas au temps perdu. Lorsque les informations ne sont pas facilement accessibles, les inefficacités augmentent, la productivité baisse et des connaissances essentielles sont perdues.
En développant votre bibliothèque de connaissances Workplace, vous pouvez créer un accueil centralisé pour votre organisation. Il s’agit d’un emplacement destiné aux ressources essentielles de l’entreprise (dans la bibliothèque de connaissances) et aux mises à jour dynamiques (dans les groupes Workplace) qui vous permet de favoriser l’alignement, de préserver les connaissances indispensables et d’impliquer vos employés.
Dans ce guide, vous découvrirez les notions de base pour développer votre bibliothèque de connaissances. Pour encore plus d’inspiration et de supports de formation relatifs à la bibliothèque de connaissances, consultez le Centre de ressources de la bibliothèque de connaissances.

Mettre cela en place dans Workplace

Aucun codage n’étant nécessaire, vous et votre équipe pouvez rendre votre bibliothèque de connaissances opérationnelle dans les plus brefs délais. Voici quelques conseils pour démarrer :
1. Élaborez un plan de contenu
1. Élaborez un plan de contenu
Le développement de votre bibliothèque de connaissances peut paraître éprouvant, mais il n’est pas forcément nécessaire de le réaliser d’un seul coup. Commencez par identifier quelques catégories de contenus essentielles pour vos employés, puis ajoutez du contenu supplémentaire au fur et à mesure. Voici quelques idées :
  • Avantages, dépenses, congés, politiques relatives aux déplacements
  • Manuels pour les employés et supports d’intégration
  • Mission et valeurs de l’entreprise, guides de la marque et objectifs annuels et trimestriels
  • Politiques et ressources relatives à la diversité et l’inclusion, santé et bien-être
Votre bibliothèque de connaissances se compose de catégories et de sous-catégories. Vous pouvez utiliser les catégories pour grouper des informations et les sous-catégories pour approfondir des sujets spécifiques. Utilisez cette structure pour établir votre plan de contenu. Voici un exemple :
Identifiez les administrateurs et les contributeurs
2. Identifiez les administrateurs et les contributeurs
En fonction des catégories identifiées dans votre plan de contenu, formez une équipe de collaborateurs de votre organisation pour exploiter leurs compétences dans divers domaines afin de créer du contenu dans votre bibliothèque de connaissances. Vous pouvez choisir parmi les rôles d’administrateur et de contributeur suivants en fonction du potentiel de contribution de chaque personne en matière de création et de gestion du contenu :
  • Administrateur système : les administrateurs système savent tout faire dans Workplace, y compris créer un rôle d’administrateur personnalisé pour les gestionnaires de la bibliothèque de connaissances.
  • Gestionnaire de la bibliothèque de connaissances (rôle d’administrateur personnalisé) : les collaborateurs dotés de ce rôle personnalisé peuvent gérer tous les éléments de votre bibliothèque de connaissances, notamment :
    • Personnaliser la page d’accueil de la bibliothèque de connaissances
    • Créer, enregistrer et donner la priorité à des catégories de la bibliothèque de connaissances
    • Attribuer l’accès à d’autres utilisateurs Workplace pour leur permettre de modifier et de publier des catégories spécifiques
  • Éditeur de catégorie : ce rôle peut être affecté à n’importe quel collaborateur devant créer et mettre à jour du contenu dans une catégorie. Il ne pourra pas créer d’autres catégories en plus de celle qui lui est affectée. Un éditeur de catégorie peut effectuer les actions suivantes :
    • Modifier du contenu dans la catégorie
    • Ajouter, modifier et réorganiser les sous-catégories
    • Publier du contenu de catégorie et de sous-catégorie
3. Créez des catégories
3. Créez des catégories
Créez des catégories pour chaque grand sujet identifié dans votre plan de contenu. Vous pouvez ensuite inviter des éditeurs de catégories occupant différentes fonctions dans votre organisation. Ils se chargeront de la création de contenu pour une catégorie spécifique et les sous-catégories correspondantes. Pour attribuer le rôle d’éditeur de catégorie, cliquez sur le bouton Inviter, accédez à l’onglet Peut modifier, puis affectez des collaborateurs par nom ou adhésion à un groupe.
Vous pouvez utiliser un modèle ou personnaliser chaque catégorie et sous-catégorie en partant de zéro à l’aide des éléments suivants :
  • Photos de couverture
  • Texte formaté (en-têtes, listes à puces, citations)
  • Images et vidéos
  • Fichiers
  • Tableaux
Voici un exemple d’aperçu d’une page de catégorie :
4. Publiez auprès de la bonne audience
4. Publiez auprès de la bonne audience
Une grande partie du contenu de votre bibliothèque de connaissances sera pertinente pour l’ensemble de votre organisation. Ces catégories peuvent être partagées rapidement et facilement avec tous les utilisateurs en cliquant sur le bouton Inviter et en sélectionnant le nom de votre entreprise dans le menu déroulant.
Mais il se peut qu’une partie du contenu de votre bibliothèque de connaissances ne soit pertinente que pour un sous-ensemble spécifique de vos employés en fonction de leur région ou rôle. Pour veiller à ce que les utilisateurs ne puissent voir que le contenu approprié, la bibliothèque de connaissances vous permet d’inviter des collaborateurs spécifiques à visualiser votre contenu à l’aide de filtres basés sur les informations de profil et l’adhésion à un groupe. Les utilisateurs ne correspondant pas aux critères définis ne pourront pas visualiser votre catégorie et ne la verront pas dans l’accueil de la bibliothèque de connaissances.
5. Personnalisez l’accueil de votre bibliothèque de connaissances
5. Personnalisez l’accueil de votre bibliothèque de connaissances
L’accueil de la bibliothèque de connaissances est une page d’accueil personnalisable qui permet de rediriger les employés vers des informations pertinentes. L’accueil est unique pour chaque utilisateur en fonction des catégories auxquelles il a accès, mais les administrateurs peuvent mettre en avant des catégories prioritaires et des liens importants qui seront visibles pour tout le monde.
Les administrateurs peuvent également sélectionner une photo de couverture ainsi qu’un titre et un sous-titre de page pour la page d’accueil de leur organisation.
Voici un exemple d’aperçu de l’accueil de la bibliothèque de connaissances :
6. Ajoutez les catégories de la bibliothèque de connaissances à des collections
6. Ajoutez les catégories de la bibliothèque de connaissances à des collections
Les collections permettent aux admins de la bibliothèque de connaissances de l’organiser en différentes catégories et sous-catégories, en regroupant les fichiers et les liens. Elles peuvent être épinglées à des groupes afin de faciliter la découverte et l’exploration du contenu de la bibliothèque de connaissances. Par exemple, vos nouvelles recrues auront peut-être besoin d’accéder à du contenu à partir de différentes catégories de la bibliothèque de connaissances pour finaliser leur intégration. Plutôt que de les envoyer vers différents lieux, vous pouvez organiser les catégories et sous-catégories dans une nouvelle collection à destination des recrues, qui pourra être épinglée à votre groupe Workplace destiné à ces mêmes recrues.
Seuls les admins de la bibliothèque de connaissances peuvent créer des collections. Cependant, tout comme les catégories, les admins peuvent donner à n’importe qui l’autorisation de modifier ou de voir une collection. N’importe quel admin de groupe peut également épingler une collection à un groupe, à condition d’avoir accès à la consultation de cette collection.

Les utilisateurs qui consultent les collections ne pourront voir que certaines catégories en fonction de leurs autorisations. Ils ne verront pas les catégories auxquelles ils n’ont pas accès.

7. Surveillez les vues et les interactions
7. Surveillez les vues et les interactions
Comme tous les éléments de Workplace, votre bibliothèque de connaissances a été conçue pour encourager les interactions. Les utilisateurs peuvent réagir et commenter les catégories et sous-catégories. Celles-ci peuvent aussi être partagées dans un message de groupe ou dans une discussion pour accélérer la diffusion des informations.
Les administrateurs système, les gestionnaires de la bibliothèque de connaissances et les éditeurs de catégorie recevront une notification lorsqu’un utilisateur commente ou réagit à une catégorie. Ils ont aussi accès à des analyses rapides permettant de déterminer le nombre d’utilisateurs visualisant leur contenu à l’aide de différents filtres (service, rôle, lieu, etc.).
Avantages
Avantages
  • Créez un espace officiel pour les informations importantes et les politiques de l’entreprise.
  • Créez du contenu grâce à un éditeur simple et intuitif. Aucun code n’est requis.
  • Les membres ont accès aux bonnes informations grâce à l’accueil de la bibliothèque de connaissances.
  • Les employés peuvent interagir facilement avec le contenu et peuvent rechercher, partager et commenter des catégories, ainsi qu’y réagir.
Success Story
Success Story
XPO Logistics fait partie des dix meilleures entreprises de logistique du monde. Elle permet à ses clients de gérer les marchandises plus efficacement dans l’ensemble de leurs chaînes logistiques. Son travail a joué un rôle essentiel pendant la pandémie de coronavirus (COVID-19), car les populations du monde entier sont devenues plus dépendantes de la livraison de biens afin de limiter leurs sorties.
Pour continuer de transmettre des informations exactes et fiables à ses employés pendant cette période chargée et chaotique, XPO Logistics a utilisé la bibliothèque de connaissances pour créer un espace afin d’informer les employés des mesures prises par l’entreprise pendant la pandémie de coronavirus (COVID-19) en constante évolution. XPO Logistics a été l’un des premiers testeurs bêta de la bibliothèque de connaissances et moins d’un jour après l’accès au produit, elle a transmis à l’ensemble de ses employés des informations sur les mesures prises par l’entreprise pour faire face au coronavirus (COVID-19).