Smartsheet est une plateforme de travail qui donne la possibilité aux équipes de programmer, recueillir, suivre, automatiser et générer des rapports de travail à grande échelle. Des millions de travailleur·euses de l’information utilisent Smartsheet pour accélérer la réalisation de leur travail et collaborer.

Dans un monde où les outils de productivité et les plateformes sont nombreux, comment les personnes peuvent-elles trouver une façon de travailler qui leur convient à elles et à leur organisation ?

La productivité par le choix

« Nous savons que certaines personnes aiment collaborer sur des plateformes en particulier, explique Dustin. Que ce soit sur Workplace, Slack, le chat Hangouts de Google ou par e-mail, il nous tient à cœur de soutenir les choix de notre clientèle en matière d’applications de discussion et d’outils de collaboration. »

De plus, il s’agit d’une vision qui correspond bien à l’expérience d’intégration racontée par Smartsheet : mettre en place des API et des systèmes qui échangent entre eux, ce qui permet aux utilisateur·ices de collaborer et communiquer en utilisant leurs outils préférés.

Scott Tewel, responsable technique produit chez Smartsheet, confirme. « L’intégration de Smartsheet et Workplace de Facebook était l’opportunité idéale pour améliorer encore notre offre pour nos client·es, confie-t-il. Nous y sommes parvenus en déployant Smartsheet dans Workplace, où les personnes communiquent déjà dans le cadre de leur travail. »

« Workplace est une application qui offre une interface familière aux travailleur·euses afin de collaborer et de partager des informations, poursuit Dustin. De la même manière, en tant que plateforme qui connecte les équipes et leur donne l’opportunité de travailler à grande échelle, chez Smartsheet, nous avons également pour ligne directrice de fournir aux utilisateur·ices une interface familière facile à comprendre sans avoir besoin de compétences techniques. »

Combiner le travail et la communication pour gagner en efficacité

Avec Smartsheet pour Workplace, en plus de pouvoir recevoir des notifications et des demandes par e-mail ou notification push mobile, vous avez désormais également la possibilité de les recevoir via un bot dans Workplace Chat.

« Nous disposons de fonctionnalités plus complètes qui permettent aux utilisateur·ices d’effectuer des actions sur un enregistrement ou sur une ligne de tableau, déclare Dustin. Il ne s’agit donc pas uniquement de recevoir des alertes lorsque le travail est modifié sur une feuille ou des rappels de dates et de moments clés. Nous avons également activé les actions automatisées qui font remonter les demandes de mise à jour et d’approbation, pour que les personnes puissent y répondre directement dans Workplace Chat. Le tout sans quitter Workplace.

Cela signifie aussi que les responsables de projet et de processus ne sont plus obligé·es de se souvenir des préférences de notification de chacun·e. Ils et elles ont ainsi la certitude que les membres de l’équipe recevront les mises à jour de projet et les messages importants aussi rapidement que possible sur leur plateforme préférée. Les membres de l’équipe peuvent ensuite y répondre depuis leur application de messagerie préférée et cette réponse sera affichée dans Smartsheet.

Il s’agit de la première intégration Smartsheet à utiliser Converse.AI alimentée par la technologie Smartsheet. »

Un exemple concret

Dustin nous donne un exemple concret. Une entreprise de production a besoin qu’un·e vendeur·euse mette à jour des lignes de la feuille relative à la livraison de nourriture et de boissons pour un évènement.

L’entreprise envoie la demande de mise à jour par Smartsheet comme d’habitude. Cependant, le ou la fournisseur·euse reçoit une notification dans Workplace car il s’agit de son outil de collaboration préféré. Il ou elle pourra répondre directement depuis la communauté Workplace sans devoir changer de système, et l’entreprise de production recevra les mises à jour directement dans Smartsheet.

Le résultat ? Une collaboration en toute simplicité sur plusieurs systèmes et une meilleure productivité pour tout le monde.

« C’est une excellente solution qui permet aux utilisateur·ices de ne pas quitter le contexte dans lequel ils et elles travaillent en leur évitant de naviguer entre les applications, affirme Dustin. Mais elle fournit également les informations clés dont les personnes ont besoin pour avancer dans le projet de leur côté. C’est une situation dans laquelle chacun·e gagne en efficacité à travers la collaboration. »

En somme, combiner vos plateformes de communication et de travail vous permet de donner du contexte au travail en cours. Vous disposez d’une visibilité en temps réel sur chaque modification et toutes les informations nécessaires pour avancer plus rapidement dans votre travail.

Au-delà des notifications

Il ne s’agit pas seulement des notifications. L’intégration permet aux utilisateur·ices d’effectuer des actions, en particulier sur mobile, et de recevoir des alertes dans Workplace Chat leur indiquant que leur approbation est nécessaire, où qu’ils et elles se trouvent. Selon Dustin, c’est ce qui en fait un outil particulièrement performant.

« Lorsque je ne souhaite pas utiliser les e-mails, ou que je n’ai même pas d’adresse e-mail car je fais partie du personnel de terrain ou contractuel, je peux tout de même interagir à l’aide d’un outil de travail essentiel qui me tient informé·e et qui me donne une réelle visibilité au sein de mon organisation. De plus, je peux échanger avec les parties prenantes depuis Workplace. »

Quel avenir pour l’intégration ?

L’avenir s’annonce radieux pour le produit.

« Il ne s’agit que de la première version, confie Dustin. En incluant les demandes d’approbation et de mise à jour, nous avons créé la plus avancée de toutes les premières versions que nous avons lancées. Et nous continuons d’étudier les opportunités pour la suite. »

En savoir plus dans notre prochain webinaire

Dustin vous en dira plus lors de notre prochain webinaire le 21 février à 16 h UTC.

Dustin sera aux côtés de Renee Manuel de Workplace et de nos partenaires Generation Digital pour discuter des avantages et des cas d’utilisation de l’intégration de Smartsheet et Workplace afin de rendre le travail plus collaboratif.

Réservez votre place ici.

Un grand merci à Dustin Avol et à toute l’équipe de Smartsheet.