Les interruptions récurrentes peuvent constituer un vrai handicap en matière de gestion du temps. Tout le monde a besoin de faire des pauses, mais les distractions comme la consultation d’e-mails, le téléphone qui sonne ou les réseaux sociaux peuvent avoir un réel impact négatif sur la productivité.

Selon une étude de l’université de Californie à Irvine, nous avons besoin, en moyenne, de 23 minutes et 15 secondes pour nous remettre dans le bain après avoir été interrompu·e.

On voit souvent d’un bon œil le fait de jongler entre les tâches, mais quand on fait 2 choses en même temps, on ne se consacre vraiment à aucune d’elles.

Qu’est-ce que le « flow » ?

Développé dans les années 1990 par le psychologue hongro-américain Mihaly Csikszentmihalyi, le modèle « « flow » » décrit toutes les émotions qui peuvent nous traverser quand nous tentons d’accomplir une tâche.

Selon cette théorie, l’état de bien-être ultime est celui du « flow » : quand nous sommes totalement absorbé·es et impliqué·es dans notre activité. Le flow correspond à l’équilibre parfait entre la difficulté de la tâche et les compétences et outils disponibles pour la mener à bien.

3 utilités du « flow » pour l’efficacité au travail

1. En faire davantage, en moins de temps

Vous êtes en pleine rédaction de rapport, mais de nouveaux e-mails arrivent dans votre boîte de réception. Vous vous interrompez pour les lire, et perdez le fil de votre rapport. Votre personnel connaît lui aussi de telles distractions.

En moyenne, nous passons d’un contenu à un autre sur un même appareil toutes les 11 secondes. Les interruptions peuvent déconcentrer votre personnel, qui a alors besoin de temps pour se remettre dans le bain et terminer des tâches complexes.

Difficile de trouver cet état de « flow » si on passe constamment d’un logiciel et d’un écran à un autre. Workplace permet l’intégration d’outils utilisés au quotidien, comme Jira et WebEx, pour passer d’une tâche à l’autre de manière fluide, limiter les interruptions et optimiser l’efficacité.

2. Faire moins d’erreurs

Quand vous confiez des tâches à votre personnel, vous prévoyez probablement une charge de travail réaliste chaque jour, pauses comprises. Mais vous ne tenez sûrement pas compte de toutes les interruptions qui peuvent avoir un impact sur la gestion du temps de vos employé·es.

On compense souvent en travaillant plus vite, au risque de faire plus d’erreurs. Il serait utile de pouvoir filtrer les ribambelles d’e-mails, de messages instantanés et de notifications sur des projets non pertinents, pour se concentrer sur notre tâche première, et la mener à bien correctement.

C’est justement ce que proposent des outils comme Workplace grâce à l’intelligence artificielle et au machine learning.

3. Réduire le stress

Les distractions ne font pas seulement perdre du temps, elles ont aussi des conséquences en matière de santé mentale. Le stress est une des principales problématiques au travail aujourd’hui, et le fait de perdre sa concentration peut rendre irritable et donner un sentiment de pression constante.

Gloria Mark, professeure en informatique à l’université de Californie, décrit les distractions numériques comme un match de tennis où notre énergie cognitive serait la balle qu’on ne cesse de faire changer de direction. Mais notre cerveau est moins réactif qu’une balle de tennis. Permettre d’atteindre le « flow » peut rééquilibrer cette énergie.