La semaine dernière, des PDG, des responsables Workplace et des révolutionnaires de l’ère digitale provenant des quatre coins de la Scandinavie se sont retrouvé·es à Oslo à l’occasion de l’évènement Transform Nordics.

Aker BP révèle les ingrédients indispensables pour réussir le lancement de Workplace

Camilla Hatleskog, conseillère principale pour la communication interne d’Aker BP, et Jan Edvardsen, analyste IT principal, ont démarré les festivités en évoquant leur parcours avec Workplace. En déployant Workplace, Aker BP cherchait à atteindre quatre objectifs simples :

« Je peux déclarer sans hésitation que tous les commentaires des employé·es au sujet de Workplace ont été positifs. Cela veut tout dire. »

Aker BP savait que, pour réussir la mise en œuvre d’un outil de communication moderne sur appareil mobile tel que Workplace, il fallait tirer parti de son lancement afin de faire le buzz et d’entraîner son adoption dans toute l’organisation.

L’entreprise a fait coïncider le lancement de Workplace avec une fête estivale annuelle qui s’est tenue le 7 juin 2018. En cinq jours à peine, 80 % des employé·es avaient adopté la plateforme.

La communauté Workplace d’Aker BP compte désormais 2 450 collaborateur·ices, suscite de nombreuses interactions de la part des cadres dirigeants et a remplacé l’intranet.

Comment l’entreprise est-elle parvenue à ces résultats ?

Aker BP a misé sur cinq techniques pour réussir son lancement :

« Un mois après le lancement de WP, 95 % de notre personnel l’avait adopté. Les contenus de qualité publiés sur Workplace abondent sans aucune intervention de notre part. »

Les secrets de l’automatisation selon Prepp

Amin Fard, PDG de l’entreprise de bots de discussion Prepp, est ensuite monté sur l’estrade. Amin a rapidement présenté les bots et donné plusieurs exemples remarquables de leur mise en œuvre par des entreprises scandinaves qui travaillent ainsi plus intelligemment.

Les bots Workplace, la reconnaissance des mots-clés (par exemple, lors du remplissage de formulaires) et l’automatisation (par exemple, pour déclencher un flux de messages) constituent les trois des types de bots les plus courants.

• Les sondages auprès des employé·es
• Les questions/réponses
• L’intégration des nouveaux employés
• Les formations en e-learning
• Les billets de service clientèle
• Les formulaires
• La conformité

Découvrez ici comment votre entreprise peut commencer à utiliser les bots, ainsi que leurs avantages.

Transformation digitale de Securitas Sweden avec Workplace

L’après-midi, Jens Granath, directeur des communications marketing chez Securitas Sweden, a tenu son audience en haleine en détaillant la récente adoption de Workplace par son entreprise.

Fait intéressant, 80 % des employés de Securitas Sweden travaillent de nuit. Avant le lancement de Workplace, deux agents de sécurité qui travaillaient sur le même site une nuit sur deux ne pouvaient pas communiquer.

Le panneau d’affichage situé dans les bureaux locaux de Securitas Sweden représentait l’unique pôle de communication.

Quels changements a entraîné Workplace ?

« Workplace favorise l’émergence de nouvelles idées grâce à la collaboration. »

La communauté Workplace de Securitas Sweden a notamment permis à un collaborateur de suggérer l’optimisation d’un mur vide dans un bureau.

Il a eu l’idée de rassembler tous les équipements de sécurité, auparavant répartis dans le bureau, et de les disposer artistiquement sur un mur vide.

Il a même peint le mur aux couleurs de la marque Securitas Sweden pour parfaire le tableau, en a pris une photo et a partagé le résultat sur Workplace.

La photo du mur a reçu de nombreuses mentions J’aime et des compliments sur Workplace, pour bientôt devenir virale. D’autres bureaux ont entrepris de créer leur mur aux couleurs de la marque, et Securitas Sweden a décidé d’en faire un emblème officiel.

L’entreprise a créé un mur amovible aux couleurs de sa marque qu’elle utilise dans le cadre d’évènements et sur des stands mobiles.

Conseils de la part du leadership et des équipes principales de Workplace

Pour terminer la journée, quatre dirigeant·es Workplace sont monté·es sur l’estrade pour une session au cours de laquelle ils et elles ont partagé des conseils, des informations sur le produit et des astuces pratiques sur les moyens de tirer pleinement parti de Workplace au quotidien.

Voici leurs conseils préférés concernant Workplace.

Julien Lesaicherre, directeur de Workplace

Tirez parti des publications programmées et des brouillons de publication. Ces fonctionnalités permettent de gagner énormément de temps. En programmant les publications, vous pouvez planifier leur diffusion le lundi matin ou à un horaire régulier chaque semaine.

Les brouillons de publication permettent de gérer de longs messages qui doivent subir plusieurs fois des modifications ou des ajouts, sans quitter Workplace.

Christine Overby, directrice marketing produit

Créez un groupe juste pour vous sur Workplace. Ce groupe vous permet de prendre des notes lors de réunions tout au long de la journée. Il est également très facile de vous y reporter pour rechercher certaines remarques ou idées notées lors de réunions précédentes. En outre, il simplifie la préparation des futures réunions.

Jennifer Hunt, architecte de solutions

Utilisez le Centre de notifications. N’oubliez pas d’affiner les paramètres des notifications qui vous parviennent pour recevoir seulement des messages pertinents.

Ainsi, vous ne serez pas submergé·e de notifications au quotidien. Si vous voulez consulter l’ensemble du contenu, vous pouvez vous rendre sur le fil d’actualité.

Namit Chadha, concepteur produit

Créez des groupes de discussion à deux. Les groupes de discussion à deux dans Workplace Chat vous permettent d’échanger avec votre responsable ou un·e collègue proche sans avoir recours aux e-mails.

Ce moyen convivial vous permet de rechercher des messages précis et de vous tenir mutuellement informé·es. Vous pouvez également voir si votre interlocuteur a consulté vos publications, s’il leur a attribué une mention J’aime ou s’il y a réagi.