Aker BP, Prepp et d’autres entreprises dévoilent leur stratégie pour réussir avec Workplace à l’occasion de l’évènement Transform Nordics

par Laura Hanrahan

La semaine dernière, des PDG, des responsables du lieu de travail et des révolutionnaires de l’ère digitale provenant des quatre coins de la Scandinavie se sont retrouvés à Oslo à l’occasion de l’évènement Transform Nordics.

La Scandinavie est composée de pays réputés pour l’avant-gardisme de leurs pratiques professionnelles, leurs innovations digitales et leur taux de satisfaction au travail le plus élevé au monde. C’est donc sans surprise que nous avons choisi d’organiser notre dernier évènement Transform dans cette région. Les meilleures entreprises scandinaves se sont réunies pour partager les avantages professionnels de Workplace. Voici quelques morceaux choisis de cette rencontre.

Aker BP révèle les ingrédients indispensables pour réussir le lancement de Workplace

Camilla Hatleskog, conseillère principale pour la communication interne d’Aker BP, et Jan Edvardsen, analyste IT principal, ont démarré les festivités en évoquant leur parcours avec Workplace. En déployant Workplace, Aker BP cherchait à répondre à quatre objectifs simples :

  • Renforcer une culture de l’unité
  • Adopter une approche sur appareil mobile
  • Décloisonner les espaces et les équipes
  • Donner davantage de visibilité à l’entreprise sur la direction

Aker BP aspire à devenir la première entreprise pétrolière offshore. Camilla a souligné que cette ambition serait vaine si l’entreprise s’entêtait à utiliser les canaux de communication interne classiques tels que l’e-mail et l’intranet.

« Je peux déclarer sans hésitation que tous les commentaires des employé(e)s au sujet de Workplace ont été positifs. Cela veut tout dire. »

Camilla Hatleskog, conseillère principale pour la communication interne d’Aker BP

Aker BP savait que, pour réussir la mise en œuvre d’un outil de communication moderne sur appareil mobile tel que Workplace, il fallait tirer parti de son lancement afin de faire le buzz et d’entraîner son adoption dans l’ensemble de l’entreprise.

L’entreprise a fait coïncider le lancement de Workplace avec une fête estivale annuelle qui s’est tenue le 7 juin 2018. En quelques jours à peine, 80 % des employé(e)s avaient adopté la plate-forme.

La communauté Workplace d’Aker BP compte désormais 2 450 collaborateurs, suscite de nombreuses interactions de la part des cadres dirigeants et a remplacé intranet.

Comment l’entreprise est-elle parvenue à ces résultats ?

Aker BP a misé sur cinq techniques pour réussir son lancement :

  • Formation de plus de 50 utilisateurs finals et défenseurs de Workplace au sein de l’entreprise
  • Organisation de formations individuelles pour tous les membres de l’équipe de direction
  • Production de documents cohérents et de qualité pour accompagner le lancement
  • Création d’une page consacrée au lancement de Workplace sur Sharepoint qui répond à toutes les questions
  • Impression de brochures énonçant les règles Workplace et distribution sur tous les espaces de travail la veille du lancement

« Un mois après le lancement de WP, 95 % de notre personnel l’avait adopté. Les contenus de qualité publiés sur Workplace abondent sans aucune intervention de notre part. »

– Camilla Hatleskog, conseillère principale pour la communication interne d’Aker BP

Les secrets de l’automatisation selon Prepp

Amin Fard, PDG de l’entreprise de bots de discussion Prepp, est ensuite monté sur l’estrade. Amin a fait une présentation rapide sur les bots et donné plusieurs remarquables exemples de leur mise en œuvre par des entreprises scandinaves qui travaillent ainsi plus intelligemment.

Les bots Workplace, la reconnaissance des mots-clés (par exemple, lors du remplissage de formulaires) et l’automatisation (par exemple, pour déclencher un flux de messages) constituent trois des types de bots les plus courants.

Selon Prepp, parmi les processus automatisables à l’aide de bots, on peut compter :

  • Les enquêtes auprès des employé(e)s
  • Questions/réponses
  • L’intégration des nouveaux employé(e)s
  • Les formations en e-learning
  • Les tickets de support client
  • Les formulaires
  • La conformité

Découvrez ici comment votre entreprise peut commencer à utiliser les bots, ainsi que leurs avantages.

Transformation digitale de Securitas Sweden avec Workplace

L’après-midi, Jens Granath, directeur des communications marketing chez Securitas Sweden, a tenu son audience en haleine en détaillant la récente adoption de Workplace par son entreprise.

Fait intéressant, 80 % des employé(e)s de Securitas Sweden travaillent de nuit. Avant le lancement de Workplace, deux agents de sécurité qui travaillaient sur le même site une nuit sur deux ne pouvaient pas communiquer.

Le panneau d’affichage situé dans les bureaux locaux de Securitas Sweden représentait l’unique pôle de communication.

Workplace a permis bien plus qu’amorcer la transformation digitale de Securitas Sweden. La plate-forme a rassemblé tout le personnel et apporté une dimension humaine aux interactions entre collègues. « Nous trouvons qu’il est important de connaître son manager sur Workplace et de pouvoir s’identifier à lui/elle », a expliqué Jens.

Quels changements avez-vous constatés avec Workplace ?

  • Désormais, l’entreprise est à dimension humaine. Chacun est au courant des actualités et s’est rapproché de ses collègues
  • Augmentation sensible du volume d’innovations provenant du bas de l’échelle via la communauté Workplace
  • Diminution notable du nombre d’e-mails
  • Abolition des barrière hiérarchiques. Il est désormais plus facile de se contacter et de collaborer
  • Retour d’information et avis rapides
  • Meilleure gestion des crises
  • Pôle présentant du contenu original à des fins marketing

« Workplace favorise l’émergence de nouvelles idées grâce à la collaboration. »

– Jens Granath, responsable des communications marketing chez Securitas Sweden

La communauté Workplace de Securitas Sweden Workplace a par exemple permis à un collaborateur de suggérer l’optimisation d’un mur vide dans un bureau.

Il a eu l’idée de rassembler tous les équipements de sécurité, auparavant répartis dans le bureau, et de les disposer artistiquement sur un mur vide.

Il a même peint le mur aux couleurs de la marque Securitas Sweden pour parfaire le tableau, en a pris une photo et a partagé le résultat sur Workplace.

La photo du mur a reçu de nombreuses mentions J’aime et des compliments sur Workplace, pour bientôt devenir virale. D’autres bureaux ont entrepris de créer leur mur aux couleurs de la marque, et Securitas Sweden a décidé d’en faire un emblème officiel.

L’entreprise a créé un mur amovible aux couleurs de sa marque qu’elle utilise dans le cadre d’évènements et sur des stands mobiles.

Conseils de la part du leadership et des équipes principales de Workplace

Pour terminer la journée, un panel de quatre dirigeants Workplace sont montés sur l’estrade pour une session de conseils, d’informations sur le produit et d’astuces pratiques sur les moyens de tirer pleinement parti de Workplace au quotidien.

Voici leurs conseils préférés concernant Workplace.

Julien Lesaicherre, directeur de Workplace

Tirez parti des publications programmées et des brouillons de publication. Ces fonctionnalités permettent de gagner énormément de temps. En programmant les publications, vous pouvez planifier leur diffusion le lundi matin ou à un horaire régulier chaque semaine.

Les brouillons de publication permettent de gérer de longs messages qui doivent subir plusieurs fois des modifications ou des ajouts, sans quitter Workplace.

Christine Overby, directrice marketing produit

Créez un groupe juste pour vous sur Workplace. Ce groupe vous permet de prendre des notes lors de réunions tout au long de la journée. Il est également très facile de vous y reporter pour rechercher certaines remarques ou idées notées lors de réunions précédentes. En outre, il facilite la préparation des futures réunions.

Jennifer Hunt, architecte de solutions

Utilisez le Centre de notifications. N’oubliez pas d’affiner les paramètres des notifications qui vous parviennent dans le Centre de notifications pour ne recevoir que des messages pertinents.

Le nombre de notifications reçues est ainsi gérable. Si vous voulez consulter l’ensemble de vos notifications, vous pouvez vous rendre sur le fil d’actualité.

Namit Chadha, concepteur produit

Créez des groupes de discussion à deux. Les groupes individuels dans Workplace Chat vous permettent de discuter avec votre responsable ou un collaborateur proche sans avoir recours aux e-mails.

Ce moyen convivial vous permet de rechercher des messages précis et de vous tenir mutuellement informés. Vous pouvez également voir si votre interlocuteur a consulté vos publications, s’il leur ont attribué une mention J’aime ou s’il y a réagi.

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