Le guide d’utilisation de Workplace dans la bibliothèque de connaissances
Partagez les connaissances sur Workplace avec tout le monde, directement depuis votre bibliothèque de connaissances.
Cette fonctionnalité est en cours de maintenance et sera bientôt disponible pour les client·es Workplace.
Nous avons le plaisir de vous annoncer une nouvelle façon de partager des ressources d’utilisation pour Workplace avec votre organisation. Les admins ayant accès à la bibliothèque de connaissances peuvent maintenant y voir une nouvelle section intitulée guide d’utilisation de Workplace. Ce guide comprend plusieurs sous-catégories, dont :
- Groupes Workplace : comment et pourquoi les créer, et comment les utiliser de manière efficace.
- Discussion : quand utiliser la discussion plutôt que les publications, les discussions de groupe, les appels vocaux et vidéo, entre autres.
- Gestion des notifications : comment désactiver certaines notifications inutiles et se tenir au courant des informations importantes.
- Types de publications : quel contenu publier et comment choisir le bon type de publication.
- Vidéo en direct : ce à quoi elle peut servir et comment lancer un direct.
- Conseils et astuces : des fonctionnalités moins connues de Workplace, comme les rappels de messages et de publications, les conversations épinglées, Ne pas déranger et plus encore.
Nous savons que certaines organisations utilisent Workplace différemment, c’est pourquoi ce guide est complètement modifiable. Les admins peuvent modifier ou supprimer le texte et même supprimer entièrement certaines sous-catégories.
Fonctionnement
Seul·es les admins ont accès au guide d’utilisation de Workplace. Ils ou elles peuvent l’enregistrer comme brouillon, y apporter des modifications et le publier à l’intention de certaines personnes, de certains groupes ou de l’ensemble de l’organisation.
Pour apporter des modifications au guide d’utilisation, suivez les étapes suivantes :
- Accédez à la bibliothèque de connaissances.
- Sélectionnez le guide d’utilisation de Workplace.
- Cliquez sur Enregistrer en tant que brouillon.
- Ensuite, cliquez sur Modifier.
La catégorie sera déplacée vers un brouillon dans votre propre bibliothèque de connaissances. Vous pouvez la personnaliser pour l’adapter à vos besoins en ajoutant ou en supprimant du texte, des images, des liens, entre autres.
Suppression d’une sous-catégorie
Certaines sous-catégories peuvent ne pas être pertinentes pour votre organisation. La suppression d’une sous-catégorie est un jeu d’enfant.
Pour supprimer une sous-catégorie, suivez les étapes suivantes :
- Cliquez sur la sous-catégorie que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur
Publication du guide d’utilisation de Workplace
Lorsque vous souhaitez partager le guide d’utilisation de Workplace avec votre organisation, vous pouvez suivre les étapes suivantes.
Pour publier la catégorie, suivez les étapes suivantes :
- Sur la page de la catégorie, cliquez sur Modifier.
- Sous Peut voir, ajoutez les personnes qui pourront voir les pages des catégories et des sous-catégories à l’aide de leur nom, d’un champ de leur profil ou de leur appartenance à des groupes. Vous pouvez également ajouter l’ensemble de l’organisation.
Traduction du guide d’utilisation de Workplace
Ce guide est disponible en anglais, en espagnol, en portugais, en français et en japonais. Si vous ne le voyez pas dans votre langue, vous pouvez le traduire automatiquement.
Pour traduire automatiquement le guide, suivez les étapes suivantes :
- Accédez à la catégorie et cliquez sur Modifier.
- Cliquez sur
- Recherchez votre langue et sélectionnez-la dans le menu déroulant.
- Workplace traduira automatiquement la page. Cliquez sur Continuer.
- Relisez la traduction et apportez des modifications, si nécessaire.
Vous devrez suivre ces étapes pour chacune des sous-catégories.
Pourquoi c’est important
Workplace est facile à utiliser, mais cela ne signifie pas que tout le monde l’utilise à son plein potentiel. Partager le guide d’utilisation de Workplace avec les personnes de votre organisation peut aider les nouveaux et nouvelles membres à apprendre à utiliser Workplace plus rapidement. Il peut également aider les utilisateur·ices existant·es à tirer davantage parti de Workplace.
La publication du guide d’utilisation est une étape essentielle, mais s’assurer que le personnel connaît son existence est tout aussi important. Voici quelques moyens de faire passer le mot :
- Envoyez une notification en activant cette option lorsque vous invitez des personnes à consulter la catégorie.
- Partagez la catégorie dans un groupe
- Ajoutez la catégorie à une collection, y compris des guides vers vos autres outils de travail, et épinglez cette collection en haut d’un groupe
- Ajoutez le guide d’utilisation aux catégories prioritaires sur l’accueil de votre bibliothèque de connaissances
Autres ressources utiles
Pour plus d’informations sur la bibliothèque de connaissances, consultez les ressources suivantes :
- Notions de base pour l’admin de la bibliothèque de connaissances : démos interactives pour comprendre comment créer du contenu et gérer votre bibliothèque de connaissances. Si vous débutez avec la bibliothèque de connaissances, nous vous recommandons vivement de suivre ce cours.
- Notions de base pour les éditeur·ices de catégorie : partagez ce lien avec toutes les personnes de votre équipe qui contribuent au contenu de votre bibliothèque de connaissances. Elles apprendront à gérer les sous-catégories, à créer un contenu attrayant, à publier auprès des bonnes personnes et bien plus encore.
- Constitution de l’équipe de votre bibliothèque de connaissances : découvrez comment vous pouvez développer votre bibliothèque de connaissances en constituant une équipe de contributeur·ices avec un accès limité.
- Utilisation des API de la bibliothèque de connaissances : découvrez comment les API de la bibliothèque de connaissances peuvent vous aider à synchroniser et à migrer des ressources entre différents outils.
- Tirez le meilleur parti de votre bibliothèque de connaissances : apprenez à partager le contenu de la bibliothèque de connaissances sur Workplace et sur les différents outils, afin que les membres de votre organisation puissent facilement trouver les informations qu’ils recherchent.
