Réunir une équipe d’experts pour votre bibliothèque de connaissances

Découvrez comment sélectionner la bonne équipe pour votre bibliothèque, intégrer les contributeurs et contrôler la qualité.

Si cela n’est pas encore fait, prenez quelques minutes pour consulter les guides 5 utilisations intéressantes de la bibliothèque de connaissances et Créer la bibliothèque de connaissances qui vous convient avant de découvrir ce guide.


Une fois que vous avez déterminé l’objectif global de votre bibliothèque de connaissances et planifié vos catégories, vous pouvez commencer à réunir votre équipe.

Dans la première partie de ce guide, vous découvrirez les différents rôles et niveaux d’accès que vous pouvez affecter aux membres de l’équipe de votre bibliothèque de connaissances. Ensuite, nous vous donnerons quelques conseils pour vous assurer que tout se passe bien, même avec une grande équipe.

Composer votre équipe

Composer votre équipe

Comprendre les rôles et autorisations de la bibliothèque de connaissances

Comprendre les rôles et autorisations de la bibliothèque de connaissances

Si vous avez déjà une bonne compréhension des différents rôles d’accès de la bibliothèque de connaissances, vous pouvez passer à la section Autorisations en cascade ci-dessous.

Rôles de la bibliothèque de connaissances

Rôles de la bibliothèque de connaissances :

Les admins système peuvent :

  • Effectuer les mêmes actions qu’un admin de la bibliothèque de connaissances (voir ci-dessous)
  • Affecter aux utilisateurs des rôles d’admin système et de modérateur de contenu, qui leur permettent tous deux de gérer la bibliothèque de connaissances
  • Créer (et affecter) un rôle d’admin de la bibliothèque de connaissances personnalisé pour permettre aux utilisateurs de gérer votre bibliothèque de connaissances


Affecter un rôle d’admin de la bibliothèque de connaissances

Les admins de la bibliothèque de connaissances (les modérateurs de contenu et toute personne bénéficiant d’une autorisation d’administration pour « créer, modifier et partager le contenu de la bibliothèque de connaissances ») peuvent :

  • Effectuer les mêmes actions que les éditeurs de catégorie (voir ci-dessous) dans toutes les catégories de votre bibliothèque de connaissances
  • Gérer la page d’accueil de la bibliothèque de connaissances, y compris :
    • Importer ou modifier les photos de couverture
    • Réorganiser les catégories (et leurs sous-catégories)
    • Modifier le texte de l’en-tête
    • Modifier les catégories prioritaires
    • Ajouter ou supprimer des liens rapides
  • Créer, modifier et supprimer une catégorie ou une sous-catégorie
  • Affecter une autorisation d’éditeur ou de lecteur de catégorie à un utilisateur dans votre instance Workplace

Les éditeurs de catégorie peuvent :

  • Effectuer les mêmes actions qu’un lecteur de catégorie dans une catégorie spécifique (voir ci-dessous)
  • Modifier la page de destination de la catégorie
  • Créer, modifier, supprimer ou réorganiser ses sous-catégories
  • Accéder aux statistiques d’utilisation de la catégorie ou de ses sous-catégories
  • Accéder à l’historique des versions de la catégorie ou de ses sous-catégories
  • Affecter des autorisations d’éditeur ou de lecteur de catégorie dans cette catégorie


Affecter un rôle d’éditeur de catégorie

Les lecteurs de catégorie d’une catégorie en particulier peuvent effectuer les actions suivantes :

  • Consulter le contenu de cette catégorie et de ses sous-catégories
  • Signaler le contenu
  • Aimer, réagir, commenter ou partager la catégorie ou ses sous-catégories dans des groupes Workplace


Affecter un rôle d’éditeur de catégorie

Autorisations en cascade

Concept clé : autorisations en cascade

Lorsqu’un rôle est affecté à un utilisateur dans la bibliothèque de connaissances, son accès est toujours descendant. Il ne peut pas être interrompu ou s’effectuer vers le haut.

  • Par exemple, en désignant un utilisateur comme admin de la bibliothèque de connaissances, vous lui donnez le contrôle total de la page d’accueil de la bibliothèque de connaissances et de chaque catégorie et sous-catégorie individuelle qu’elle contient. Les admins ne peuvent pas être exclus d’une catégorie ou sous-catégorie spécifique, ou se voir retirer le contrôle d’une partie de la page d’accueil de la bibliothèque de connaissances. Pour cette raison, vous devez limiter le nombre d’admins de la bibliothèque de connaissances au sein de votre équipe.
  • Quant aux éditeurs et lecteurs de catégorie, ils sont toujours ajoutés au niveau de la catégorie. Leurs autorisations sont descendantes dans toutes les sous-catégories de la catégorie. Cela signifie également que l’éditeur et le lecteur de catégorie ne peuvent pas être ajoutés à des sous-catégories spécifiques, ni en être exclus. Le seul moyen de les exclure d’une sous-catégorie spécifique est de supprimer cette dernière, ou de les retirer de la catégorie entière.

La barre de navigation latérale de la bibliothèque de connaissances affiche une catégorie intitulée Opportunités de carrière et ses sous-catégories.

Créer votre liste d’admins de la bibliothèque de connaissances et d’éditeurs de catégorie

Créer votre liste d’admins de la bibliothèque de connaissances et d’éditeurs de catégorie

Maintenant que vous en savez plus sur les rôles, il est temps de choisir les admins de votre bibliothèque de connaissances et vos éditeurs de catégorie.

Sélectionner les admins de votre bibliothèque de connaissances

Sélectionner les admins de votre bibliothèque de connaissances

Une petite équipe d’admins est suffisante pour votre bibliothèque de connaissances. En général, vos admins système et vos modérateurs de contenu existants suffisent à gérer votre bibliothèque de connaissances. Mais si vous avez besoin d’une plus grande équipe pour gérer le contenu de plusieurs catégories, vous pouvez créer un rôle d’admin de la bibliothèque de connaissances personnalisé et l’affecter à des utilisateurs clés.

Le rôle des admins de la bibliothèque de connaissances englobe plusieurs aspects :

  • Travailler avec des parties prenantes pour créer des catégories et les affecter à des éditeurs de catégorie
  • Veiller à ce que la page d’accueil de la bibliothèque de connaissances soit à jour et organisée
  • Habiliter ou soutenir les éditeurs de catégorie
  • S’assurer que les politiques et procédures de la bibliothèque de connaissances sont respectées

Sélectionner et affecter vos éditeurs de catégorie

Sélectionner et affecter vos éditeurs de catégorie

Chaque catégorie doit avoir un éditeur de catégorie qui en est responsable dans son ensemble. Il peut ensuite décider d’ajouter d’autres éditeurs de catégorie s’il a besoin d’aide pour développer du contenu.

Le rôle des éditeurs de catégorie englobe plusieurs aspects :

  • Gérer la conception et la planification générales des sous-catégories au sein d’une catégorie en particulier
  • Gérer la création des sous-catégories au sein d’une catégorie en particulier
  • Gérer et affecter des autorisations de lecteur de catégorie pour une catégorie en particulier

Conseils pour gérer l’équipe de votre bibliothèque de connaissances

Conseils pour gérer l’équipe de votre bibliothèque de connaissances

En général, gérer l’équipe de votre bibliothèque de connaissances est relativement simple, mais vous pouvez planifier certaines choses afin de vous assurer que tout se passe bien.

Équipes de toute taille

Équipes de toute taille

Créer un groupe pour l’équipe de la bibliothèque de connaissances

Les meilleures bibliothèques de connaissances sont celles disposant d’une équipe qui développe du contenu fiable. Offrez à l’équipe de votre bibliothèque de connaissances un espace dans lequel elle peut créer des demandes de catégories, obtenir des réponses à ses questions et recevoir des conseils pour développer du contenu de qualité. C’est également un espace dans lequel vous pouvez ajouter des liens vers des formations courtes (voir ci-dessous), publier des règles et tenir tous les membres de votre équipe informés des nouvelles améliorations de la bibliothèque de connaissances.

Habiliter les admins de votre bibliothèque de connaissances et vos éditeurs de catégorie

Pour faciliter le travail de tout le monde, assurez-vous que les admins de votre bibliothèque de connaissances et que vos éditeurs de catégorie ont reçu une formation de base. Ne vous inquiétez pas, la formation est rapide.

Demandez aux admins de votre bibliothèque de connaissances de suivre le parcours de formation rapide Aidez les collaborateurs à tout savoir dans Workplace Academy afin qu’ils se familiarisent avec l’outil. De la même façon, demandez à vos éditeurs de catégorie de suivre le cours Notions de base pour les éditeurs de catégorie, qui est très rapide, mais extrêmement utile.

Enfin, si vous avez mis des politiques en place (voir ci-dessous), assurez-vous qu’ils les consultent également.

Équipes plus grandes

Équipes plus grandes

Instructions rapides sur la publication de contenu

Si vous avez une plus grande équipe d’admins et d’éditeurs de catégorie qui développe du contenu fiable pour votre bibliothèque de connaissances, vous souhaitez peut-être définir quelques règles rapides en matière de publication :

Affecter des lecteurs de catégorie :
Il est intéressant d’avoir beaucoup de catégories, mais elles ne doivent pas être toutes visibles pour l’ensemble de l’organisation. Encouragez vos éditeurs de catégorie à adapter au mieux leurs audiences de lecteurs de catégorie. S’ils pensent que leur catégorie devrait être disponible pour toute l’organisation, précisez-leur qu’ils doivent d’abord en parler à un admin de la bibliothèque de connaissances.

Générer des notifications :
Lorsqu’un membre de l’équipe de votre bibliothèque de connaissances publie une catégorie ou une sous-catégorie, il a la possibilité de générer une notification pour le lecteur de catégorie. La plupart du temps, c’est la meilleure chose à faire. Mais lorsqu’il s’agit de contenu rendu disponible pour l’ensemble de l’organisation, vous pouvez leur indiquer qu’ils doivent d’abord obtenir l’approbation d’un admin de la bibliothèque de connaissances avant de générer une notification pour tous vos utilisateurs Workplace.

Étapes suivantes

Assurez-vous que les admins de votre bibliothèque de connaissances suivent le parcours de formation Aidez les collaborateurs à tout savoir dans Workplace Academy. Vos éditeurs de catégorie doivent quant à eux suivre la formation Notions de base pour les éditeurs de catégorie dans Workplace Academy. Elle ne prend que quelques minutes et leur permettra de se familiariser avec cet outil.

Si vous envisagez d’utiliser l’API, cliquez ici pour consulter notre guide sur l’API.

Si vous souhaitez simplement communiquer avec d’autres utilisateurs qui ont non seulement développé leur bibliothèque de connaissances eux-mêmes, mais également réalisé des choses incroyables avec Workplace en général, rejoignez notre groupe inter-entreprise des responsables Workplace.