Créer la bibliothèque de connaissances
qui vous convient

Découvrez comment créer la bibliothèque de connaissances adaptée à votre organisation et comment préparer vos catégories.

Si vous ne l’avez pas encore fait, prenez quelques minutes pour parcourir notre guide 5 utilisations intéressantes de la bibliothèque de connaissances.

Si vous souhaitez revoir les notions de base sur la bibliothèque de connaissances, lisez le guide des notions fondamentales sur la bibliothèque de connaissances ou explorez la section Aidez les collaborateurs à tout savoir dans Workplace Academy.


Une fois que vous aurez défini l’objectif global de votre bibliothèque de connaissances, vous pourrez commencer à élaborer un plan et à préparer le contenu.

Ce guide va vous aider à organiser votre bibliothèque de connaissances, ainsi qu’à choisir et affiner les catégories en fonction de votre objectif.

Anatomie d’une bibliothèque de connaissances

Anatomie d’une bibliothèque de connaissances

Si vous savez déjà comment une bibliothèque de connaissances est organisée et comment ses autorisations fonctionnent, vous pouvez passer directement à la section suivante : Créer votre bibliothèque de connaissances.

La bibliothèque de connaissances est constituée de différentes couches qui se superposent. Si vous savez comment chacune de ces couches fonctionne, vous pourrez préparer facilement votre bibliothèque de connaissances.

Couche supérieure : la page d’accueil de votre bibliothèque de connaissances

Couche supérieure : la page d’accueil de votre bibliothèque de connaissances

Exemple de page d’accueil d’une bibliothèque de connaissances avec les ressources prioritaires, notamment « Nouvelles informations sur le coronavirus », « Recommandations pour le télétravail », etc.

La page d’accueil est la première page que les utilisateurs voient lorsqu’ils accèdent à votre bibliothèque de connaissances. Il s’agit de la couche supérieure. C’est sur cette page que les administrateurs peuvent définir une photo de couverture, mettre en avant les ressources prioritaires et ajouter des liens rapides vers les ressources.

Sur le côté gauche de la page d’accueil se trouve votre liste de catégories, chacune représentant une ressource ou un centre de ressources. Ces catégories forment la colonne vertébrale de votre bibliothèque de connaissances.

Remarque : les utilisateurs ne voient ni l’icône ni la page d’accueil de la bibliothèque de connaissances tant qu’ils n’ont pas accès à au moins une catégorie publiée.

Couche centrale : les catégories

Couche centrale : les catégories

Image du volet de navigation latéral d’une bibliothèque de connaissances

Les catégories peuvent mener soit directement vers une ressource, soit vers une page de destination répertoriant plusieurs ressources.

Par défaut, les utilisateurs ne voient pas les catégories auxquelles ils n’ont pas accès, ce qui signifie que chacun voit une version unique et adaptée à ses besoins de la bibliothèque de connaissances.

Remarque : les catégories ne peuvent pas être combinées ultérieurement.

Ressources : les sous-catégories

Ressources : les sous-catégories

Liste de sous-catégories sous la catégorie « Intégration à Chai Labs »

Pour ajouter une ressource à une catégorie, créez une sous-catégorie pour l’y intégrer.

Vous pouvez créer autant de sous-catégories que vous le souhaitez, mais elles-mêmes ne peuvent en contenir qu’une seule (deux niveaux maximum). Dans l’exemple à gauche, la sous-catégorie « LGBTQ Resources » contient donc des sous-catégories, mais la sous-catégorie « History of Pride Festivals » ne pourra pas en contenir.

Les sous-catégories peuvent être réorganisées ultérieurement et même déplacées dans une autre sous-catégorie, tant que la structure ne dépasse pas deux niveaux.

Remarque : les sous-catégories ne peuvent pas être déplacées dans une autre catégorie.

Pourquoi commencer par préparer vos catégories

Pourquoi commencer par préparer vos catégories



La conception de votre bibliothèque de connaissances commence toujours par la préparation des catégories, car les droits de modification et de consultation des utilisateurs peuvent uniquement être attribués au niveau de la catégorie, jamais au niveau de la sous-catégorie. Par conséquent, si un utilisateur a accès à une catégorie, il pourra accéder à l’ensemble de ses sous-catégories.

Remarque : vous ne pouvez pas donner accès (ni interdire l’accès) à une sous-catégorie en particulier.

Prenez le temps de réfléchir à vos catégories en amont ; vous gagnerez du temps par la suite.

Développer votre bibliothèque de connaissances

Développer votre bibliothèque de connaissances

Si vous n’avez pas encore lu le guide 5 utilisations intéressantes de la bibliothèque de connaissances, nous vous conseillons de le faire maintenant. Cela ne vous prendra que quelques minutes et simplifiera le processus de préparation.

Maintenant que vous avez compris comment fonctionnent les principaux composants de votre bibliothèque de connaissances, il est temps de commencer à réfléchir à vos catégories (et à les préparer).

Conseils généraux pour choisir vos catégories

Conseils généraux pour choisir vos catégories

Si vous ne savez pas par où commencer pour définir vos catégories, voici quelques conseils :

Conseil n° 1. Les catégories correspondent presque toujours à des sujets importants ou à une audience.

Pour commencer, répertoriez tous les sujets que vous souhaitez inclure dans votre bibliothèque de connaissances et toutes les audiences auxquelles vous souhaitez donner accès à des centres de ressources spécifiques. Déterminez si certains de ces éléments représentent des sous-catégories connexes. Vous disposez à présent de vos catégories de départ. Consultez également les utilisations courantes de la bibliothèque de connaissances ci-dessous. Elles vous permettront de choisir des catégories pour des situations spécifiques.

Conseil n° 2. Vérifiez que vos catégories répondent à une règle simple.

Toutes les ressources d’une même catégorie doivent être pertinentes pour les mêmes personnes, et les utilisateurs doivent pouvoir les modifier sans que cela ne crée de conflit.

Les ressources destinées à l’intégration des commerciaux et celles destinées à l’intégration des opérateurs du centre d’appel ne doivent pas se trouver dans la même catégorie. En effet, ces ressources sont pertinentes pour leur équipe spécifique, et ces audiences sont très différentes. Aucune des deux équipes n’apprécierait qu’un membre de l’autre équipe soit autorisé à modifier (ou supprimer) ses ressources d’intégration.

Conseil n° 3. En tant qu’administrateur, vous voyez l’intégralité de votre bibliothèque de connaissances. Ce n’est pas le cas des utilisateurs.

La mise en place d’une bibliothèque de connaissances réellement bien construite suppose de disposer d’un grand nombre de catégories, toutes visibles par l’administrateur. Les utilisateurs, quant à eux, ne verront que les catégories auxquelles ils ont accès. Si, au bout d’un certain temps, l’affichage vous semble encombré, demandez aux utilisateurs qu’ils vous donnent leur avis ou qu’ils vous envoient des captures d’écran de la page d’accueil de leur bibliothèque de connaissances avant de commencer à supprimer des catégories. Il se peut que leur affichage soit différent du vôtre.

Conseils pour les utilisations les plus courantes de la bibliothèque de connaissances

Conseils pour les utilisations les plus courantes de la bibliothèque de connaissances

Vous devez à présent avoir lu le guide 5 utilisations intéressantes de la bibliothèque de connaissances, et vous voudrez probablement appliquer ces stratégies à votre organisation grâce à la bibliothèque de connaissances.

Vous trouverez ci-dessous des conseils pour choisir vos catégories et développer votre bibliothèque de connaissances autour de chacune des 5 utilisations détaillées dans le guide. Vous pouvez lire le détail de toutes ces utilisations ou vous concentrer uniquement sur celles que vous avez l’intention de mettre en place avec votre bibliothèque de connaissances.

Ressources officielles de l’organisation/de l’entreprise

Ressources officielles de l’organisation/de l’entreprise

Liste de catégories, notamment « Bienvenue dans l’entreprise », « Nouveaux arrivants - Configuration informatique », « Valeurs de l’entreprise », « Politiques RH », « Avantages sociaux », etc.

Puisque tout le monde verra ces ressources, votre liste de catégories correspondra simplement aux différents types de ressources mises à disposition.

Conseil : essayez de combiner les catégories portant sur des sujets similaires dont les ressources peuvent être modifiées sans que cela ne crée de conflit.

Par exemple, les catégories Avantages sociaux et Politique RH peuvent être combinées si les employés chargés de chacune des catégories appartiennent à la même équipe.

Guides sur les outils et les processus

Guides sur les outils et les processus

Catégorie intitulée « Ressources informatiques », avec des sous-catégories comme « Configurer votre e-mail », « Configurer votre téléphone », « Configurer votre ordinateur », « Workplace 101 », « Conseils pour la gestion de votre calendrier », « Options d’équipement pour les dirigeants », etc.

Dans cette configuration, vos catégories correspondront aux différentes équipes ou aux différents services qui disposent de ressources à partager avec l’ensemble de l’organisation (guides juridiques, ressources informatiques, par exemple).

Conseil n° 1 : vérifiez que les ressources de chaque catégorie s’adressent aux mêmes audiences. Par exemple, sur l’image à gauche, seuls les dirigeants devraient voir la sous-catégorie « Equipment Options for Execs » (Options d’équipement pour les dirigeants).

Conseil n° 2 : essayez de combiner des sous-catégories. Par exemple, sur l’image ci-dessus, les guides de configuration des nouveaux équipements (« Setting Up Your Email » (Configurer votre e-mail), « Setting Up Your Phone » (Configurer votre téléphone) et « Setting up Your Computer » (Configurer votre ordinateur)) peuvent probablement être réunis dans une sous-catégorie destinée aux nouveaux arrivants.

Centres de ressources thématiques et transversaux

Centres de ressources thématiques et transversaux

Catégorie intitulée « Centre de ressources sur le COVID-19 » avec des sous-catégories.

Le choix des catégories dans cette configuration est simple. La catégorie correspondra au sujet ou aux audiences autour desquels vous développez votre centre de ressources.

Conseil : pour faciliter les recherches votre centre de ressources, vous pouvez toujours ajouter des liens de renvoi à d’autres endroits de la bibliothèque de connaissances.

Centres de ressources des équipes et des services

Centres de ressources des équipes et des services

Catégorie intitulée « Centre de ressources de l’équipe commerciale » avec des sous-catégories

Sans surprise, dans cette configuration, vos catégories de base correspondront aux noms de vos équipes et de vos services.

N’oubliez pas que votre but n’est pas de remplir la catégorie pour les équipes, mais de créer un espace et de les aider à le remplir.

Conseil : il est possible que plusieurs équipes utilisent les mêmes ressources ou processus. Demandez à chaque équipe si c’est le cas et envisagez de créer une autre catégorie que ces équipes pourront utiliser ensemble.

Centres de ressources pour les groupes sociaux et les communautés dirigées par les employés

Centres de ressources pour les groupes sociaux et les communautés dirigées par les employés

Catégorie intitulée « Ressources pour les parents du groupe Chai Labs » avec des sous-catégories

Dans cette configuration, vos catégories doivent porter le nom des groupes pour lesquels vous les avez créées, et les utilisateurs disposant de droits de modification doivent être les administrateurs de ces groupes.

Conseil : assurez-vous que les droits de consultation sont octroyés uniquement aux membres des groupes.

Pensez à afficher un avertissement sur la page d’accueil de la catégorie pour signaler qu’il s’agit de contenu rédigé par les utilisateurs, et non de documents officiels de l’entreprise.

Par exemple, la catégorie « Official Chai Labs Resource Links » (Liens vers les ressources officielles de Chai Labs) doit être renommée « Liens vers les ressources de Chai Labs ».

Étapes suivantes

Prenez le temps de peaufiner votre plan de contenu. Lorsque vous êtes prêt à constituer votre équipe pour la création de votre bibliothèque de connaissances, lisez notre guide Réunir une équipe d’experts pour créer votre bibliothèque de connaissances.

De plus, si vous aimeriez discuter avec d’autres administrateurs Workplace pour obtenir de l’aide, rejoignez notre groupe inter-entreprise de Chief Workplace Officers.