Approfondir
Des recommandations pour permettre à l’ensemble de votre organisation de communiquer, de collaborer et de tirer le maximum de Workplace
Établir des contacts et communiquer
Utiliser Workplace pour partager des informations est le cœur de la connexion et de la communication sur Workplace. La connexion à Workplace permet à chaque membre de communiquer à travers les groupes, les diffusions en direct, les évènements et Work Chat, selon ses préférences.
Pour réellement établir des contacts et communiquer sur Workplace, vous pouvez commencer par :
1. Amener votre Intranet sur Workplace
Pour accroître l’efficacité de vos communications, assurez-vous que Workplace devient le canal principal (voire le seul) de toutes les nouveautés internes. Workplace doit être la source d’informations principale pour les membres de votre entreprise.
Commencez avec un wiki d’entreprise qui oriente vos membres vers les informations importantes et les groupes à rejoindre.
Conseil de pros : Annoncez le déplacement de votre Intranet actuel vers Workplace à tous les membres de votre entreprise en utilisant les mêmes canaux que vous aviez utilisés pour annoncer le lancement de Workplace. Configurer vos nouveaux groupes Intranet et wiki d’entreprise comme groupes par défaut pour tous les nouveaux membres garantira également la présence de tout le monde dans ces groupes dès le premier jour.
Pour en savoir plus, consultez le guide Intranet
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2. Remplacer les newsletters et les listes de diffusion
Remplacer les newsletters et les listes de diffusion par des groupes sur Workplace est essentiel pour réduire le nombre d’e-mails envoyés au sein de votre organisation et permet de centraliser les conversations. Utiliser des groupes pour communiquer des informations clés vers le bas vous permettra de mesurer efficacement l’impact de vos publications, et offrira à vos collègues une manière de faire remonter l’information en commentant et en réagissant à vos communications.
3. Organiser régulièrement des évènements en direct
Utiliser la fonctionnalité Direct pour partager des informations, diffuser des réunions, organiser des FAQ et former les collègues est une manière efficace de toucher et de faire interagir les membres de votre organisation. Vous pouvez utiliser le Direct pour les mises à jour de l’équipe de direction, de même que pour former et interagir avec une plus petite communauté, par exemple lors d’une formation de nouvelles recrues.
Conseil de pros : Convertir une salle de réunion existante en un studio est une très bonne façon d’encourager l’utilisation du Direct dans votre organisation. Engager une équipe audiovisuelle peut également s’avérer utile pour améliorer la qualité de réalisation de vos diffusions. Si ce n’est pas possible, acheter un trépied ou un cardan pour smartphones et raccorder un micro externe peut vous aider à gagner en flexibilité lors des sessions en direct de votre organisation.
Découvrez plus d’idées sur les évènements en direct que vous pouvez organiser
4. Impliquer l’équipe de direction
Assurez-vous que l’équipe de direction donne l’exemple et utilise Workplace après votre lancement. Lorsque l’équipe de direction utilise Workplace, vous montrez à vos collègues que Workplace est le bon endroit pour rester en contact avec le message officiel de votre organisation. Les dirigeants doivent non seulement publier régulièrement, mais également commenter et réagir aux publications des collègues.
Conseil de pros : N’oubliez pas de promouvoir les publications de votre équipe de direction. Rendez-vous dans le Panneau d’administrateur > cliquez sur « Utilisateurs » (à gauche) > puis cliquez sur les trois points à côté de l’utilisateur que vous souhaitez promouvoir > sélectionnez « Promouvoir publications dans le fil d’actualité » pour vous assurer que toutes ses publications seront prioritaires dans le fil d’actualité de tout le monde.
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5. Publier du contenu exclusif
Publier du contenu exclusif sur Workplace est une excellente stratégie pour intégrer vos collègues. Assurez-vous que le contenu clé est partagé et/ou associé uniquement à Workplace. Cela encourage les membres de votre organisation à ne pas juste se connecter à Workplace, mais pour les retardataires, c’est également une manière de les pousser à revendiquer leur compte Workplace.
Conseil de pros : Promouvez le contenu et les évènements exclusifs de Workplace avec des posters internes dans votre bureau, des fonds d’écran et par e-mail pour vous assurer que tout le monde sait où trouver ce contenu exclusif.
6. Ajouter des membres aux groupes clés de l’entreprise
Ajoutez automatiquement tous les membres de votre organisation aux principaux groupes de l’entreprise en les configurant comme groupes par défaut. Ce sont les groupes dans lesquels vous pouvez organiser des sessions en direct avec des dirigeants et où devront être réalisées les annonces importantes. Les dirigeants doivent être encouragés à publier dans ces groupes lorsqu’ils veulent interagir avec l’ensemble de votre organisation.
En savoir plus sur les groupes par défaut
7. Adopter Work Chat dans l’ensemble de l’entreprise
Pour une communication efficace, il est important que vous puissiez contacter rapidement vos collègues en dehors des groupes. Grâce à Work Chat, il est possible de commencer une conversation facilement depuis n’importe quelle page de Workplace, et même de passer un appel audio ou vidéo depuis votre navigateur ou smartphone. Remplacer d’autres programmes de discussion officiels ou non-officiels (Facebook Messenger, WhatsApp) est une première étape pour parvenir à une adoption dans l’ensemble de l’entreprise.
