Guide du responsable d’équipe

Gérez mieux votre équipe grâce à Workplace.


En tant que responsable d’équipe, vous jouez un rôle important dans la mise en place de normes et d’habitudes de travail qui aident vos collaborateurs à mieux travailler ensemble. Il s’agit d’une grosse responsabilité, mais nous sommes là pour vous aider.
Vous pouvez utiliser Workplace pour centraliser toutes les communications de votre équipe. Vous pouvez également utiliser des fonctionnalités telles que Mesures à prendre, Publication sur un succès, Formations et autres, pour créer une culture d’équipe plus forte et plus efficace. Ce guide vous apportera les astuces et recommandations Workplace que tous les responsables d’équipe devraient connaître. Vous pourrez ainsi gérer votre équipe mieux que jamais.
Votre groupe d’équipe

Votre groupe d’équipe

Créez un espace central pour vous et votre équipe pour communiquer et connaître les tâches sur lesquelles travaillent les uns et les autres. Sur Workplace, cet espace s’appelle un groupe d’équipe. Vous pouvez en créer un très facilement. Pour créer votre groupe d’équipe :
  1. Cliquez sur Créer un groupe dans le panneau à gauche de votre fil d’actualité. Vous devrez peut-être d’abord cliquer sur Voir plus.
  2. Saisissez un nom de groupe et sélectionnez Paramètres de confidentialité. Pour un groupe d’équipe, nous recommandons un groupe secret ou un groupe fermé.
  3. Saisissez les noms des membres de votre équipe un par un pour les ajouter à votre groupe.
  4. Assurez-vous que la discussion instantanée est activée.
  5. Cliquez sur Créer un groupe.
Votre groupe d’équipe dispose d’un onglet Fichiers, grâce auquel vous pourrez retrouver les fichiers partagés dans votre groupe. Les groupes de 250 membres ou moins peuvent également avoir une discussion instantanée, qui permet d’envoyer des messages instantanés ou de passer des appels vidéo et audio.
Pour en savoir plus sur les groupes, regardez la vidéo ci-dessous.
Publications
Les publications constituent le meilleur moyen de partager des nouvelles et des informations importantes avec votre équipe. Elles permettent d’organiser les discussions grâce aux commentaires. De plus, elles sont faciles à retrouver, même après plusieurs jours, semaines ou mois. Les publications Workplace sont donc idéales pour partager des informations dont votre équipe pourrait avoir besoin ultérieurement ou auxquelles votre équipe devra répondre plus tard.
Utilisez les publications pour partager régulièrement des nouvelles avec votre équipe et encouragez les membres de l’équipe à faire de même. Par exemple, en début de semaine, tous les membres de l’équipe peuvent partager une publication décrivant leurs réussites de la semaine précédente, leurs priorités pour la semaine à venir, et les difficultés qu’ils rencontrent. Vous pourrez ainsi connaître les tâches sur lesquelles chacun des membres de votre équipe travaille et déceler les problèmes ou les blocages sur lesquels vos subordonnés auraient besoin de votre aide. N’oubliez pas de publier pour donner l’exemple.
Voici quelques astuces utiles à retenir lorsque vous communiquez à l’aide de publications Workplace :
  • Épingler les publications contenant des ressources importantes pour l’équipe en haut du groupe pour qu’elles soient faciles à retrouver.
  • Créer une publication avec des mesures à prendre pour suivre les tâches à accomplir. Vous pouvez identifier des collègues pour leurs affecter des tâches. Ils pourront cocher les mesures à prendre qu’ils ont traitées afin que tous les membres de l’équipe soient au courant de l’avancement du projet.
  • Lorsque vous ajoutez un PDF à votre publication, les membres du groupe pourront ajouter des annotations pour laisser leurs commentaires et avis.
  • Identifiez des personnes pour déclencher des notifications. Vous aurez ainsi la certitude que votre publication sera vue.
  • Essayez de ne pas publier de contenu en dehors des heures de travail. À la place, programmez une publication pour le lendemain.
  • Lorsque vous partagez ou fournissez beaucoup d’informations, essayez de créer une note. Grâce aux notes, vous pouvez intégrer des photos et vidéos, permettre la modification de groupe et ajouter une photo de couverture afin d’attirer l’attention des membres.
  • Si vos subordonnés directs travaillent selon un système de tranches horaires, ils peuvent utiliser les publications Workplace pour trouver des remplaçants à leur poste. Remarque : les remplacements doivent d’abord être activés par un admin système Workplace. Pour en savoir plus sur les remplacements, consultez les pages d’aide.
Pour découvrir encore davantage d’astuces et de recommandations afin de maîtriser l’art de la publication sur Workplace, consultez les théories fondamentales de la publication.
Chat
Chat est la solution idéale lorsque vous avez besoin d’une réponse rapide ou que vous souhaitez simplement échanger de manière informelle avec votre équipe. Vous pouvez commencer une discussion instantanée avec une ou plusieurs personnes et partager des fichiers, des photos, des vidéos, des GIF et plus encore. Vous pouvez aussi lancer un bref appel vocal ou vidéo pour accélérer la prise de décisions. Regardez la vidéo ci-dessous pour avoir un aperçu des fonctionnalités de Chat.
Assurez-vous que vos subordonnés directs comprennent l’utilisation des discussions instantanées et des publications. Si vous vous apercevez que des personnes utilisent les discussions instantanées pour diffuser des ressources importantes, incitez-les plutôt à partager une publication.
Voici quelques trucs et astuces de Workplace Chat :
Prévoir, organiser et documenter les réunions

Prévoir, organiser et documenter les réunions d’équipe

Les réunions sont un élément important de la collaboration de votre équipe. Vous pouvez les gérer facilement dans Workplace en suivant les étapes ci-dessous :
1. Créer un évènement pour votre réunion à venir
Créez un évènement à partir de votre groupe d’équipe et invitez les membres de votre équipe. Veillez à activer les invitations du calendrier pour que tous les membres concernés puissent bloquer ce créneau dans leur outil de calendrier. Vous pourrez suivre les réponses aux invitations depuis Workplace.
2. Suivre un ordre du jour
Utilisez les sondages pour cerner les sujets à aborder lors de la réunion. Les membres de l’équipe pourront voter et ajouter un sujet au sondage.
3. Animer la réunion grâce à l’appel vidéo ou la vidéo en direct
Vous pouvez démarrer un appel vidéo ou audio depuis n’importe quel groupe ou discussion instantanée individuelle en cliquant sur les icônes en haut à droite de votre écran.
Pour enregistrer votre réunion, essayez de lancer un direct avec les autres animateurs. La vidéo en direct permet de diffuser votre réunion auprès de votre groupe d’équipe en temps réel. À la fin de la diffusion, un enregistrement sera automatiquement publié sur le groupe pour que les membres sur un autre fuseau horaire et toute autre personne n’ayant pas pu assister à la réunion puissent la regarder ultérieurement.
4. Partager des notes et des mesures à prendre
Après la réunion d’équipe, veillez à publier son compte-rendu et les prochaines étapes dans votre groupe d’équipe. Vous pouvez ajouter des notes en tant que texte sur votre publication et utiliser les mesures à prendre pour documenter les tâches à effectuer. Identifiez des personnes par une @mention sur une mesure à prendre pour qu’elles soient averties. Elles pourront cocher les tâches effectuées.
Gérer les relations individuelles

Gérer les relations individuelles

Créez des groupes individuels secrets avec chacun de vos subordonnés directs. Vous pourrez utiliser ces groupes pour partager des nouvelles, donner et demander des avis, gérer les performances, attribuer des tâches, poser des questions et bien plus encore.
Les groupes individuels secrets vous permettent d’interagir en privé avec chacun de vos subordonnés directs et de fournir des avis et de l’aide personnalisés, qui ne sont pas forcément pertinents et adaptés à toute l’équipe.
Partager le travail de votre équipe

Partager le travail de votre équipe

Partagez le travail de votre équipe avec toute l’organisation grâce à des groupes transversaux. Des groupes tels que « Ventes réussies », « Annonces marketing » et « Assistance » permettent de tenir tout le monde au courant des réussites de votre équipe et de regrouper des avis pertinents. Voici comment en créer un :
  1. Cliquez sur Créer un groupe dans le panneau à gauche de votre fil d’actualité. Vous devrez peut-être d’abord cliquer sur Voir plus.
  2. Donnez à votre groupe un nom clair et court permettant d’expliciter ses objectifs.
  3. Assurez-vous que le groupe est ouvert pour que tout le monde puisse voir les publications et le rejoindre.
  4. Désactivez la discussion instantanée. Les groupes transversaux ont souvent beaucoup de membres, et les discussions instantanées peuvent terminer en cacophonie.
  5. Invitez les membres un par un ou définissez des règles d’adhésion automatiques au groupe.
  6. Saisissez une description du groupe, en indiquant sa fonction et si vous souhaitez que les membres partagent des avis et posent des questions sous forme de publication.
Encouragez vos subordonnés directs à publier dans le groupe lorsqu’ils souhaitent partager leur travail. Vous pouvez @mentionner des personnes dans les commentaires si vous souhaitez vous assurer qu’elles soient averties.
Organiser les recommandations et ressources clés

Organiser les recommandations et ressources clés

Votre groupe d’équipe dispose également d’un onglet Formation. Vous pouvez utiliser cet onglet pour organiser les publications importantes dans des guides de formation. Les guides de formation permettent d’intégrer les nouveaux membres de l’équipe, contribuent à la formation et améliorent les compétences des membres de l’équipe. Vous pouvez même créer des quiz rapides pour tester la compréhension des utilisateurs et suivre leur progression. Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus.
Féliciter votre équipe

Féliciter votre équipe

Il est important de montrer à vos subordonnés directs que vous êtes fier de leur travail et de leur implication. La reconnaissance permet de façonner la culture de votre équipe, d’encourager la productivité et de soutenir le moral de vos collaborateurs. Lorsqu’elle est partagée avec toute l’équipe, la reconnaissance peut également améliorer la visibilité des membres et vous aider à mettre en avant les réussites de votre équipe.
Lorsque vous atteignez une étape importante, essayez de créer une publication sur un succès dans votre groupe d’équipe et votre groupe transversal. Vous pourrez choisir parmi plusieurs GIF et images, ou importer un élément. Vous pourrez également identifier des membres de l’équipe pour qu’ils soient avertis, et tout le monde verra qui a contribué à la réussite.
Vous pouvez également féliciter des membres de l’équipe de façon individuelle, à l’aide du bouton Envoyer des remerciements sur leur profil. Cela permet d’envoyer un message rapide mais percutant. Si vous remerciez quelqu’un d’une autre équipe, vous pouvez même activer l’envoi de notification au responsable.
Donner la priorité à l’équilibre et au bien-être

Donner la priorité à l’équilibre et au bien-être

Aidez votre équipe à définir des horaires de travail sains grâce à des outils tels que Ne pas déranger et Statut.
Ne pas déranger vous permet de mettre les notifications en sourdine pendant certains moments destinés à la concentration ou en dehors des horaires de travail. Vous pouvez l’activer dès que nécessaire ou définir un horaire auquel cette fonction doit s’activer automatiquement. Lorsque Ne pas déranger est activé, un croissant de lune apparaît à côté de votre photo de profil. Tout collègue qui vous envoie un message via Workplace Chat recevra alors un message automatique lui indiquant que vous avez activé le mode Ne pas déranger et que vous ne serez pas averti de son message.
Vous pouvez définir un statut sur Workplace pour informer vos collègues que vous êtes en arrêt maladie, en déplacement, en télétravail et bien plus encore. Votre statut s’affiche sur votre profil Workplace et dans Workplace Chat.
Autres ressources utiles

Autres ressources utiles

  • Guide du nouvel utilisateur : tout ce dont votre équipe a besoin pour commencer à utiliser Workplace.
  • Be the Best Boss Ever : cours interactif à suivre à son rythme sur Workplace Academy, couvrant les aspects suivants : gérer votre équipe ou votre service, les relations individuelles et les relations avec les parties prenantes.
  • Restez organisé(e) dans Workplace : meilleurs trucs et astuces dans Workplace pour gérer votre charge de travail.
  • Gérer vos notifications Workplace : 5 conseils pour éliminer les distractions et vous concentrer sur les choses importantes.