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Guide de l’admin de groupe

Guide de l’admin de groupe

Le guide de référence pour configurer et gérer vos groupes Workplace.


Si vous avez déjà créé un groupe dans Workplace, vous êtes officiellement admin de groupe. En tant qu’admin de groupe, vous pouvez contrôler les paramètres du groupe, notamment les autorisations de publication, la confidentialité, la manière dont les membres sont ajoutés et plus encore. Vous avez également de nouvelles responsabilités concernant la gestion des communications dans votre groupe et le suivi de ses indicateurs.
Ce guide vous indiquera comment assurer la réussite de votre groupe dès le départ, et comment le gérer efficacement pour tous les membres du groupe.
Configuration de votre groupe
1. Configuration de votre groupe
Vous devez penser à plusieurs choses importantes au moment de créer votre groupe Workplace :
  • Objectif du groupe : quelle sera la fonction du groupe ?
  • Paramètres de confidentialité : qui pourra voir le groupe et ses publications ?
  • Autorisations de publication : qui pourra publier du contenu dans le groupe ?
Objectif du groupe :
Les groupes sont généralement créés pour :
  • Les annonces propres à un bureau, à une région ou à la société
  • Des workflows courants et répétitifs, tels que :
    • Un groupe consacré aux questions/réponses sur les ressources humaines ou un groupe d’assistance informatique : pour permettre aux employés de trouver des réponses à leurs questions.
    • Un groupe dédié aux infrastructures : pour signaler rapidement et efficacement les problèmes liés à l’équipement et aux infrastructures.
    • Un groupe dédié aux remplacements : pour permettre aux employés de terrain de demander un remplacement ou de proposer de remplacer quelqu’un. Pour en savoir plus sur les remplacements, consultez les pages d’aide.
  • La communication sociale, pour vous permettre d’échanger avec vos collègues au sujet d’expériences et de centres d’intérêt communs
  • La collaboration de services et d’équipes, et sur des projets
  • Les annonces propres aux services comme les nouveaux lancements, les campagnes marketing, les réussites commerciales, etc.
  • Les échanges individuels entre un responsable et un subordonné direct
Paramètres de confidentialité :
Il existe 3 paramètres de confidentialité différents pour les groupes sur Workplace :
  • Ouvert : tout le monde peut trouver le groupe en le recherchant et voir les publications. Le contenu des groupes ouverts peut apparaître sur le fil d’actualité de tout le monde.
  • Fermé : tout le monde peut trouver le groupe en effectuant une recherche sur Workplace, voir sa description et demander à le rejoindre. Seuls les membres peuvent voir les publications.
  • Secret : les utilisateurs doivent être invités pour rejoindre un groupe secret. Seuls les membres du groupe peuvent le trouver en effectuant une recherche et consulter les publications.
Remarque : les admins système peuvent voir tous les groupes Workplace, y compris les groupes secrets.
Ce tableau vous donnera une idée des paramètres de confidentialité les plus adaptés à chaque type de groupe :
Table with groups listed by purpose, privacy setting and examples of group names
Autorisations de publication :
En fonction de l’objectif de votre groupe, vous pouvez choisir de limiter les autorisations de publication ou demander l’approbation d’un·e admin pour toutes les publications. Les groupes dédiés aux annonces des entreprises, par exemple, sont souvent gérés par les équipes de communication internes. Pour éviter les publications parasites et veiller à ce que seuls les messages les plus importants soient publiés, les admins de groupe peuvent n’autoriser que les admins à publier du contenu. Vous pouvez choisir parmi les paramètres d’autorisation suivants :
  • Tout le monde : l’éditeur de publication est visible de tous et les publications apparaissent automatiquement dans le groupe.
  • Admins uniquement : seuls les admins peuvent publier du contenu dans le groupe. L’encadré de l’éditeur sera invisible pour les autres.
  • Approbation des publications : tout le monde voit l’éditeur et peut soumettre des publications, mais elles n’apparaîtront dans le groupe que si elles sont approuvées par un·e admin/modérateur·trice.
Découvrez comment modifier les autorisations de publication dans votre groupe dans les pages d’aide Workplace.
Autres étapes importantes pour configurer votre groupe :
Maintenant que nous avons passé en revue les éléments les plus importants, vous pouvez vous assurer que l’objectif et les règles du groupe sont communiqués clairement aux membres et à chaque personne de votre organisation qui y a accès.
  1. Donnez à votre groupe un nom intuitif explicitant clairement ses objectifs. Un nom efficace permettra aux utilisateurs de trouver facilement votre groupe en effectuant une recherche. Par exemple : « Équipe Marketing », « Annonces de l’entreprise », « Avis sur les pages d’aide », « Projet de refonte du site web », « Questions/réponses informatiques ».
  2. Ajoutez une description permettant aux membres du groupe de comprendre clairement l’objet du groupe et les utilisateurs à qui il s’adresse.
  3. Ajoutez une photo de couverture. Les photos de couverture peuvent donner le ton du groupe. Vous pouvez parfaitement ajouter une photo du personnel pour le groupe d’une équipe, un groupe dédié aux annonces ou à vocation sociale. Consultez ce guide pour connaître les dimensions des photos de couverture.
2. Gestion des adhésions
2. Gestion des adhésions
Ajouter des membres au groupe :
Maintenant que nous avons passé en revue certains aspects importants, vous pouvez commencer à ajouter des membres. Pour les admins de groupe, il existe plusieurs manières de procéder :
  1. Invitation individuelle : invitez vos collègues l’un après l’autre. Cette option est celle qui convient le mieux pour les petites équipes.
  2. Adhésion aux groupes automatique : cette option vous permet d’inviter des membres dans votre groupe en fonction de critères de profil. L’adhésion aux groupes automatique est expliquée plus en détail ci-dessous.
Si vous êtes également admin système, vous pouvez contrôler l’adhésion aux groupes depuis le Panneau d’administration de deux façons :
  1. Groupe par défaut : les admins peuvent créer un groupe par défaut pour que tous les membres de votre organisation soient automatiquement ajoutés. Ce paramètre est celui qui convient le mieux dans le cas des groupes pertinents pour tout le monde, tels que les groupes dédiés aux annonces s’adressant à l’ensemble de l’entreprise. Découvrez comment définir un groupe par défaut dans les pages d’aide.
  2. Ensembles de personnes : les admins système peuvent créer des ensembles de personnes pour filtrer les membres de l’organisation en fonction de critères tels que leur localisation, le service dans lequel ils travaillent, leur fonction et plus encore. Quiconque remplit les critères définis sera ajouté automatiquement à l’ensemble de personnes. Les admins système peuvent ensuite affecter des ensembles de personnes à des groupes pour automatiser l’adhésion aux groupes en fonction des critères de profil. Découvrez comment créer un ensemble de personnes dans les pages d’aide.
Adhésion aux groupes automatique :
La gestion d’un groupe avec un effectif élevé peut prendre du temps, notamment si vous devez ajouter les membres un par un à mesure qu’ils rejoignent votre organisation, qu’ils changent de poste ou qu’ils déménagent. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez utiliser l’adhésion aux groupes automatique.
Cette fonctionnalité permet aux admins de groupe de définir des règles pour ajouter automatiquement les personnes pertinentes à leur groupe en fonction d’informations de profil comme le lieu de travail, le service, la fonction, etc. Une fois les règles créées et appliquées, l’adhésion aux groupes automatique fonctionne de deux manières :
  1. Quiconque remplit les critères définis sera ajouté automatiquement au groupe.
  2. Les membres du groupe dont les informations de profil changent ou ne correspondent plus aux critères définis par les règles d’adhésion au groupe seront automatiquement retirés du groupe. Ces personnes recevront une notification lorsqu’elles seront retirées du groupe.
Nous savons qu’il existe toujours une exception à la règle. Vous pouvez ajouter des membres qui ne remplissent pas les critères de profil définis dans vos règles d’adhésion automatiques à votre groupe en les ajoutant manuellement un par un.
Consultez les pages d’aide pour découvrir des instructions détaillées sur la manière de définir des règles d’adhésion automatique pour votre groupe.

L’adhésion aux groupes automatique doit être activée pour votre Workplace par un·e admin système. Avant d’activer l’adhésion aux groupes automatique, les admins système doivent s’assurer que les champs de profil des membres de la communauté Workplace sont remplis. L’adhésion aux groupes automatique s’appuie sur les informations de profil (champs de profil), telles que le lieu, le service, le département, etc. Pour en savoir plus sur les champs de profil, consultez le Guide de l’admin système. Pour découvrir comment activer l’adhésion aux groupes automatique dans votre Workplace, consultez les pages d’aide Workplace.

Demandes d’adhésion :
Les groupes ouverts sont automatiquement configurés de sorte que tout le monde dans l’organisation peut les rejoindre sans avoir à en demander l’accès. Vous pouvez modifier ces paramètres pour restreindre l’approbation d’adhésion uniquement aux membres ou aux admins et modérateurs du groupe.
Les groupes fermés et secrets sont automatiquement configurés de sorte que tous leurs membres peuvent approuver ou inviter de nouveaux utilisateurs. Vous pouvez modifier ces paramètres afin que seuls les admins et les modérateurs puissent approuver de nouvelles personnes.
Pré-approbation d’adhésion :
Gagnez du temps en approuvant automatiquement les demandes d’adhésion des utilisateurs membres de vos autres groupes. Par exemple, si vous êtes admin d’un groupe de projet, vous pouvez pré-approuver le groupe de l’équipe afin que l’ensemble des membres puissent facilement rejoindre le groupe de projet.
Notification de demande d’adhésion :
Si votre groupe est fermé ou secret, vous recevrez une notification en cas de demande d’adhésion. Utilisez ces notifications pour approuver les demandes d’adhésion.
Vous pouvez désactiver les notifications des demandes d’adhésion, mais ce n’est pas recommandé. En désactivant ces notifications, vous risquez de manquer des demandes d’adhésion et de faire attendre les utilisateurs qui souhaitent rejoindre le groupe. Néanmoins, si vous désactivez ces notifications, vous pourrez toujours gérer les demandes depuis les options admin de votre groupe.
Ajouter des admins de groupe :
Nous recommandons d’avoir au moins deux admins par groupe. Pour les groupes plus importants, comme ceux dédiés aux annonces de l’entreprise, vous pouvez nommer davantage d’admins pour vous aider à gérer les communications, les demandes et plus encore. Pour nommer une personne admin de groupe :
  1. Dans le groupe, sous le nom de celui-ci, cliquez sur Membres. Vous devrez peut-être d’abord cliquer sur Plus.
  2. Cliquez sur ... à côté de la personne que vous souhaitez nommer admin.
  3. Cliquez sur Inviter à être admin et confirmez votre choix.
3. Gestion du contenu
3. Gestion du contenu
Contenu signalé :
En tant qu’admin de groupe, vous êtes responsable de la gestion du contenu signalé par les membres. Lorsque des membres signalent des publications et des commentaires, ils apparaissent dans la section Contenu signalé par un membre de vos options admin. Vous pouvez conserver ou supprimer les publications et les commentaires, mais aussi mettre en sourdine le membre qui en est l’auteur, le supprimer ou le bloquer.
Définir l’ordre des publications :
Vous pouvez définir l’ordre d’apparition des publications dans le fil de votre groupe afin que le contenu le plus important soit facile à trouver. Pour cela, accédez aux paramètres dans vos options admin et faites défiler l’écran vers le bas jusqu’à la section Ordre des publications par défaut. Deux options sont disponibles :
  1. Nouvelle activité : les publications avec des commentaires récents apparaîtront en premier dans le fil de votre groupe.
  2. Publications récentes : les publications les plus récentes apparaîtront toujours en haut du fil du groupe.
Approbation des publications :
Si vous choisissez de demander l’approbation d’un·e admin pour les publications de votre groupe, vous recevrez une notification à chaque fois qu’un membre du groupe essaie de partager une publication. Vous pourrez ensuite accéder à Publications en attente dans vos options admin pour examiner et approuver ou refuser la publication.
Guides d’apprentissage
Chaque groupe dispose d’un onglet Apprentissage, où vous pouvez créer des guides pour organiser les formations et les contenus pédagogiques essentiels qui sont partagés dans votre groupe. Vous pouvez même ajouter des quiz à vos guides d’apprentissage et suivre la progression des utilisateurs.
Au départ, cet onglet n’est visible que pour les admins de groupe, mais dès qu’un·e admin de groupe commence à ajouter du contenu, il apparaît pour tout le monde.
Découvrez le fonctionnement des guides d’apprentissage dans ce cours à suivre à votre rythme sur Workplace Academy.
4. Configuration des intégrations
4. Configuration des intégrations
En tant qu’admin de groupe, vous êtes aussi habilité à ajouter des intégrations que les membres de votre groupe pourront utiliser. Les intégrations de partage de fichiers sont utiles pour tous les groupes, mais elles ont une importance particulière pour les groupes d’équipe et de projet, et les groupes transversaux permettant de recueillir des avis. Les intégrations de partage de fichiers permettent de mettre en avant plus facilement votre travail et de recueillir des avis en toute simplicité. Les membres du groupe verront uniquement le contenu auquel on leur a donné accès.
Les intégrations de contenus multimédia sont excellentes pour les groupes de discussion. Elles permettent de partager facilement des actualités intéressantes et d’interagir les uns avec les autres. Essayez de créer un groupe ouvert « Actualités du secteur » et encouragez les membres à y partager des articles pour se tenir mutuellement informés.
5. Surveillance des interactions
5. Surveillance des interactions
Les insights de groupe proposent 3 tableaux de bord interactifs dont vous pouvez vous servir pour surveiller les interactions. Chaque rapport est téléchargeable afin que vous puissiez étudier plus en détail la façon dont les membres utilisent le groupe.
Vos insights de groupe vous permettent de suivre les éléments suivants :
  • Informations sur la croissance : l’évolution de l’effectif de votre groupe et les demandes d’adhésion.
  • Informations sur les interactions : les publications, les commentaires et les réactions sur une période donnée. Identifiez les journées les plus dynamiques et les moments propices aux interactions des membres. Examinez aussi les publications les plus populaires du groupe.
  • Informations sur les membres : identifiez les principaux contributeurs.
  • Apprentissage : suivez la progression des utilisateurs sur les guides et les publications d’apprentissage.
Utilisez ces données pour identifier et contacter facilement les principaux contributeurs ou planifier des publications importantes de la part des dirigeants, aux jours et heures de pointe. Les rapports étant disponibles pendant un délai maximal de 60 jours, vous pourrez suivre l’impact de vos actions et évaluer vos résultats.
6. Archivage des groupes
6. Archivage des groupes
Il est important d’archiver votre groupe une fois qu’il est obsolète ou qu’il n’est plus utilisé. L’archivage permet de ne pas surcharger les résultats des recherches afin que les employés trouvent facilement les groupes actifs qu’ils recherchent. L’intégralité du contenu de la page du groupe reste accessible aux membres du groupe après son archivage.
Pour archiver un groupe :
  1. Accédez au groupe que vous souhaitez archiver et cliquez sur ... en dessous de la photo de couverture, puis sur Options admin.
  2. Faites défiler l’écran vers le bas jusqu’à Archiver le groupe et cliquez sur Archiver situé à côté.
  3. Cliquez sur Confirmer.
Autres ressources utiles
Autres ressources utiles