Mettre cela en place dans Workplace

L’organisation des effectifs est la pierre angulaire d’un excellent processus d’embauche. Mais ce n’est pas simple. Cela signifie qu’il faut rassembler autour de la table les services des ressources humaines et du recrutement ainsi que les services financier, juridique et des infrastructures, le cas échéant. C’est un environnement bruyant (pour ne pas dire bondé). Avec Workplace, c’est beaucoup plus facile.

• Créez un groupe fermé nommé « Planification stratégique des effectifs ».
• Ajoutez toutes les personnes nécessaires.
• Publiez les descriptions d’emploi ou les documents liés à la planification du budget.
• Laissez vos retours dans les commentaires associés pour suivre la conversation.
• Examinez et approuvez l’effectif.

Si vous ne parvenez pas à trouver les candidats adéquats, vous ne pouvez pas réaliser d’embauche. Il est donc important de tout mettre en œuvre pour remplir votre flux de candidats avec le plus grand nombre de talents exceptionnels.

• Créez des groupes de recrutement spécialisés, par compétences (p. ex. : iOS, SQL, Java) ou par fonction (ingénieurs, marketing, ventes) de façon à ce que les bonnes personnes participent au bon endroit.
• Créez des publications épinglées qui donnent un aperçu des bonnes pratiques de sourcing (comme la façon de faire des recherches booléennes sur LinkedIn) ou des règles liées à l’embauche (y compris toute question d’ordre légal que les employés devraient connaître).
• Organisez régulièrement des « compétitions de sourcing » au cours desquelles les membres de votre équipe se réunissent pour analyser leurs contacts à la recherche de toute personne ayant du potentiel. Cela peut être plus difficile pour les équipes dispersées ou les entreprises avec des travailleurs à distance.
• La vidéo est un bon moyen d’impliquer les collaborateurs. Lancez un direct avec la personne qui anime la compétition de sourcing afin de la diffuser auprès du reste de l’équipe. Encouragez les spectateurs à laisser des commentaires et des retours.
• Les évènements en direct ont encore plus d’impact et peuvent être coordonnés sur Workplace grâce à la fonctionnalité Évènements. Créez un évènement dans Workplace et invitez des recruteurs, des responsables du recrutement et tout autre employé(e) en mesure de donner de son temps et de faire profiter de son expertise.

Les recruteurs peuvent se charger des aspects techniques, mais vous avez besoin d’une communauté organisée et motivée de responsables du recrutement pour approcher les meilleurs talents. Après tout, ce sont eux qui ont le plus à gagner dans cette histoire. Vous devez donc veiller à ce qu’ils soient bien intégrés au processus et rester à leur écoute.

• Créez un groupe dédié aux responsables du recrutement afin qu’ils puissent échanger avec d’autres professionnels du secteur.
• Utilisez les discussions de groupe pour vos besoins quotidiens, afin de partager des informations et d’obtenir des réponses rapidement.
• Créez des groupes d’entretiens par compétence ou par fonction de façon à ce que les responsables du recrutement et ceux qui mènent les entretiens puissent partager des avis et échanger des conseils sur les principales questions/réponses.
• Faites en sorte qu’il y ait un groupe d’échange sur le recrutement où tout le monde peut donner son point de vue et prodiguer des conseils sur tous les aspects du processus de recrutement.

La gestion du processus d’entretien est une partie importante de l’expérience du candidat. Pour gérer l’ensemble du processus de remontée d’informations sur les entretiens, nous vous recommandons de créer des groupes individuels par rôle pour faire participer le recruteur, le responsable du recrutement et les personnes qui mènent les entretiens en un seul et même endroit.

• Créez un groupe pour chaque rôle de façon à ce que les recruteurs, les responsables du recrutement et ceux qui mènent les entretiens aient tous accès aux informations dont ils ont besoin en un seul et même endroit. Considérez cela comme un contrôle de mission pour chaque processus d’embauche individuel.
• Publiez le CV des candidats, la description des emplois et les questions à poser pour que ceux qui mènent l’entretien puissent s’adapter.
• Favorisez la transparence et donnez aux dirigeants la possibilité d’indiquer leur ligne de conduite quant aux éléments auxquels donner la priorité au moment du recrutement.
• Automatisez le processus en utilisant un bot Workplace Chat afin de programmer des entretiens, d’accueillir les candidats et d’envoyer des rappels de manière automatique. Les partenaires Workplace peuvent vous aider à créer une intégration personnalisée pour répondre aux besoins uniques de votre organisation.

Workplace vous permet de collaborer avec des personnes externes à votre organisation dans un espace partagé. Nous appelons ces espaces des groupes inter-entreprises. Ils sont un excellent moyen de gérer la communication avec les candidats.

• Vous avez seulement besoin d’une adresse e-mail personnelle pour inviter quelqu’un.
• Une fois que la personne a rejoint le groupe, vous pouvez programmer des entretiens, fournir des ressources utiles, partager des vidéos et stocker toutes les interactions liées à vos candidats en un seul et même endroit.

La diffusion des offres est un point essentiel du processus de recrutement. Cela devrait toujours être fait de manière confidentielle.

• Créez un groupe « fermé » pour rassembler les membres de l’équipe en charge de la rémunération et des avantages pour qu’ils puissent partager leurs règles et recommandations dans un espace privé et sécurisé. Les groupes fermés sont parfaits pour ce type de conversations. Tout le monde dans votre entreprise peut être ajouté dans un groupe fermé, mais seuls les membres du groupe peuvent voir les publications.
• Ajoutez les partenaires professionnels RH adéquats pour partager les nouvelles informations importantes liées à la rémunération et aux avantages.
• Créez un groupe « secret » pour les équipes transverses, intitulé Offre, puis invitez les ressources humaines, le recruteur, le responsable du recrutement, le responsable d’activité et le responsable diversité (si vous en disposez). Vous disposerez ainsi d’un moyen sûr de partager des informations confidentielles au sein d’un petit groupe, ce qui vous permettra de prendre des décisions en connaissance de cause et de renforcer votre avantage concurrentiel à l’approche d’une offre d’embauche.

La mesure des progrès de votre flux de recrutement est l’un des aspects les plus difficiles, mais également les plus importants du processus. Workplace aide à automatiser cette expérience avec des intégrations intelligentes.

• Les outils tels que Smartsheet et Jira peuvent aider à organiser les données des flux comme les ouvertures de poste selon la fonction, les postes pourvus et les étapes de candidature.
• Configurez les notifications dans Workplace Chat pour recevoir les alertes dont vous avez besoin (par exemple, quand le statut de l’étape de candidature évolue).
• Pour finir, examinez et approuvez les étapes clés du processus, directement depuis Workplace Chat.

Avantages

• Fournissez un contexte, créez de la transparence, permettez le partage, simplifiez les processus et accélérez la prise de décision grâce aux groupes. Ainsi, vous pouvez passer à l’étape suivante : recruter de nouveaux talents.
• Facilitez le partage, faites de chacun un recruteur et démocratisez les connaissances à travers votre organisation grâce aux groupes, à la fonction En direct et aux évènements.
• Réduisez significativement la durée du cycle de recrutement en mettant tout le monde en contact.
• Améliorez la qualité du recrutement en bouclant la boucle des retours avec les recruteurs et les responsables du recrutement.
• Mesurez, surveillez et partagez votre analyse du recrutement.

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