Former une équipe dédiée à votre bibliothèque de connaissances

Découvrez comment former une équipe de créateur·ices de contenu qui contribueront à la croissance de votre bibliothèque de connaissances.

GUIDE ADMIN WORKPLACE | TEMPS DE LECTURE : 5 MINUTES
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Le développement de votre bibliothèque de connaissances peut paraître éprouvant, mais vous n’avez pas besoin de tout faire par vous-même. Vous pouvez accorder à une équipe de créateur·ices de contenu un accès limité afin qu’elles et ils vous aident à développer votre bibliothèque de connaissances, tout en conservant le contrôle des ressources officielles de l’entreprise.

Dans ce guide, nous passerons en revue les différents rôles associés à la bibliothèque de connaissances et les niveaux d’accès que vous pouvez accorder aux membres de votre équipe. Ensuite, nous vous donnerons quelques conseils pour vous assurer que tout se passe bien.

Comprendre les rôles et les responsabilités associés à la bibliothèque de connaissances

Comprendre les rôles et les responsabilités associés à la bibliothèque de connaissances

Admins système
  • Peuvent effectuer les mêmes actions qu’un·e admin de la bibliothèque de connaissances (voir ci-dessous)
  • Peuvent attribuer aux autres utilisateur·ices des rôles d’admin système ou de modérateur·ice de contenu, qui leur permettent tous deux de gérer la bibliothèque de connaissances
  • Peuvent créer (et attribuer) un rôle d’admin de la bibliothèque de connaissances personnalisé pour permettre à d’autres personnes de vous aider à gérer votre bibliothèque de connaissances.
Admins de la bibliothèque de connaissances

Les admins de la bibliothèque de connaissances ont l’autorisation de créer, modifier et partager du contenu de la bibliothèque de connaissances. Elles et ils peuvent également effectuer les actions suivantes :

  • Réaliser les mêmes actions que les éditeur·ices de catégorie (voir ci-dessous), et ce pour toutes les catégories de votre bibliothèque de connaissances
  • Gérer la page d’accueil de la bibliothèque de connaissances
  • Créer, modifier et supprimer une catégorie ou une sous-catégorie
  • Attribuer une autorisation d’éditeur·ice ou de lecteur·ice de catégorie à un·e utilisateur·ice dans votre instance Workplace

En désignant un·e utilisateur·ice comme admin de la bibliothèque de connaissances, vous lui donnez le contrôle total de la page d’accueil de la bibliothèque de connaissances et de chaque catégorie et sous-catégorie individuelle qu’elle contient. Pour cette raison, vous devez limiter le nombre d’admins de la bibliothèque de connaissances au sein de votre équipe.

Éditeur·ices de catégorie

Les éditeur·ices de catégorie sont des personnes auxquelles un accès permettant de modifier une ou plusieurs catégories a été accordé. Elles et ils peuvent également effectuer les actions suivantes :

  • Voir l’ensemble du contenu ajouté à la catégorie à laquelle elles et ils ont accès
  • Modifier la page de couverture de la catégorie
  • Créer, modifier, supprimer ou réorganiser ses sous-catégories
  • Accéder aux statistiques d’utilisation de la catégorie ou de ses sous-catégories
  • Accéder à l’historique des versions de la catégorie ou de ses sous-catégories
  • Attribuer à d’autres personnes le rôle d’éditeur·ice de catégorie pour la catégorie à laquelle elles et ils peuvent accéder
  • Publier la catégorie pour d’autres membres de l’organisation

Les éditeur·ices de catégorie peuvent modifier l’ensemble du contenu de la catégorie qui leur a été attribuée. Lorsque vous attribuez le rôle d’éditeur·ice de catégorie à une personne, celle-ci peut créer, modifier et publier des sous-catégories de la catégorie.

Créer votre liste d’admins et d’éditeur·ices de catégorie pour la bibliothèque de connaissances

Créer votre liste d’admins et d’éditeur·ices de catégorie pour la bibliothèque de connaissances

Maintenant que vous en savez plus sur les rôles, il est temps de choisir les admins de votre bibliothèque de connaissances et vos éditeur·ices de catégorie.

Sélectionner les admins de votre bibliothèque de connaissances

Une petite équipe d’admins est suffisante pour votre bibliothèque de connaissances. Vos admins système et vos modérateur·ices de contenu existant·es sont généralement en nombre suffisant pour gérer votre bibliothèque de connaissances, mais si vous avez besoin d’une grande équipe pour gérer du contenu dans plusieurs catégories, vous pouvez créer un rôle d’admin de la bibliothèque de connaissances personnalisé et l’attribuer à certaines personnes clés.

Responsabilités des admins de la bibliothèque de connaissances :

  • Travailler avec des parties prenantes pour créer des catégories et les affecter à des éditeur·ices de catégorie
  • Veiller à ce que la page d’accueil de la bibliothèque de connaissances soit à jour et organisée
  • Habiliter ou soutenir les éditeur·ices de catégorie
  • S’assurer que les politiques et procédures de la bibliothèque de connaissances sont respectées

Pour créer un rôle d’admin de la bibliothèque de connaissances personnalisé :

  1. Accédez au panneau d’administration.
  2. Sélectionnez Admins.
  3. Cliquez sur Rôles, puis sur + Nouveau rôle.
  4. Choisissez un nom pour le rôle que vous créez, par exemple Spécialiste de la bibliothèque de connaissances.
  5. Faîtes défiler l’écran vers le bas jusqu’à la section Contenu et cochez la case à côté de Créer, modifier et partager du contenu de la Bibliothèque de connaissances.
  6. Cliquez sur Créer un rôle.

Pour attribuer le rôle d’admin de la bibliothèque de connaissances personnalisé à quelqu’un :

  1. Accédez au panneau d’administration.
  2. Sélectionnez Admins.
  3. Saisissez le nom de la personne à laquelle vous souhaitez attribuer le rôle dans la barre de recherche en haut à droite.
  4. Sélectionnez le rôle personnalisé que vous avez créé, puis cliquez sur Enregistrer.
Sélectionner et affecter vos éditeur·ices de catégorie

Chaque catégorie doit avoir un·e éditeur·ice de catégorie responsable de la gestion du contenu qui s’y trouve. Il ou elle peut ensuite décider d’ajouter d’autres éditeur·ices de catégorie si besoin pour l’aider à développer du contenu.

Responsabilités des éditeur·ices de catégorie :

  • Gérer la conception et la planification générales des sous-catégories au sein d’une catégorie en particulier.
  • Gérer la création des sous-catégories au sein d’une catégorie en particulier.
  • Publier du contenu en accordant des accès en consultation à une catégorie particulière.

Qui doit être éditeur·ice de catégorie :

Les éditeur·ices de catégorie sont généralement des spécialistes qui disposent de connaissances solides sur le sujet traité dans la catégorie à laquelle ils ou elles se sont vus accorder l’accès. Voici quelques exemples :

  • Des membres de votre équipe RH devraient avoir le rôle d’éditeur·ice de catégorie pour des catégories comme les avantages, les politiques concernant les déplacements, les informations sur les congés, etc.
  • Des membres de votre équipe informatique devraient avoir le rôle d’éditeur·ice de catégorie pour les guides de configuration et d’utilisation de l’équipement et des outils de travail de l’entreprise.
  • Chaque service doit disposer du rôle d’éditeur·ice de catégorie pour ses propres ressources stockées dans la bibliothèque de connaissances. Par exemple, des membres de l’équipe marketing doivent créer et modifier la catégorie marketing.

Pour attribuer le rôle d’éditeur·ice de catégorie à quelqu’un :

  1. Accédez à la bibliothèque de connaissances.
  2. Sélectionnez la catégorie pour laquelle vous souhaitez accorder un accès autorisant la modification.
  3. Sur la page de la catégorie, cliquez sur Modifier.
  4. Cliquez sur Inviter.
  5. Sous Peut modifier, autorisez des personnes à modifier les pages de la catégorie et des sous-catégories en les ajoutant individuellement par leur nom ou selon le groupe auquel elles appartiennent. Vous ne pouvez choisir qu’une seule méthode pour ajouter des éditeur·ices.
  6. Cliquez sur Suivant.
  7. Passez en revue vos mises à jour et cliquez sur Enregistrer les modifications.
Conseils pour gérer l’équipe de votre bibliothèque de connaissances

Conseils pour gérer l’équipe de votre bibliothèque de connaissances

En général, gérer l’équipe de votre bibliothèque de connaissances est relativement simple, mais vous pouvez planifier certaines choses afin de vous assurer que tout se passe bien.

Créer un groupe pour l’équipe de votre bibliothèque de connaissances

Offrez à l’équipe de votre bibliothèque de connaissances un espace dans lequel elle peut créer des demandes de catégories, obtenir des réponses à ses questions et recevoir des conseils pour développer du contenu de qualité. C’est également un espace dans lequel vous pouvez ajouter des liens vers des formations courtes (voir ci-dessous), publier des règles et tenir tous les membres de votre équipe informé·es des nouvelles améliorations de la bibliothèque de connaissances.

Donner toutes les clés aux admins et aux éditeur·ices de catégorie de votre bibliothèque de connaissances

Demandez aux admins de votre bibliothèque de connaissances de suivre le parcours de formation rapide sur les notions de base pour les admins de la bibliothèque de connaissances dans Workplace Academy afin qu’elles et ils se familiarisent avec l’outil. De la même façon, demandez à vos éditeur·ices de catégorie de suivre le cours sur les notions de base pour les éditeur·ices de catégorie, qui est très rapide, mais extrêmement utile.

Accorder des accès en consultation

Encouragez vos éditeur·ices de catégorie à adapter au mieux les audiences de lecture de leur catégorie. S’ils ou elles pensent que leur catégorie devrait être disponible pour toute l’organisation, précisez-leur qu’il faut d’abord en parler à un·e admin de la bibliothèque de connaissances.

Générer des notifications

Lorsqu’un membre de l’équipe de votre bibliothèque de connaissances publie une catégorie ou une sous-catégorie, elle ou il a la possibilité de générer une notification pour les lecteur·ices de la catégorie. La plupart du temps, c’est la meilleure chose à faire. Mais lorsqu’il s’agit de contenu rendu disponible pour l’ensemble de l’organisation, vous pouvez lui indiquer qu’il faut d’abord obtenir l’approbation d’un·e admin de la bibliothèque de connaissances avant de générer une notification pour tout le monde.

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