La bibliothèque de connaissances permet aux organisations de créer un hub centralisé dans Workplace. Cette fonctionnalité répertorie les ressources essentielles, de même que les mises à jour dynamiques et les diffusions vidéo en direct, afin que les employé·es n’aient qu’un espace à consulter pour trouver les informations dont elles et ils ont besoin.

Ainsi, il n’est pas étonnant que les organisations qui utilisent Workplace et la bibliothèque de connaissances parviennent à réduire le temps d’intégration de leurs employé·es de 24 % en moyenne, et permettent à leur personnel de gagner beaucoup de temps pendant ses recherches.

Vous envisagez peut-être la bibliothèque de connaissances comme un endroit où stocker les politiques RH et les règles de l’entreprise. Pourtant, cet outil est bien plus que cela. Certaines organisations conçoivent la bibliothèque de connaissances comme une plateforme facilitant le développement professionnel, personnel et social de leurs employé·es. Ce guide vous présente des cas d’utilisation intéressants de Workplace et vous fournit des conseils qui vous aideront à vous lancer.

Utilisations de la bibliothèque de connaissances par d’autres organisations

Il existe plusieurs façons d’utiliser votre bibliothèque de connaissances. En dosant avec précaution les exemples ci-dessous, votre bibliothèque aura un impact notable sur votre organisation.

1. Ressources officielles de l’organisation/de l’entreprise
1. Ressources officielles de l’organisation/de l’entreprise

Cette catégorie est indispensable pour la plupart des organisations et constitue un bon point de départ.

Voici des exemples typiques de ressources d’entreprise :

  • Informations sur les avantages/politiques
  • Mission et valeurs de l’organisation
  • Contenu général d’intégration
  • Politiques relatives aux déplacements et aux notes de frais
  • Newsletters du personnel
  • Ressources officielles sur la diversité et l’inclusion
  • Informations générales liées à la sécurité

Qui doit pouvoir modifier ces ressources :

Les ressources officielles de l’entreprise sont gérées le plus souvent par votre équipe RH, mais d’autres équipes peuvent également contribuer à l’élaboration de ce contenu, par exemple celle en charge de la communication interne.

Qui doit pouvoir consulter ces ressources :

Tous les membres de votre organisation peuvent généralement consulter ce contenu.

Conseil de pro : ajoutez les ressources les plus importantes à une collection et épinglez-la dans un groupe, comme celui destiné à l’intégration des employé·es ou celui contenant les annonces de l’entreprise.

2. Guides sur les outils et les processus
2. Guides sur les outils et les processus

Envisagez de fournir à votre personnel du contenu en libre-service, tel que des questions/réponses et des guides, pour les outils et processus importants.

Voici des exemples de ressources à inclure :

  • Guide de configuration pour les outils et l’équipement informatique
  • Informations sur les contenus qui requièrent un examen juridique et sur la façon de demander cet examen
  • Comment demander des ressources à l’équipe marketing
  • Nouveaux guides utilisateur pour Workplace
  • Comment envoyer un ticket d’assistance

Qui doit pouvoir modifier ces ressources :

Chacun de ces outils et processus est rattaché généralement à une seule équipe ou à un seul service (par exemple le service informatique, le service marketing ou le service juridique). Il est de leur responsabilité d’élaborer ce contenu.

Qui doit pouvoir consulter ces ressources :

Alors que les catégories de la bibliothèque de connaissances peuvent être réservées à des services très spécifiques de l’organisation, ce contenu est généralement pertinent pour la majorité de l’organisation. Il est donc logique qu’il soit disponible pour toutes et tous.

Conseil de pro : une fois ces catégories terminées, assurez-vous de les partager dans les groupes pertinents. Ensuite, épinglez la publication en haut des groupes afin d’en faciliter la recherche.

3. Centres de ressources thématiques et transversaux
3. Centres de ressources thématiques et transversaux

Ces catégories conviennent parfaitement aux situations dans lesquelles vous devez centraliser un grand ensemble de ressources (souvent créées par plusieurs équipes) à un même endroit en fonction d’un sujet précis ou d’une audience en particulier.

Vous pouvez les envisager comme des centres de ressources où les employé·es peuvent trouver des conseils et des recommandations qui les aideront à améliorer leur quotidien au travail et à évoluer sur les plans professionnel et personnel.

Voici des exemples de ressources à inclure :

  • Ressources sur le développement professionnel
  • Centre de ressources sur le télétravail
  • Centre de ressources sur le bien-être
  • Centre de ressources pour les responsables

Qui doit pouvoir modifier ces ressources :

Il revient normalement au service RH de gérer ces catégories, mais d’autres services peuvent contribuer à leur élaboration.

Qui doit pouvoir consulter ces ressources :

L’accès en consultation varie selon la catégorie. Par exemple, les ressources destinées au développement professionnel doivent être visibles par tout le monde, alors que le centre de ressources pour les responsables doit être uniquement accessible aux responsables.

Conseil de pro : assurez-vous que le personnel a connaissance de ces ressources en les partageant dans les groupes pertinents. Vous pouvez également créer une collection qui rassemble des ressources semblables, et l’épingler dans un groupe accessible à l’ensemble de l’entreprise.

4. Ressources des équipes et des services
4. Ressources des équipes et des services

La bibliothèque de connaissances vous permet de regrouper les ressources de l’équipe et du service dans un espace uniquement visible par ses membres, ou de sélectionner des collaborateur·ices transverses.

Voici des exemples de ressources à inclure :

  • Ressources d’intégration propres à l’équipe/au service
  • Guides sur les outils propres à une équipe/un service en particulier
  • Centres transversaux gérés par une équipe/un service afin de répondre aux besoins d’un nombre restreint de collaborateurs et de parties prenantes
  • Processus internes de l’équipe/du service

Qui doit pouvoir modifier ces ressources :

Des membres spécifiques de l’équipe ou du service doivent être chargés de la création du contenu de cette catégorie.

Qui doit pouvoir consulter ces ressources :

L’accès en consultation doit être restreint aux membres de l’équipe et aux collaborateur·ices direct·es qui ont besoin de connaître les processus et les outils de l’équipe.

Conseil de pro : veillez à ce que les catégories de l’équipe/du service soient épinglées dans le groupe correspondant afin qu’elles soient centralisées et facilement accessibles.

5. Ressources de la communauté
5. Ressources de la communauté

L’utilisation combinée de la bibliothèque de connaissances et des groupes Workplace est très efficace. Si vous avez des communautés ou des groupes sociaux particulièrement actifs dans votre organisation, vous pouvez envisager de donner à leurs admins de groupe un espace dédié dans la bibliothèque de connaissances afin qu’elles et ils sélectionnent des ressources auprès des membres de leur groupe, pour leurs membres.

Cela vous permet non seulement d’aider vos communautés à mettre en avant des informations particulièrement importantes pour leurs membres, mais aussi de conserver facilement le contenu officiel de l’organisation et le contenu généré par les employé·es dans des espaces distincts.

Vous pouvez aisément restreindre le contenu de la bibliothèque de connaissances dans un groupe spécifique afin qu’il soit uniquement visible pour les bonnes personnes.

Voici des exemples de ressources à inclure :

  • Ressources sur l’école à la maison pour votre groupe Parents@
  • Liens vers les célébrations internationales du Mois de l’histoire des Noirs pour votre groupe @Communauté noire
  • Liens vers des conférences propres au secteur pour les femmes de votre groupe @Femmes
  • Ressources réservées aux familles LGBTQ qui élèvent des enfants pour votre groupe @Pride

Qui doit pouvoir modifier ces ressources :

Des membres spécifiques du groupe de ressources sociales ou à destination des employé·es.

Qui doit pouvoir consulter ces ressources :

L’accès en consultation doit être limité aux membres du groupe afin de ne pas encombrer la bibliothèque de connaissances pour les autres utilisateur·ices.

Conseil de pro : demandez aux éditeur·ices des catégories de les épingler dans leur groupe afin d’en faciliter la recherche pour les membres du groupe.

Étapes suivantes

Maintenant que vous avez défini l’objectif global de votre bibliothèque de connaissances, vous pouvez commencer à élaborer du contenu. Si vous ne l’avez pas encore fait, consultez le cours sur les notions de base d’administration de la bibliothèque de connaissances pour voir comme il est facile d’y créer du contenu.

Ensuite, n’oubliez pas de consulter l’article Tirer le meilleur parti de la bibliothèque de connaissances, qui vous apprendra à rendre le contenu de la bibliothèque facilement accessible et à favoriser les échanges sociaux.

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