Intégrer votre personnel de terrain à Workplace

Grâce aux régions, les responsables de terrain peuvent distribuer des informations d’accès à Workplace et soutenir directement leurs membres d’équipe directs.

Workplace offre aux organisations la possibilité unique de mettre en relation leur personnel de terrain avec le reste de l’entreprise. Cependant, amener votre personnel de terrain à adopter de nouveaux outils de travail peut parfois être difficile.

Avec les régions, les responsables de terrain peuvent communiquer les informations d’activation des profils et fournir une assistance pour la résolution des problèmes, par exemple en réinitialisant les mots de passe et les codes d’accès, rapidement et sans l’aide d’un admin système.

Ce guide présente de manière détaillée la façon dont les admins système peuvent activer les régions, et comment les coordinateurs régionaux peuvent aider le personnel de terrain à accéder à Workplace.

Mettre cela en place dans Workplace

Admins système

Admins système

Créer une région

Les régions sont des communautés réduites au sein de votre organisation pouvant être définies en fonction de certains critères tels que la région, l’enseigne ou le service. Chaque région doit être dotée d’au moins un coordinateur régional, généralement un responsable de région ou de terrain, qui devra fournir les informations d’accès et une assistance au personnel de terrain de la région en question.

Les admins système et tous les autres admins disposant de l’autorisation Gérer les zones du personnel de terrain peuvent créer des régions et ajouter des employés. Les employés ne peuvent être ajoutés aux régions que s’ils ont déjà été invités à Workplace. Découvrez comment ajouter des utilisateurs à votre Workplace dans les ressources techniques.

Pour créer une région et ajouter des employés, procédez comme suit :

  1. Accédez à la page Terrain du panneau d’administration et cliquez sur l’onglet Zones
  2. Sélectionnez Ajouter une région
  3. Nommez votre région
  4. Ajoutez les noms des coordinateurs régionaux*
  5. Ajoutez les employés à la région
    • Soit en les ajoutant manuellement
    • Soit en téléchargeant le modèle de feuille de calcul, en ajoutant les noms et les informations des employé(e)s, et en important la feuille de calcul dans Workplace
  6. Choisissez si vous autorisez les coordinateurs régionaux à demander la création de profils auprès des admins système lorsque de nouveaux employé(e)s rejoignent leurs équipes.
  7. Cliquez sur Créer


Créer une région

Traiter les demandes de création de profil

Lorsqu’un coordinateur régional fait une demande de création de profil, vous recevez une notification vous indiquant d’accéder aux demandes sur la page Terrain du panneau d’administration. Vous pouvez mettre à jour le nom et l’ID de l’employé(e), et approuver ou rejeter la demande. Le coordinateur régional reçoit alors une notification l’informant de l’approbation ou du rejet de sa demande.

Coordinateurs régionaux

Coordinateurs régionaux

Les coordinateurs régionaux aident le personnel de terrain à sécuriser l’accès à Workplace de quatre manières :

  1. En générant des codes d’accès pour les employés ne disposant pas d’adresse e-mail professionnelle
  2. En renvoyant les invitations par e-mail aux employés disposant d’adresse e-mail professionnelle
  3. En réinitialisant les mots de passe (pour les organisations qui n’utilisent pas l’authentification unique)
  4. En envoyant les demandes de création de profil aux admins système

Générer des codes d’accès et des invitations par e-mail

Les employés ne disposant pas d’adresse e-mail professionnelle devront utiliser des codes d’accès générés automatiquement pour revendiquer leur compte. En tant que coordinateur régional, vous pouvez récupérer ces codes d’accès et les communiquer aux employés afin de les aider à se connecter à Workplace.

Les employés disposant d’une adresse e-mail professionnelle reçoivent des invitations par e-mail leur permettant de revendiquer leur compte. Si cet e-mail s’est égaré, vous pouvez les aider à accéder à Workplace en renvoyant l’invitation par e-mail.

Depuis le profil d’un(e) employé(e)

  1. Accédez au profil d’un(e) employé(e) et cliquez sur le bouton Donner accès, en haut à droite
  2. Si l’employé(e) ne dispose pas d’une adresse e-mail associée, Workplace va automatiquement générer un lien de code d’accès. Cliquez sur le bouton Copier dans le presse-papier et communiquez ce lien de code d’accès à l’employé(e) par SMS ou par e-mail, ou en l’imprimant.
  3. Si l’employé(e) dispose d’une adresse e-mail associée, cliquez sur Donner accès et sélectionnez Renvoyer l’invitation par e-mail


Récupérer un code d’accès depuis le profil d’un(e) employé(e)

Depuis votre profil (en tant que coordinateur régional) :

  1. Accédez à votre profil et cliquez sur Régions
  2. Vous êtes peut-être coordinateur de plusieurs régions. Si c’est le cas, cliquez sur la région pour laquelle vous souhaitez sécuriser un accès
  3. Vous allez voir les noms de tous les employé(e)s affecté(e)s à la région en question
  4. Cliquez sur Donner accès à droite du nom de l’employé(e)
  5. Si l’employé(e) ne dispose pas d’une adresse e-mail associée, Workplace va automatiquement générer un lien de code d’accès. Cliquez sur le bouton Copier dans le presse-papier et communiquez le code d’accès à l’employé(e) par SMS ou par e-mail, ou en l’imprimant.
  6. Si l’employé(e) dispose d’une adresse e-mail associée, cliquez sur Donner accès et sélectionnez Renvoyer l’invitation par e-mail

Réinitialiser les mots de passe

De temps en temps, il arrive qu’un(e) employé(e) oublie son mot de passe. Ce n’est pas surprenant, et vous avez la possibilité de le réinitialiser rapidement sans l’aide d’un admin système. Suivez les étapes ci-dessous pour aider un(e) employé(e) à réinitialiser son mot de passe :

  1. Accédez à votre profil et sélectionnez Régions
  2. Cliquez sur les trois points en regard du nom de l’employé(e)
  3. Sélectionnez Forcer la réinitialisation du mot de passe
  4. L’employé(e) sera invité(e) à réinitialiser son mot de passe lors de sa prochaine tentative de connexion à Workplace

Fermer toutes les sessions

Si un(e) employé(e) perd son téléphone ou se connecte à Workplace depuis un appareil public, les coordinateurs régionaux peuvent fermer les sessions ouvertes sur tous les appareils et s’assurer que le Workplace de l’organisation reste sécurisé.

Envoyer des demandes de création de profil

Lorsqu’un(e) nouvel(le) employé(e) rejoint une équipe de terrain au sein de votre région, l’ajouter à Workplace est simple.

  1. Accédez à votre profil et sélectionnez Régions
  2. Cliquez sur Nouvelle demande de profil
  3. Ajoutez le nom de l’employé(e) et le nom de la région, puis cliquez sur Envoyer la demande
  4. Votre admin système va recevoir une notification concernant votre demande de profil
  5. Si le profil est créé, vous recevrez une notification vous informant qu’un(e) nouvel(le) employé(e) a été ajouté(e) à votre région. Vous pouvez communiquer un code d’accès à l’employé(e) pour l’aider à activer son profil.
Avantages

Avantages

  • Améliorez l’adoption de Workplace par le personnel de terrain en permettant aux responsables de terrain de fournir une assistance pour la connexion et l’activation des profils.
  • Préservez la sécurité de votre Workplace en permettant aux responsables de terrain de fermer toutes les sessions des employés.
  • Rationalisez la création de nouveaux profils d’employés en permettant aux responsables de terrain de faire des demandes de création de profil.
  • Simplifiez la communication des codes d’accès en permettant aux responsables de terrain de communiquer les informations de connexion sans l’assistance d’un admin système.
Autres ressources utiles

Autres ressources utiles