Gestion des évènements

Créez des évènements virtuels interactifs et captivants, puis diffusez-les en direct dans Workplace.

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Des réunions aux lancements de ventes et produits, en passant par les conférences de presse, les évènements internes font partie intégrante de l’entreprise. Cela ne devrait pas s’arrêter lorsque vous êtes en télétravail. Vous pouvez continuer d’organiser des évènements ouverts à tous, interactifs et captivants. Il suffit de les transposer en ligne. Ce guide vous présente les recommandations pour développer une communauté active autour des évènements internes organisés dans Workplace.

Vous découvrirez également les enseignements tirés par l’équipe Workplace à l’occasion de son évènement en ligne Transform 2020.

Comment mettre cela en place dans Workplace

Créer un groupe pour la logistique de l’évènement

1. Créer un groupe pour la logistique de l’évènement

Créez un groupe logistique pour centraliser toutes les communications au sujet de la gestion de l’évènement. Si vous travaillez avec des partenaires externes, créez un groupe inter-entreprise. Configurez un groupe secret de façon à garantir que seuls les interlocuteurs appropriés seront ajoutés au groupe et pourront voir les publications.


Fenêtre contextuelle de création de groupe avec « Fox Fabrics Summit Logistics (MCG) » renseigné comme nom de groupe et groupe inter-entreprise sélectionné

Utilisez les publications et la discussion instantanée pour tenir les participants informés, ainsi que pour partager des documents, des vidéos, des images et bien plus encore. Pour plus d’informations sur la gestion des équipes et des projets dans Workplace, lisez notre guide.

Créer un groupe d’information sur l’évènement

2. Créer un groupe d’information sur l’évènement

Créez un groupe Workplace ouvert pour informer les participants et pour favoriser les interactions autour des actualités de l’évènement à venir. Assurez-vous que le groupe est ouvert pour que tout le monde puisse voir les publications et participer à la conversation.

Partagez les informations sur la logistique

Rédigez une publication contenant tous les détails de l’évènement, y compris le calendrier et des instructions claires sur la façon d’accéder au stream en direct. Épinglez la publication pour qu’elle soit facilement référencée en haut du groupe.

Générez de l’enthousiasme

Interagissez avec les participants avant l’évènement en proposant des sondages, en diffusant des vidéos d’annonce, en distribuant des documents sur l’évènement et autres. Incitez les participants à se présenter s’ils ne se sont jamais rencontrés, ainsi qu’à échanger sur leurs centres d’intérêt communs.

Faire la promotion de l’évènement sur d’autres canaux

3. Faire la promotion de l’évènement sur d’autres canaux

Assurez-vous que vous utilisez tous les canaux de communication de l’entreprise pour faire parler de votre évènement. Voici quelques exemples :

  • Envoyez des communications par e-mail depuis un compte de l’équipe dirigeante pour inviter les employés à l’évènement et leur expliquer comment participer.
  • Vous pouvez également envoyer un autre e-mail de rappel la veille de l’évènement ou une heure avant le début de sa diffusion.
  • Donnez un aperçu de votre évènement dans la newsletter interne.
  • Ajoutez une bannière promotionnelle à la page d’accueil de votre intranet.

Diffuser l’évènement en lançant un direct

4. Diffuser l’évènement en lançant un direct

Utilisez l’outil Live Producer de Workplace pour diffuser des vidéos en haute qualité à partir de votre webcam ou d’une caméra professionnelle. Consultez les démos interactives de Live Producer qui expliquent en détail comment configurer une diffusion en direct.

Le guide de l’espace citoyen en direct contient une liste complète de conseils utiles et d’instructions de configuration technique. En voici quelques exemples :

  • Activez les sous-titres générés automatiquement
  • Vérifiez la qualité de votre connexion avant l’évènement
  • Utilisez l’option Ne pas déranger pour désactiver toutes les notifications Workplace et ainsi éviter les interruptions pendant la diffusion
  • Redémarrez votre ordinateur 30 minutes avant l’heure de lancement du direct pour éviter que votre ordinateur ne plante ou ne lance automatiquement une mise à jour
  • Positionnez-vous face à une fenêtre pour bénéficier d’une source d’éclairage naturelle
  • Utilisez un casque audio ou microphone à fil pour vous assurer que les spectateurs vous entendront bien

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Interagir avec les spectateurs pendant la diffusion

5. Interagir avec les spectateurs pendant la diffusion

Utilisez les fonctionnalités de sondage et de questions/réponses de Live Producer pour échanger avec les employés tout au long de la diffusion. Les interlocuteurs peuvent également poser directement des questions à l’audience, et l’encourager à répondre en commentaire.

Nous vous recommandons de faire appel à vos gestionnaires de communauté pour qu’ils orientent les conversations dans les commentaires Workplace. Ils peuvent indiquer aux spectateurs où trouver des ressources, aider à répondre à leurs questions et les inciter à s’exprimer.

Entretenir les échanges après la fin de l’évènement

6. Entretenir les échanges après la fin de l’évènement

Voici quelques méthodes pour entretenir la conversation après l’évènement et recueillir des commentaires instructifs :

  • Si vous vous êtes servi de la fonctionnalité de questions/réponses de Live Producer, revenez-y après l’évènement pour essayer de répondre au plus grand nombre de questions possible.
  • Envoyez un court sondage sur Workplace d’environ cinq questions pour découvrir les points positifs et négatifs de l’évènement.
  • Modifiez le texte dans la publication de votre vidéo en direct pour ajouter des horodatages qui aideront les spectateurs à accéder directement aux sujets importants.

Les évènements en action : sommet Transform 2020 de Workplace

Les évènements en action : sommet Transform 2020 de Workplace

Promotion du sommet Transform de Workplace

Transform est un sommet annuel de Workplace qui réunit des clients Workplace pour échanger des recommandations, découvrir des insights et en savoir plus sur l’avenir de la plate-forme.

Les évènements Transform sont généralement organisés en personne à plusieurs endroits du monde. Mais cette année, en raison de la pandémie de COVID-19, nos évènements Transform des zones EMEA et Amérique du Nord se sont intégralement tenus en ligne. Nous avons diffusé un stream en direct dans un groupe inter-entreprise qui a réuni des milliers de participants.

Voici quelques conseils et enseignements de l’équipe Transform pour vous aider à réussir votre prochain évènement virtuel :

  • Combinez la diffusion en direct avec des contenus produits en avance. Les vidéos pré-produites doivent être courtes et attrayantes, et permettront aux intervenants d’échanger plus naturellement avec l’audience.
  • Confiez la diffusion à un animateur dynamique et attachant qui pourra raccorder les segments de votre évènement et interagir avec les spectateurs. L’animateur peut également communiquer des détails pratiques au fur et à mesure de la progression. L’organisation d’une audition interne est un moyen convivial de trouver le bon animateur pour l’évènement.
  • N’essayez pas de reproduire des situations d’évènement en personne. En ligne, les spectateurs n’ont pas la même durée d’attention ni les mêmes attentes. Réfléchissez à la manière de créer des petites cellules de contenu et de raccourcir les messages clés pour capter l’attention de l’audience. Ajustez la structure de votre contenu pour donner la priorité aux éléments les plus importants.
  • Préparez-vous à des situations imprévisibles. Procédez à des répétitions, et enregistrez-les si possible. Le jour de l’évènement, vous aurez ainsi des enregistrements de secours en cas de difficultés techniques. Répétez vos plans de secours pour ne pas être pris au dépourvu.
  • La fin de votre évènement ne doit pas se traduire par la dissolution de la communauté et du réseau que vous avez construit. Trouvez des moyens de poursuivre la conversation.

Avantages

Avantages

  • Simplifiez la gestion des évènements dans un groupe dédié à la logistique.
  • Encouragez les interactions entre les participants avant, pendant et après l’évènement.
  • Interagissez avec les spectateurs pendant la diffusion et continuez d’échanger avec les participants après l’évènement.
  • Rassemblez des commentaires instructifs après l’évènement grâce aux sondages.

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