Communications sur la sécurité des employés

9 étapes pour élaborer votre plan de communication sur la sécurité de vos employés.

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En matière de sécurité des employés, il est essentiel de disposer des outils pour toucher tout le monde et d’un plan de communication complet afin de tenir les équipes informées et de garantir leur sécurité.

Que vous diffusiez des conseils aux voyageurs, des alertes météo ou des avertissements en cas de situation de crise, vos communications doivent toucher rapidement vos destinataires, leur fournir des conseils efficaces et attirer leur attention instantanément.

Dans ce guide, vous apprendrez comment utiliser les fonctionnalités de Workplace telles que le Centre de sécurité, les groupes et la bibliothèque de connaissances pour :

  • Constituer votre équipe
  • Configurer vos canaux de communication
  • Effectuer des tests et des exercices réguliers
  • Prévenir les employés en cas de situation susceptible de nuire à leur sécurité
  • Suivre vos communications
  • Partager les rapports publiés après les incidents
  • Tenir informée l’ensemble de l’organisation
  • Recueillir des avis
  • Répondre aux commentaires de manière ouverte et transparente

Mettre cela en place dans Workplace

Constituer une équipe transversale

1. Constituer une équipe transversale

Constituez une équipe dont les membres sont issus de plusieurs services de l’organisation (y compris communication, sécurité et RH) afin d’optimiser la portée de vos communications. Si votre organisation possède plusieurs bureaux, désignez des personnes sur chaque site pour couvrir les incidents régionaux dès qu’ils se produisent.

Après avoir configuré le Centre de sécurité dans le Panneau d’administration, un·e admin système doit attribuer le rôle de Responsable sécurité à chaque membre de l’équipe. Les Responsables sécurité vous aideront à gérer vos communications sur la sécurité des employés. Ils pourront utiliser le Centre de sécurité pour créer des incidents en direct, comme des évènements de crise, des tests système et des exercices de sécurité. Ils auront également la possibilité d’envoyer des communications aux membres de votre organisation.


Responsables sécurité

Configurer vos canaux de communication

2. Configurer vos canaux de communication

Créez l’infrastructure de communication dont vous avez besoin pour planifier et partager les informations sur la sécurité des employés à l’échelle de votre organisation. Recommandations :

  • Un groupe secret pour les Responsables sécurité et les parties prenantes. Utilisez ce groupe pour vous tenir mutuellement informés, collaborer sur la sécurité des employés via des messages, et centraliser vos communications et vos prises de décisions.
  • Un groupe ouvert et officielpar défaut pour vos annonces dédiées à la sécurité. Si votre organisation possède plusieurs bureaux, créez un groupe pour chacun et affectez-y des membres à l’aide des ensembles de personnes.
  • Un groupe ouvert pour les sessions de questions/réponses sur la sécurité générale afin de recueillir les avis sur les problèmes de sécurité. Encouragez les employés à publier sur ce groupe en cas de question ou d’inquiétude sur les évènements qui surviennent sur le lieu de travail (activité suspecte, catastrophe naturelle, etc.). Donnez le rôle d’admins du groupe à plusieurs des Responsables sécurité et assurez-vous qu’ils surveillent les publications pour répondre rapidement aux questions.
  • Ajoutez une section Sécurité des employés dans la bibliothèque de connaissances de votre organisation. Utilisez cette section pour centraliser vos ressources statiques, comme celles sur la sécurité, les règles et la stratégie de sécurité de l’entreprise.

Conseil de pro : dans vos groupes de questions/réponses sur la sécurité générale et sur les annonces de sécurité, partagez une publication comportant des liens vers les documents de sécurité utiles, notamment vers la section sur la sécurité des employés de votre bibliothèque de connaissances. Ensuite, épinglez la publication en haut du groupe pour permettre à vos employés de la consulter à tout moment.

Effectuer des tests et des exercices

3. Effectuer des tests et des exercices

Pour garantir votre préparation en cas de situation de crise, effectuez des tests et des exercices réguliers à l’aide du Centre de sécurité.

Les tests sont un bon moyen de vous familiariser avec les fonctionnalités du Centre de sécurité. Encouragez les nouveaux Responsables sécurité à effectuer des tests pour passer en revue les fonctionnalités du Centre de sécurité. Vous pouvez également utiliser les tests pour évaluer les messages de sécurité des employés au niveau de l’équipe.

Dans le cadre des exercices de sécurité, il est possible d’effectuer des simulations pour garantir la préparation adéquate de vos employés, ainsi que la vôtre, en cas d’urgence. Le mot « Exercice » sera ajouté au titre des notifications concernées.

Dans vos communications sur les exercices et les tests de sécurité, veillez à expliquer clairement aux employés quelles actions ils doivent entreprendre. Lors des tests, les employés n’ont généralement rien à faire. Cependant, lors des exercices, ils doivent suivre les procédures de sécurité, comme l’évacuation du bâtiment.


Marquer comme important

Informer vos employés des incidents en temps réel

4. Informer vos employés des incidents en temps réel

En cas d’évènement lié à la sécurité, créez un incident en direct dans le Centre de sécurité pour gérer votre réponse.

  1. Saisissez un titre et une description pour la publication de l’incident en direct.
  2. Désignez d’autres Responsables sécurité pour vous aider avec les communications.
  3. Choisissez parmi un large éventail de styles de messages pour communiquer clairement et efficacement en fonction de la situation. Ces styles de message comprennent :
    • Des alertes de sécurité : fournissez des informations et des conseils essentiels pour protéger vos employés.
    • Des conseils de voyage : assurez-vous que les employés qui voyagent savent quels lieux éviter.
    • Le Safety Check : dites à vos employés de confirmer qu’ils sont en sécurité ou de demander de l’aide. Les employés peuvent répondre d’une simple pression sur leur écran ; vous savez ainsi rapidement qui a besoin de votre aide.
    • Une notification pour les parties prenantes : signalez à l’équipe de direction tout problème de sécurité pour les tenir informés.
    • Les actualités importantes : partagez les actualités liées à la sécurité ou encore les mises à jour après l’évènement.
  4. Choisissez qui recevra vos messages en sélectionnant une option dans le menu déroulant. Si vous choisissez le lieu du profil, gardez à l’esprit que celui-ci doit avoir été défini au préalable dans votre annuaire.
  5. Les employés peuvent recevoir le message de sécurité via une notification Workplace, un message dans Workplace Chat ou par e-mail. Sélectionnez les canaux les plus adaptés pour votre audience et envoyez votre message.

Vous pouvez envoyer différents messages de sécurité pour chaque incident en direct afin de tenir vos employés informés de la situation en temps réel. Pensez à envoyer une alerte de sécurité lorsque vous êtes averti(e) d’un incident, afin d’informer les employés et les aiguiller. Si la situation s’aggrave, envoyez un Safety Check pour vous assurer que vos employés sont en sécurité et savoir qui a besoin d’aide.


Un grand nombre de messages ajoutés à un incident en direct.

Surveiller les statistiques des incidents

5. Surveiller les statistiques des incidents

Reportez-vous à l’incident en direct pour suivre les indicateurs, comme les taux de réponse aux Safety Checks et les taux de lecture des autres styles de messages.

Pour plus de détails, cliquez sur des messages spécifiques pour afficher la liste des destinataires et savoir qui a lu votre message.

Si vous envoyez un Safety Check, contrôlez les employés qui se sont identifiés comme étant en sécurité et ceux qui ont besoin d’assistance. Appelez les employés au téléphone s’ils ont besoin d’aide ou n’ont pas répondu à votre message.

Gardez à l’esprit que certaines personnes peuvent être injoignables si les moyens de communication sont touchés. Faites comprendre à vos employés que leur priorité est de se mettre en sécurité.


Statistiques des incidents

Partager les rapports publiés après les incidents6. Partager les rapports publiés après les incidents

N’oubliez pas de tenir les employés informés même après l’incident. Effectuez un suivi auprès des employés en partageant une actualité importante pour les informer que l’incident est terminé et leur indiquer les prochaines étapes de votre plan pour garantir leur sécurité.

Actualité importante

Partager des mises à jour avec l’ensemble de l’entreprise

7. Partager des mises à jour avec l’ensemble de l’entreprise

Faites preuve de transparence concernant les incidents liés à la sécurité, et tenez tous les employés informés en partageant des mises à jour et en répondant aux publications dans le groupe réservé aux annonces de sécurité.

Une fois l’incident clos, partagez un récapitulatif dans une publication en incluant les enseignements que vous en avez tiré et vos prochaines actions.

Pour vos mises à jour les plus critiques, utilisez le bouton Marquer comme important afin de mettre en avant les publications pour tous les employés concernés. Lorsque vous marquez une publication de groupe comme importante, elle s’affiche en haut du fil d’actualité de tous les membres du groupe.

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Recueillir les avis pour améliorer vos communications

8. Recueillir les avis pour améliorer vos communications

Les avis des employés peuvent vous aider à améliorer vos communications et ainsi à mieux répondre à leurs besoins. Utilisez le groupe de questions/réponses sur la sécurité générale pour recueillir des avis en continu et savoir quels sont les sujets liés à la sécurité sur lesquels vos employés ne sont pas au point.

Pour recueillir des avis dans toute l’organisation, utilisez la fonctionnalité Sondages de Workplace. Elle permet d’envoyer des sondages trimestriels anonymes afin d’obtenir l’avis des employés sur la stratégie de sécurité de votre entreprise et la gestion des derniers incidents par votre équipe.

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Répondre aux commentaires de manière ouverte et transparente

9. Répondre aux commentaires de manière ouverte et transparente

Pour montrer que l’avis des employés est toujours apprécié et pris en considération, partagez une publication pour présenter les résultats du sondage et aborder les prochaines étapes de votre plan d’amélioration.

Pour plus de transparence en matière de gestion de crise, lancez un direct avec les membres de votre équipe de direction pour parler de la stratégie de sécurité des employés et répondre aux questions.

Utilisez les sondages pour recueillir les questions avant le direct, puis répondez-y lors de la session de questions/réponses en direct, tout en abordant les interrogations qui surgissent au fil de la discussion.

Vidéo en direct

La sécurité des employés ne concerne pas seulement leur bien-être physique. Il s’agit également de créer un sentiment de confiance et de sécurité grâce à une communication ouverte et transparente.

Avec la bonne stratégie, vous pouvez améliorer la compréhension des règles et des mesures de sécurité, empêcher des incidents, garantir la sécurité des employés et créer une culture de considération.

Avantages

Avantages :

  • Partager rapidement les communications à vos employés pour les tenir informés et garantir leur sécurité.
  • Suivre les réponses et les demandes d’assistance des employés dans le Centre de sécurité.
  • Permettre une prise de décision rapide et efficace en regroupant les décideurs clés dans un groupe secret et en centralisant toutes les communications, informations et décisions.
  • Renforcer la sensibilisation des employés en facilitant l’accès aux règles de sécurité et aux ressources via de multiples canaux.
  • Recueillir des avis, obtenir des insights et continuer d’améliorer vos communications.
Présentation des recommandations pour communiquer et collaborer sur Workplace et en tirer le meilleur parti