Collaborer avec des personnes externes à votre organisation

Créer des groupes inter-entreprises pour centraliser la communication avec les collaborateurs externes.

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Que vous travailliez avec des fournisseurs, des partenaires ou des bénévoles, il est facile de transférer des personnes, des flux de travail et des communications dans Workplace.

Les personnes externes à votre organisation seront enchantées par la simplicité et la convivialité de Workplace. De plus, la centralisation de la communication vous aidera à réaliser plus de tâches ensemble. Ce guide vous indiquera comment utiliser les groupes inter-entreprises et vous fournira des recommandations en matière de collaboration entre diverses organisations dans Workplace.

Mettre cela en place dans Workplace

Créez un groupe inter-entreprise

1. Créez un groupe inter-entreprise

Créez un groupe et sélectionnez Inter-entreprise dans le menu type de groupe. Les GIE (groupes inter-entreprises) offrent un espace distinct et sécurisé aux membres de plusieurs entreprises pour communiquer, partager des fichiers et recueillir des retours. Gardez à l’esprit que tous les membres pourront voir les noms de profil et les intitulés de poste respectifs.

Les groupes inter-entreprises peuvent être fermés ou secrets :

  • Groupes fermés : seuls les membres du groupe peuvent voir les publications, mais quiconque dans la même communauté Workplace peut trouver le groupe et voir qui en est membre.
  • Groupes secrets : seuls les membres peuvent trouver le groupe, voir qui en fait partie et lire les publications. Cela inclut les membres des autres communautés Workplace avec lesquelles vous collaborez.
Invitez des membres

2. Invitez des membres

Envoyez une invitation à vos collègues en ajoutant leurs adresses e-mail. Vos invités auront uniquement accès à votre groupe inter-entreprise et ne pourront pas voir les autres groupes ou fonctionnalités propres à votre organisation (par exemple son organigramme).


Invitez des personnes à un GIE à l’aide de leurs adresses e-mail.

Épinglez une publication

3. Épinglez une publication

Créez une publication pour souligner vos objectifs, les dates clés, les ressources disponibles ou toute autre information importante. Épinglez cette publication en haut de la page du groupe de sorte que les personnes puissent facilement s’y reporter.


Épinglez une publication contenant des ressources et informations importantes.

Partagez des fichiers et collaborez sur ceux-ci

4. Partagez des fichiers et collaborez sur ceux-ci

Utilisez Workplace pour partager des fichiers et recueillir les retours de votre équipe. Ouvrez l’éditeur de publication pour ajouter des fichiers depuis votre ordinateur et les publier dans votre groupe.

Téléphone affichant une publication composée de différents types de fichiers

Les personnes peuvent annoter différents types de fichiers partagés dans votre groupe, de sorte que tous les retours soient faciles à suivre. En savoir plus sur les annotations dans les pages d’aide de Workplace.


Annotations sur des fichiers

Ne perdez pas de temps à faire défiler le fil d’actualité du groupe pour trouver un fichier partagé par un membre du groupe. Chaque GIE possède un onglet Fichiers, où vous trouverez tous les fichiers partagés dans votre groupe, afin que rien ne se perde.


Image d’un onglet Fichiers dans le groupe d’une équipe marketing. Il y a des dossiers associés et une liste de tous les fichiers partagés.

Tenez tout le monde informé

5. Tenez tout le monde informé

Demandez aux membres du groupe de communiquer régulièrement dans le groupe afin de tenir tout le monde informé des progrès, des priorités et des questions en suspens qui doivent être résolues.

Lorsque vous avez besoin de partager une longue mise à jour, par exemple pour rendre compte des résultats d’un projet ou de recherches, essayez de créer une note directement dans Workplace. Ajoutez une photo de couverture qui ressortira dans le fil d’actualité du groupe et faites-en un document évolutif en activant l’option Autoriser les membres du groupe à modifier ce document.

Téléphone affichant une note dont le titre est « Marketing Team Spring Review »

Partagez des publications sur les mesures à prendre dans votre groupe afin de suivre les tâches à accomplir. @mentionnez les personnes pour leur attribuer des éléments. Elles pourront cocher les mesures à prendre qu’elles ont traitées afin que tous les membres de l’équipe soient au courant de l’avancement du projet.


Mesures
Communiquez dans Workplace Chat

6. Communiquez dans Workplace Chat

Créez une discussion de groupe pour votre GIE : ajoutez manuellement les membres de votre groupe et attribuez un nom à la discussion (il est recommandé d’utiliser le nom de votre groupe). Envoyez un message au groupe afin de présenter la fonctionnalité de discussion. Les membres du GIE externes à votre organisation recevront des demandes de message qu’ils devront accepter.


Utilisez des sondages pour programmer des réunions et définir des plannings de réunion.

Utilisez les discussions pour toutes les communications susceptibles de surcharger la page de votre groupe. Les discussions sont pratiques lorsque vous avez besoin d’une réponse rapide ou lorsque vous discutez socialement de manière continue. Les informations peuvent se perdre dans une discussion en seulement quelques jours. Assurez-vous donc que vous publiez le contenu important directement sur la page de votre groupe.

Téléchargez les applications Workplace et Workplace Chat si ce n’est pas déjà fait et incitez les autres membres du GIE à les télécharger également. Elles vous aident à rester connectés de façon à pouvoir gérer votre travail où que vous soyez et à tout moment.

Conseil de pro : créez une communauté de clients pour nouer des liens avec vos clients fidèles

  • Invitez vos principaux partenaires et soutiens.
  • Utilisez le groupe pour tester des idées concernant de nouveaux produits et processus.
  • Communiquez les uns avec les autres et établissez des relations positives avec votre clientèle.
Avantages

Avantages

  • Centralisez toutes les communications. Tout nouveau membre du groupe peut lire les anciennes publications pour se mettre au courant.
  • Organisez des réunions n’importe où et à tout moment. Lancez un direct pour vos réunions afin que personne ne passe à côté d’une information importante.
  • Communiquez simplement en temps réel.
  • Centralisez l’ensemble des fichiers, des ressources et des communications de façon à ne rien omettre.
  • Partagez les fichiers et les retours dans un espace sécurisé.
  • Établissez des relations positives et une meilleure communication avec vos partenaires.
Autres ressources utiles

Autres ressources utiles