Gérer des projets dans Workplace

Créez un espace centralisé pour tous les besoins de vos projets.

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Échanger par e-mail ne facilite pas la gestion de projets au quotidien. Les informations se perdent dans les nombreux fils de discussion. De plus, il peut être difficile de tenir tout le monde au courant et d’être sur la même longueur d'ondes.

C’est ici que les groupes Workplace interviennent. Votre groupe de projet peut centraliser toutes les communications relatives à votre projet en un seul et même endroit. Il facilite l’accès aux objectifs et aux ressources clés du projet, afin qu’ils soient toujours visibles pour vous et votre équipe. Grâce au partage de fichiers, aux discussions, aux mesures à prendre et aux autres options, vous pouvez être sûr que tout le monde a connaissance des dernières informations ainsi que des progrès et des tâches à accomplir.

Mettre cela en place dans Workplace

Créez un groupe de projet1. Créez un groupe de projet

Créez un groupe de projet secret et ajoutez les membres de votre équipe. Les groupes de projet sont généralement secrets afin que seuls les participants puissent consulter les publications et contribuer au groupe. Si vous travaillez avec des personnes externes à votre organisation, créez un groupe inter-entreprise.

Consultez les pages d’aide pour en savoir plus sur la confidentialité du groupe.

Épinglez une publication2. Épinglez une publication

Écrivez une publication qui définit les objectifs de votre projet, les ressources disponibles, les échéances et toute autre information importante sur le projet. Épinglez cette publication en haut de la page du groupe afin que les collaborateurs puissent facilement s’y reporter.


Publication de projet épinglée

Partagez des fichiers et collaborez sur ceux-ci3. Partagez des fichiers et collaborez sur ceux-ci

Utilisez Workplace pour partager des fichiers et recueillir les retours de votre équipe. Ouvrez l’éditeur de publication pour ajouter des fichiers à partir de votre ordinateur ou des intégrations de partage de fichiers ayant été activées par l’admin système de votre entreprise.

Téléphone affichant une publication composée de différents types de fichiers

Si vous ne voyez pas les outils de partage de fichiers dont vous avez besoin, consultez l’onglet Intégrations. Si vous avez créé votre groupe de projet, vous êtes l’admin du groupe. Être un admin de groupe signifie que vous êtes habilité à ajouter des intégrations approuvées, que les membres de votre groupe pourront ensuite utiliser.


Ajouter des intégrations

Votre équipe peut ajouter des annotations aux différents types de fichiers partagés dans votre groupe, de sorte que tous les retours soient faciles à suivre. En savoir plus sur les annotations dans les pages d’aide de Workplace.


Annotations sur des fichiers

Ne perdez pas de temps à faire défiler le fil de votre groupe pour trouver un fichier partagé par un collaborateur. Chaque GIE possède un onglet Fichiers, où vous trouverez tous les fichiers partagés dans votre groupe, afin que rien ne se perde.


Image d’un onglet Fichiers dans le groupe d’une équipe marketing. Il y a des dossiers associés et une liste de tous les fichiers partagés.

Pour obtenir les avis des autres équipes, créez un groupe consultatif ouvert pour votre projet et les membres dont vous aimeriez avoir les retours. Utilisez le groupe pour partager des informations comme la documentation de présentation du projet, les explorations de conception, les insights d’audience et plus encore. Cela développera la visibilité du travail de votre équipe, et vous fournira plus de retours et de points de vue.

Tenez tout le monde informé4. Tenez tout le monde informé

Demandez à votre équipe de publier toutes les semaines des informations dans le groupe. Ainsi, tout le monde reste informé des progressions et des priorités, ainsi que de tout problème à résoudre.

Lorsque vous avez besoin de partager une longue mise à jour, par exemple pour rendre compte des résultats d’un projet ou de recherches, essayez de créer une note directement dans Workplace. Ajoutez une photo de couverture qui ressortira dans le fil d’actualité du groupe et faites-en un document évolutif en activant l’option Autoriser les membres du groupe à modifier ce document.

Ajouter des intégrations

Partagez des publications sur les mesures à prendre dans votre groupe afin de suivre les tâches à accomplir. @mentionnez vos collègues pour leur attribuer des éléments. Elles pourront cocher les mesures à prendre qu’elles ont traitées afin que tous les membres de l’équipe soient au courant de l’avancement du projet.


Mesures
Communiquez dans Workplace Chat5. Communiquez dans Workplace Chat

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Tous les groupes de projet de 250 membres maximum peuvent avoir leur propre espace de discussion. Il est donc facile de rester en contact avec votre équipe, même lorsque vous êtes en déplacement ou que vous travaillez à distance.

Téléchargez les applications Workplace et Workplace Chat si ce n’est pas déjà fait et assurez-vous que votre équipe les a également téléchargées.

Les discussions évoluent rapidement : c’est donc l’outil idéal lorsque vous avez besoin d’une réponse rapide à une question, ou lorsque vous échangez simplement avec votre équipe. Utilisez les publications pour tout ce qui concerne les dossiers, les ressources de projet ou toute autre information que votre équipe aura besoin de consulter à nouveau plus tard.


Discussion au sein du groupe d’une équipe marketing

Restez en contact avec les appels vocaux et vidéo6. Restez en contact avec les appels vocaux et vidéo

Workplace propose des appels vocaux et vidéo dans le cadre de discussions comportant au maximum 50 participants. Utilisez les appels vocaux et vidéo pour les réunions d’équipe régulières, ou passez simplement un appel individuel avec un collègue pour prendre des décisions plus rapidement.

Appel vidéo avec quatre participants
Avantages

Avantages

  • Centralisez toutes les communications. Tout nouveau membre du groupe peut lire les anciennes publications pour se mettre au courant.
  • Organisez des réunions n’importe où et à tout moment.
  • Collectez facilement les retours de votre équipe et d’autres équipes par le biais de groupes consultatifs ouverts.
  • Centralisez l’ensemble des fichiers, des ressources et des communications de projet de façon à ne rien omettre.
  • Restez en contact avec votre équipe via les discussions et les appels vocaux ou vidéo.
Autres ressources utiles

Autres ressources utiles