Gérer les réunions avec Workplace

5 conseils pour vous aider à planifier vos réunions sur Workplace, à les organiser et à consigner les informations issues de celles-ci.

Organiser des réunions peut se révéler difficile, surtout quand vos collègues se trouvent à différents endroits du pays ou du monde.

Avec Workplace, il est facile d’échanger, de partager votre travail et d’avoir de vraies interactions humaines à travers toute votre organisation, où que vous soyez et à tout moment. Ce guide vous accompagne dans l’utilisation de Workplace pour planifier des réunions, les organiser, consigner leur contenu et les diffuser.

Mettre cela en place dans Workplace

Utilisez les sondages pour préparer votre réunion1. Utilisez les sondages pour préparer votre réunion

Les sondages sont un excellent moyen de planifier les horaires des réunions et de hiérarchiser les sujets de discussion.

Publiez un sondage avec différents horaires pour organiser votre réunion et invitez les membres de votre équipe à voter pour l’heure qui leur convient le mieux. Puis, créez-en un autre pour déterminer quels sujets aborder pendant la réunion. Invitez les membres de l’équipe à voter et à ajouter leurs propres sujets au sondage.


Utilisez les sondages pour préparer votre réunion

Créez un évènement dans le groupe de votre équipe2. Créez un évènement dans le groupe de votre équipe

Créez un évènement dans le groupe de votre équipe pour annoncer la date et l’heure de votre réunion et inviter des participants.


Créez un évènement dans le groupe de votre équipe pour annoncer la date et l’heure de votre réunion

Mettez en place votre appel vidéo Workplace3. Mettez en place votre appel vidéo Workplace

Workplace facilite l’organisation ou la participation à des réunions où que vous soyez, en utilisant simplement votre téléphone portable ou votre ordinateur.

Pour organiser un appel vidéo avec votre équipe, il suffit de vous rendre dans le groupe de votre équipe et de cliquer sur l’icône de la caméra en haut à droite de votre écran. Tous les membres du groupe seront automatiquement sélectionnés pour participer à la réunion, mais vous pouvez retirer des personnes si nécessaire.

Vous pouvez également facilement planifier un appel vidéo rapide avec n’importe qui directement depuis Workplace Chat. Il suffit d’entamer une discussion avec la ou les personnes concernées par la réunion, et de cliquer sur la même icône en haut à droite de votre écran.


Appel vidéo Workplace avec quatre participants

Il est même possible de se connecter à Workplace à partir de Portal, pour bénéficier d’une expérience audio et vidéo de haute qualité. Portal est un appareil de communication vidéo équipé des technologies Smart Camera et Smart Sound. Il vous permet de vous rapprocher de vos collègues lors de vos projets communs, quelle que soit la distance qui vous sépare. Consultez le site web de Portal pour en savoir plus.


Deux participants à une réunion Workplace sur Portal.

Prenez des notes et consignez les mesures à prendre4. Prenez des notes et consignez les mesures à prendre

Créez un document dans votre groupe que vous utiliserez pour prendre des notes. Ajoutez une photo de couverture et sélectionnez l’option Autoriser les membres du groupe à modifier ce document. Invitez d’autres membres à contribuer aux notes de la réunion pour pallier vos oublis éventuels.


Enregistrez des notes de réunion dans un document Workplace

Une fois la réunion terminée, utilisez une publication de mesures à prendre pour consigner les prochaines étapes et les tâches à accomplir. @mentionnez les personnes pour leur attribuer des éléments. Elles pourront cocher les mesures à prendre qu’elles ont traitées afin que tous les membres de l’équipe soient au courant de l’avancement du projet.

Diffusez votre réunion d’équipe en direct5. Diffusez votre réunion d’équipe en direct

Vous pouvez diffuser une réunion d’équipe, de service ou de l’ensemble de votre organisation grâce à la vidéo en direct. C’est un excellent moyen de créer une communication transparente et de présenter ce sur quoi vous et votre équipe avez travaillé.

Les spectateurs de la vidéo en direct pourront la rejoindre, commenter et réagir en temps réel. Une fois terminée, elle sera automatiquement publiée dans votre groupe. Toute personne ayant manqué la diffusion pourra ainsi la regarder plus tard.


Diffusez votre réunion d’équipe en direct.

Avantages

Avantages

  • Centralisez tous les supports de réunion : enregistrement vidéo, notes et planification de l’évènement.
  • Rendez la prise de notes en réunion collaborative, demandez aux personnes d’ajouter leurs propres notes au document Workplace.
  • Consignez facilement les mesures à prendre et suivez les tâches à accomplir.
  • Organisez des réunions à tout moment et où que vous soyez, grâce à l’option d’appel vocal et vidéo de Workplace.
  • Diffusez une réunion pour partager les résultats de projets et présenter le travail de votre équipe à votre service ou à l’ensemble de votre organisation.
Autres ressources utiles

Autres ressources utiles