Travailler plus vite avec Chat

9 conseils Workplace Chat pour vous aider à rester organisé(e) et à améliorer votre productivité.

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Communiquez avec votre équipe à tout moment et où que vous soyez, grâce à Workplace Chat. Que vous travailliez à distance, sur le terrain ou depuis un autre bureau, rester en contact et gérer vos projets est un jeu d’enfant. Workplace Chat vous permet de communiquer plus vite, de partager des fichiers, d'enregistrer et d'organiser vos messages, et bien plus encore. Découvrez les bases de l'utilisation de Workplace Chat pour rester en contact avec les autres et gagner en productivité.

Mettre cela en place dans Workplace

Téléchargez l’application Workplace Chat

1. Téléchargez l’application Workplace Chat

Téléchargez l'application Workplace Chat sur votre téléphone mobile pour rester en contact lors de vos déplacements.

Les administrateurs informatiques ont la possibilité de déployer l'application Workplace Chat via le programme d'installation Windows sur tous les appareils gérés au sein de leur organisation. L’application sera automatiquement installée la prochaine fois qu’un utilisateur se connectera à son ordinateur. Découvrez comment dans les ressources techniques.

Encouragez les échanges au sein de votre équipe

2. Encouragez les échanges au sein de votre équipe

Votre équipe possède-t-elle un groupe Workplace ? Si ce n'est pas le cas, créez-en un. Chaque groupe Workplace comportant un maximum de 250 membres possède un outil de discussion. Cliquez sur l'onglet Discussion de votre groupe pour accéder à la discussion de votre équipe et envoyer un message.


Chaque groupe comportant un maximum de 250 membres possède un outil de discussion.

Partagez des fichiers

3. Partagez des fichiers

Le partage de fichiers dans Workplace Chat est un jeu d’enfant. Il suffit de cliquer sur l'icône des fichiers et de sélectionner une vidéo, une image ou un document à partager. Vous retrouverez facilement tous les documents partagés dans votre discussion dans l’onglet Partagé.


Retrouvez les documents partagés dans votre discussion dans l’onglet Partagé

Trouvez ce dont vous avez besoin grâce à l’option de recherche

4. Trouvez ce dont vous avez besoin grâce à l’option de recherche

Les conversations ont tendance à évoluer rapidement dans Workplace Chat : faire défiler des jours de messages serait une perte de temps. Utilisez l’option de recherche pour retrouver facilement les vieux messages que vous cherchez.


Utilisez l’option de recherche pour retrouver les vieux messages que vous cherchez.

Gérez votre charge de travail

5. Gérez votre charge de travail

Vous avez vu un message important dans votre groupe de discussion et souhaitez y revenir ? Enregistrez-le dans votre dossier Enregistrements. Vous pouvez retrouver tous vos messages et publications enregistrés dans les enregistrements du menu Explorer. Ajoutez vos publications et messages enregistrés aux collections pour organiser vos contenus importants.


Enregistrez vos messages de discussion et organisez-les dans les collections de votre dossier Enregistrements.

Avez-vous déjà reçu une demande alors que vous étiez déjà complètement accaparé(e) par une autre tâche ? Vous avez probablement dû mettre cette nouvelle demande de côté jusqu'à ce que vous soyez libre, et il est possible que vous l’ayez complètement oubliée. C'est la raison pour laquelle Workplace vous permet de configurer des rappels pour les conversations à traiter plus tard. Sur votre ordinateur, cliquez sur ... à côté d'un message spécifique et sélectionnez l’option Me le rappeler.


Définissez des rappels de messages pour ne plus rien oublier.

Organisez des réunions grâce aux discussions vidéo

6. Organisez des réunions grâce aux discussions vidéo

L’outil vidéo de Workplace Chat vous permet d’échanger avec n’importe quel membre de votre organisation, où qu’il soit. Chaque conversation comportant un maximum de 50 participants possède une option d'appel vidéo et vocal. Utilisez la fonctionnalité des appels vidéo de Workplace Chat pour organiser des réunions avec toute votre équipe. Vous pouvez également vous en servir pour appeler un collègue individuellement et accélérer la prise de décision. Vous trouverez les icônes d'appel vidéo et vocal dans le coin supérieur droit de votre écran.


Organisez des réunions grâce aux discussions vidéo.

Il est même possible de se connecter à Workplace sur Portal, pour bénéficier d’une expérience audio et vidéo de haute qualité. Portal est un appareil de communication vidéo équipé des technologies Smart Camera et Smart Sound. Il vous permet de vous rapprocher de vos collègues lors de vos projets communs, quelle que soit la distance qui vous sépare. Consultez le site web de Portal pour en savoir plus.


Deux participants à une réunion Workplace sur Portal.

Supprimez des messages dans une discussion

7. Supprimez des messages dans une discussion

Des échanges rapides peuvent mener à des erreurs. C’est pourquoi Workplace permet de supprimer un message dans les dix minutes suivant son envoi. Afin d’empêcher l’utilisation de cette fonctionnalité à mauvais escient, la suppression du message est indiquée dans la discussion, et il est toujours possible de signaler ce message.


Définissez des rappels de messages pour ne plus rien oublier.

Restez à l’écoute de votre équipe grâce aux sondages

8. Restez à l’écoute de votre équipe grâce aux sondages

Les sondages sont un moyen efficace de connaître l’avis et les préoccupations de tous les membres de votre équipe. Que vous cherchiez à identifier les points forts et faibles d’un projet récent, à obtenir des commentaires constructifs sur la gestion du personnel ou à connaître l'expérience de votre équipe au sein de votre organisation, les sondages vous permettent de recueillir des informations rapidement.

Grâce à la fonctionnalité Sondages, les administrateurs système, les modérateurs de contenu et les rôles d’administration personnalisés avec l’autorisation « Gérer les sondages » peuvent envoyer des mini sondages de 5 questions à n’importe quel ensemble de personnes dans votre organisation par le biais de Workplace Chat.

Découvrez des instructions détaillées sur l’envoi de sondages dans les pages d’aide.


Restez à l’écoute de votre équipe grâce aux sondages.

Automatisez vos workflows grâce aux bots

9. Automatisez vos workflows grâce aux bots

Les bots de discussion de Workplace peuvent automatiser bon nombre de vos processus existants afin de les rendre plus efficaces et évolutifs que jamais. Une intégration simple de bot peut être utile à tous les niveaux : demandes d’assistance, questions relatives aux ressources humaines et aux avantages sociaux, échange de journées de travail, intégration des nouvelles recrues, etc.

Découvrez les intégrations de bots Workplace dans la documentation destinée aux développeurs.

Avantages

Avantages

  • Communiquer avec votre équipe à tout moment et où que vous soyez.
  • Trouver facilement ce que vous cherchez, grâce à l’onglet Partagé ou l’option de recherche.
  • Organiser des réunions à tout moment et où que vous soyez, grâce à l’option d’appel vocal et vidéo de Workplace.
  • Enregistrer des messages et paramétrer des rappels pour mieux gérer votre charge de travail.
  • Valoriser vos collègues directement à partir d’une discussion grâce aux Remerciements.
  • Recueillir les commentaires et les idées de votre équipe grâce aux sondages.
  • Simplifier vos workflows et processus existants grâce aux bots de discussion.

Success Story

Success Story

NBN utilise un bot de discussion pour simplifier le jargon de l'entreprise.

La société de télécommunications NBN (National Broadband Network) est une organisation australienne qui emploie un jargon professionnel interne complexe, avec beaucoup d’acronymes et de termes prisés par le secteur. Beaucoup d’employé(e)s sont confronté(e)s à des acronymes inédits ou inconnus au quotidien.

L’équipe de communication interne de NBN cherche depuis longtemps une solution qui permette aux employé(e)s de consulter ces acronymes internes. Son objectif est également que chaque membre de l’équipe puisse contribuer à cette liste en continu.

En août 2017, NBN a lancé avec succès le bot acronymes d'Enablo. Il est aujourd’hui utilisé au quotidien par les employé(e)s de NBN pour identifier les acronymes et le jargon de l’entreprise. De nouveaux acronymes sont ajoutés chaque semaine, et la base de données ne cesse de grandir. Cet outil simple est accessible à partir d’un ordinateur ou d’un mobile, ce qui facilite plus que jamais la découverte rapide d'acronymes et de réponses.

À propos de NBN

La société NBN co limited a été fondée en 2009 pour créer, développer et exploiter le nouveau réseau d’accès local haut débit de gros d'Australie. Dans le but de connecter l'Australie et de combler le fossé numérique, l'objectif principal de NBN est de fournir à tous les Australiens un accès haut débit dès que possible, à des prix abordables et à moindre coût.