Workplace et la sécurité des employés

Ce n’est pas quand une crise survient qu’on détermine une approche efficace de la sécurité au travail. Il faut qu’elle soit bien réfléchie de façon à ce que les employés soient au courant qu’il existe une stratégie de sécurité au travail et sachent quoi faire en cas d’urgence. Si votre stratégie de sécurité au travail intègre Workplace, vos employés peuvent utiliser un outil qu’ils connaissent bien pour obtenir de l’aide si besoin.

Sensibilisation à la sécurité

Créez un environnement où les employés peuvent poser des questions de sécurité et définissez une ligne de communication claire pour informer les employés au sujet du plan d’urgence de votre organisation.

Créer un groupe de questions/réponses sur la sécurité générale

• Utilisez ce groupe ouvert comme endroit pour informer vos employés pendant une urgence et recueillir leurs préoccupations sur la sécurité physique et technologique. Encouragez-les à publier sur ce groupe en cas de question ou d’inquiétude sur quoi que ce soit arrivant sur le lieu de travail (activité suspecte, catastrophe naturelle, etc.).
• Utilisez un format cohérent pour différencier vos publications d’urgence et vos publications informatives. Les publications d’urgence peuvent être marquées comme importantes pour augmenter leur visibilité au sein de votre organisation.
• Veillez à disposer d’une équipe d’admins du groupe pour répondre aux questions des employés. Si votre personnel est dispersé dans le monde ou travaille 24 h/24, il est particulièrement important de fixer des attentes quant au délai de réponse.
• S’il y a une urgence, parlez-en dans une publication dans ce groupe et marquez-la comme importante pour augmenter sa visibilité. Si vous utilisez Safety Check (plus de détails sur cette fonctionnalité ci-dessous), veillez à ajouter un lien vers ce groupe pour que les employés puissent rester informés concernant l’urgence.
• Veillez également à offrir un moyen confidentiel d’exprimer ses préoccupations ; ce groupe doit être utilisé pour la diffusion d’informations publiques.
• Conseil de pros : ajoutez une publication épinglée avec les informations de sécurité importantes pour les employés. Ils y auront ainsi facilement accès à partir de ce groupe. Affichez dans cette publication épinglée un lien vers tous les documents et sites importants à l’extérieur de Workplace.

Passer à l’action avec Safety Check

Safety Check pour Workplace vous permet de contacter rapidement tous vos employés, où qu’ils se trouvent, pour vérifier qui est en sécurité et qui a besoin d’aide dans une situation d’urgence. Même si nous espérons ne jamais avoir à utiliser Safety Check, il est crucial de pouvoir agir vite et intelligemment en cas de crise. Voici nos recommandations pour l’utilisation de Safety Check.

Stratégie de communication auprès des employés

• Faites en sorte que le PDG annonce l’existence de Safety Check à tous les employés par le biais de tous vos canaux de communication dont Workplace, les e-mails et les évènements à venir pour tous les employés. Faites comprendre aux employés que leur sécurité est la première préoccupation de l’entreprise.
• Conseil de pros : précisez bien que Safety Check ne sera utilisé qu’en cas d’urgence réelle ou d’exercices annoncés afin que les employés sachent qu’ils doivent TOUJOURS prendre Safety Check au sérieux. Ne réduisez pas l’importance de Safety Check en l’utilisant à d’autres fins.
• Envoyez un e-mail à toutes les personnes n’ayant pas réclamé leur compte Workplace pour leur diffuser le message Safety Check. Pour garantir la sécurité de tous les membres de votre communauté de travail qui utilisent Safety Check, les employés doivent réclamer leur compte Workplace s’ils ne l’ont pas déjà fait. Vous trouverez les instructions pour le publipostage et un modèle d’e-mail Safety Check ici.
• Informez tous les employés qu’un exercice de sécurité aura lieu le <DATE> pour encourager tout le monde à participer.
• Joignez à vos communications des instructions pour télécharger Workplace et Workplace Chat sur des appareils mobiles (iOS ou Android). La capacité à communiquer avec les employés est primordiale : en cas d’urgence, si des employés ne sont pas sur Workplace, vous ne pouvez pas vérifier leur sécurité avec Safety Check.

Préparation aux situations d’urgence

• Utilisez un groupe pour coordonner les responsables de la sécurité des employés en cas de crise. Il s’agit en général de personnes qui travaillent à la sécurité et aux ressources humaines. Chacun doit être ajouté comme Responsable sécurité capable d’utiliser Safety Check.
• Choisissez précisément qui sera responsable des messages et du déploiement des Safety Checks à tout moment compte tenu des facteurs suivants :
  • Équipes à impliquer
  • Couverture selon la région
  • Couverture selon le calendrier
  • Couverture en cas de jours fériés
• Fixez vos critères sur la façon de réagir au moment d’une crise. Répondez aux questions suivantes selon la crise :
  • Faut-il fermer vos infrastructures ?
  • Quel est le niveau de personnel à maintenir dans les endroits menacés ?
  • Quels sont les services à fournir aux employés ?
  • Quels sont les messages à envoyer aux employés concernés à chaque étape de l’urgence ?
• Exercices

• Safety Check comprend une fonctionnalité que vous pouvez envoyer à vos employés pour les aider à se familiariser avec Safety Check, et qui peut faire partie de votre processus d’exercices de sécurité.
• Il est important que vous organisiez des exercices réguliers en utilisant Safety Check afin de familiariser les employés avec cette fonctionnalité. NE PAS utiliser Safety Check à d’autres fins que la sécurité des employés. Cela réduirait l’efficacité de l’outil en cas de crise réelle.

Revoir régulièrement l’approche sécurité de vos employés

Pour améliorer les réactions à l’avenir, il est important d’effectuer une analyse et un examen approfondis après une situation d’urgence. Vous pouvez consulter la situation de crise de votre Safety Check à tout moment dans le tableau de bord de Safety Check. Vous pouvez également exporter vos résultats afin d’analyser plus facilement les données de réponse par utilisateur.

Éléments à examiner :

• L’équipe de sécurité a-t-elle bien coordonné l’envoi du Safety Check et le contrôle des réponses ?
• Combien d’employés, qui ont reçu le message, ont utilisé Safety Check ? Combien ne l’ont pas fait ?
  • Renseignez-vous auprès de ceux qui n’ont pas répondu au Safety Check pour savoir pourquoi ils ne l’ont pas fait. Intégrez leurs commentaires dans l’approche sécurité de vos employés pour tout Safety Check potentiellement nécessaire à l’avenir.
• Formez toutes les nouvelles recrues pour qu’elles sachent ce qu’est Safety Check et comment l’utiliser.
  • Intégrez cette formation à la formation annuelle de vos employés.
• Que vos employés fassent tous partie de Workplace est un élément très important de Safety Check. En rendant Workplace obligatoire pour tout nouveau salarié, vous pouvez mieux vérifier que tous vos employés sont en sécurité lors d’une crise.

Références :

Article des pages d’aide pour les admins système qui souhaitent activer Safety Check