Organisez des réunions virtuelles qui enthousiasmeront les participant·es

Voici quelques conseils pour organiser des réunions virtuelles qui susciteront la convoitise de tous et de toutes.

CAMPAGNE POUR LES RESPONSABLES | TEMPS DE LECTURE : 5 MIN
employee engagement - Workplace from Meta

Les réunions virtuelles ont la réputation d’être ennuyeuses et moins personnelles que les réunions en présentiel, et, selon l’opinion générale, il est difficile d’y participer et elles tombent facilement dans l’oubli.

Mais ces problèmes résultent en fait souvent de la manière dont elles sont dirigées. Si vous lisez ce guide, cela signifie que les réunions virtuelles occupent une grande place dans votre vie, mais ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider. Voici quelques conseils pour organiser des réunions virtuelles qui susciteront la convoitise de tous.


Organisez une réunion, pas un cours magistral

Organisez une réunion, pas un cours magistral

On prend très facilement l’habitude de parler aux personnes présentes à une réunion plutôt que d’échanger avec elles. Et la plupart d’entre nous ne s’en rendent même pas compte. Il s’agit d’une réunion : les participants sont censés discuter les uns avec les autres, et non rester assis en silence.

Éviter les cours magistraux

N’imposez pas. Faites collaborer les participant·es
  • Utilisez les publications de sondage de Workplace, qui permettent aux utilisateur·ices d’ajouter leurs propres options de réponse. Deux jours avant une réunion d’équipe, annoncez l’ordre du jour dans une publication de sondage, demandez aux membres du groupe d’ajouter leurs propres sujets et encouragez-les à voter pour ceux qu’ils souhaitent aborder. Si vous donnez aux participants leur mot à dire sur l’ordre du jour, vos réunions seront bien plus utiles et votre équipe aura la possibilité de s’exprimer sur les sujets qui sont abordés.
Les échanges sont plus nombreux au sein de petits groupes
  • Plus il y a de participants à une réunion, plus le nombre de personnes qui désirent s’exprimer est réduit. Donc si vous avez le choix entre une grande réunion couvrant de nombreux sujets et deux réunions comptant moins de participants et couvrant des sujets spécifiques, optez plutôt pour la deuxième option. Cela permet à davantage de personnes de s’exprimer.

Utilisez la discussion instantanée
  • Si vous souhaitez que les personnes s’expriment durant de grandes réunions, faites en sorte qu’elles utilisent la discussion plutôt que la réactivation du son. Incitez les intervenants à consulter cette discussion et à répondre aux questions et aux commentaires qu’elle contient, et veillez à ce qu’ils posent quelques questions aux participants, qui pourront y répondre dans la discussion. Dans les discussions, personne ne doit attendre son tour pour s’exprimer, et vous ne privilégiez pas ceux qui parlent le plus. Nous vous recommandons également d’utiliser Workchat pour poursuivre la conversation une fois la réunion terminée.
N’ignorez pas les personnes silencieuses
  • Si vous remarquez qu’une personne n’a pas parlé depuis un moment, demandez-lui directement de partager son opinion. Cette technique donne aux participants de l’assurance pour s’exprimer et leur montre qu’ils ne devraient pas hésiter à le faire. C’est particulièrement vrai pour les nouveaux membres de l’équipe. Les nouvelles recrues ont généralement besoin de beaucoup d’encouragement pour pouvoir s’exprimer et poser des questions devant le groupe.

Mettez les participants à l’aise

Mettez les participants à l’aise

Si certaines personnes ne parlent pas, n’en déduisez pas qu’elles n’ont rien à dire. Elles ne se sentent probablement pas assez à l’aise pour s’exprimer. Ce n’est pas leur problème, c’est le vôtre. Mettez en pratique les conseils suivants et vous constaterez qu’il y a soudain beaucoup plus de personnes qui prennent la parole.

Mettre les participants à l’aise

Soyez proactif avec les noms, les pronoms et la prononciation
  • Si vous ne connaissez pas les pronoms ou le nom de prédilection d’une personne, ou encore la prononciation de son nom, consultez son profil Workplace, envoyez-lui, si possible, un message privé avant la réunion ou posez-lui la question au début de la réunion. Mettez un point d’honneur à prononcer le nom des participants et à utiliser les pronoms qu’ils ont choisi pour les définir dès le début de la réunion. Cela permet à la personne concernée et aux autres participants d’éviter des moments gênants.
Énoncez les règles
  • Expliquez aux participants de quelle manière vous préférez diriger les réunions, et partagez toute règle les concernant (par exemple, si vous souhaitez qu’ils utilisent la fonctionnalité pour lever la main ou si vous préférez qu’ils communiquent via la discussion). Prenez le temps de réfléchir à la manière dont vous réagirez face à certaines situations courantes, par exemple pour empêcher certaines personnes de monopoliser la parole, ou pousser les personnes silencieuses à s’exprimer, ou encore traiter les suggestions avec lesquelles vous n’êtes pas d’accord. N’essayez pas de gérer ces situations sans avoir anticipé.
Demandez aux participants de lever la main
  • Les personnes s’arrêtent vite de parler lorsqu’elles sont interrompues ou que d’autres participants monopolisent la conversation. Pour éviter ces situations, demandez aux participants de lever (virtuellement) la main et d’attendre qu’on leur donne la parole pour s’exprimer. Ainsi, tout le monde pourra prendre la parole, il n’y aura pas d’interruptions et vous pourrez entendre davantage de personnes s’exprimer.
Accordez à votre équipe du temps pour réfléchir
  • Si vous comptez demander à votre équipe de donner son opinion sur des nouvelles importantes ou de prendre une décision cruciale durant la réunion, veillez à l’en informer au préalable. De nombreuses personnes refuseront de partager leur opinion ou écarteront immédiatement toute suggestion si on ne leur a pas laissé le temps d’y réfléchir avant. Publiez la question dans votre groupe d’équipe un jour ou deux avant la réunion et demandez à tout le monde d’y réfléchir. Vous remarquerez que les personnes s’expriment davantage lorsqu’elles ont eu plus de temps pour assimiler la nouvelle.
Accordez-vous du temps pour réfléchir
  • Si une personne émet une opinion avec laquelle vous n’êtes pas d’accord, la pire chose que vous puissiez faire est de la rejeter immédiatement. Si les participants remarquent que vous rejetez plusieurs idées de cette manière, ils ne diront plus rien que vous puissiez contester. Entraînez-vous à poursuivre l’échange en posant une question neutre qui donne à votre interlocuteur une chance de s’expliquer, afin de montrer à tous que ce n’est pas grave d’être en désaccord. Si vous avez malgré tout une forte réaction, demandez un peu de temps pour y réfléchir et revenez vers lui dans un jour ou deux. On regrette facilement une réponse immédiate, mais jamais de s’être accordé du temps pour réfléchir.
Autorisez les participants à cacher leur visage
  • Les personnes qui se sentent à l’aise seront plus utiles lors d’une réunion, et il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une personne peut être gênée d’apparaître à l’écran dans ces circonstances. Dites bien aux participants qu’ils ne sont pas obligés de se montrer devant la caméra, et n’exigez jamais d’explications de leur part. Obliger les participants à se sentir mal à l’aise durant vos réunions n’aide personne.

Centrez vos réunions sur les participants

Centrez vos réunions sur les participants

Il est facile de faire, sans en avoir conscience, des choses qui donnent aux participants de vos réunions le sentiment d’être exclus. La bonne nouvelle est qu’il est également très facile d’éviter de provoquer ce sentiment d’exclusion. Vous devez simplement en faire une priorité.

Centrer vos réunions sur les participants

Planifiez les réunions avec les participants, et non pour eux
  • Avant de planifier une réunion avec une personne qui se trouve dans un autre fuseau horaire, demandez-lui quels horaires lui conviennent le mieux. Si votre équipe est répartie sur plusieurs fuseaux horaires, faites varier l’heure des réunions afin que tous les membres puissent participer à quelques réunions qui se déroulent à une heure raisonnable pour eux.
  • N’organisez pas de réunions surprises en dehors des heures de travail habituelles (et demandez les horaires des participants si vous ne les connaissez pas). Si vous devez absolument programmer une réunion en dehors de ces horaires, informez les participants à l’avance afin qu’ils aient le temps de s’organiser.
N’oubliez pas les personnes qui ne peuvent pas assister à la réunion
  • Enregistrez la réunion et partagez ensuite cet enregistrement via une publication dans le groupe d’équipe, en identifiant toutes les personnes qui étaient absentes. Durant la réunion, demandez à quelqu’un de prendre des notes dans une publication en indiquant les informations générales au début et les éléments de suivi en dessous. Identifiez les personnes responsables de chaque élément et demandez-leur de commenter la publication quand elles ont terminé afin de faciliter le suivi pour tout le monde.
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