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Le guide de l’administrateur pour planifier et lancer Workplace dans l’ensemble de votre organisation.

Guide de lancement de Workplace pour les organisations à but non lucratif

Workplace est fier de faire don d’outils de travail aux organisations à but non lucratif enregistrées et aux établissements d’enseignement afin d’aider leurs équipes à communiquer, collaborer et créer des communautés valorisantes à travers le monde. Aujourd’hui, des milliers d’organisations à but non lucratif utilisent déjà Workplace. Grâce à leurs commentaires, nous avons élaboré ce guide pour vous aider à faire vos premiers pas sur Workplace. Il s’adresse aux organisations comptant 250 personnes au maximum, et sa mise en œuvre ne devrait pas vous prendre plus de quatre semaines. Si votre organisation est plus importante, nous vous recommandons de suivre ces articles de lancement pour réussir votre lancement.

Téléchargez les checklists de lancement pour vous assurer d’en maîtriser les exigences :

Quatre étapes simples pour lancer Workplace au sein de votre organisation à but non lucratif

Conditions préalables au démarrage : votre équipe de direction est impliquée, vous êtes conscient que l’adoption de Workplace n’est pas qu’un simple projet technique, mais davantage un changement, et vous avez identifié deux objectifs à atteindre avec Workplace.

1. S’inscrire et se connecter à Workplace

1. Inscrivez-vous et connectez-vous à Workplace

2. Créer votre Workplace

2. Créez votre Workplace

  • Composez votre équipe de projet Workplace et obtenez son adhésion : incluez les responsables de chacune des équipes de votre organisation et ajoutez-les en tant qu’administrateurs sur Workplace.
  • Accédez au Panneau d’administration dans la barre de navigation de gauche. Ensuite, cliquez sur Personnes > Inviter des membres d’équipe de projet Workplace, puis sur le bouton Inviter à côté de leur nom.
  • Créez votre premier groupe de projet avec cette équipe, appelé « Lancement de Workplace ». Vous et les membres de l’équipe pourrez y partager des mises à jour sur l’avancement du lancement de Workplace.
  • Pour créer un nouveau groupe, accédez à la page d’accueil dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Créer un groupe dans le menu déroulant, puis Équipes et projets. Nommez le projet « Lancement de Workplace » et ajoutez les membres de votre équipe de projet Workplace au groupe. Remarque : par défaut, il s’agit d’un groupe « fermé ». Seuls les membres ont accès au contenu.
  • Acceptez et créez votre ensemble de groupes clés sur Workplace. Déterminez si les groupes doivent être ouverts, fermés ou secrets. Voici quelques idées pour bien démarrer :
  • Groupes de commentaires dédiés à l’ensemble de l’organisation
    Déplacez les communications par e-mails qui concernent tous les membres de l’entreprise dans un groupe dédié aux annonces. Créez un groupe à vocation sociale pour toutes les questions qui ne sont pas directement liées au travail. Vous pouvez également créer des groupes dédiés aux annonces et à vocation sociale pour chaque bureau.

    Exemples : « Infos tous employé(e)s », « Annonces Londres », « Royaume-Uni Social », « Wiki d’entreprise »

  • Groupes de communication d’équipe
    Créez un groupe pour chaque équipe de l’organisation et affectez le responsable de chaque équipe au rôle d’administrateur du groupe. Ainsi, les équipes pourront communiquer régulièrement, gérer leurs projets et rester à jour entre les réunions.

    Exemples : « Équipe collecte de fonds », « Équipe RH », « Équipe de direction »

  • Groupes de collaboration transversaux
    Quelle que soit votre région, votre langue ou votre équipe, collaborez grâce à des groupes de discussion ouverts afin de réunir vos idées et de partager les commentaires de tous les membres de l’organisation.

    Exemples : « Projet de collecte de fonds du festival », « Opportunités de volontariat », « Service d’assistance informatique », « XFN marketing ». Pensez également à disposer d’un groupe de commentaires pour chaque équipe, de sorte que tout le monde sache exactement comment les trouver, par exemple « Commentaires marketing », « Commentaires informatiques », « Conseils et astuces Workplace ». Demandez au responsable de chaque équipe d’épingler une publication avec toutes les informations clés et les liens vers les documents pertinents en haut du groupe.

  • Groupes de volontaires et de partenaires

    Utilisez les groupes inter-entreprises pour collaborer avec des volontaires et des partenaires qui ne font pas partie de votre organisation, mais avec lesquels vous travaillez régulièrement. Créez un groupe de type « Inter-entreprise » et invitez des volontaires/partenaires via leur e-mail professionnel. Ils ne doivent pas nécessairement disposer d’un compte Workplace. Vous pouvez partager du contenu de la même manière dans ces groupes, mais les membres externes n’auront pas accès à vos groupes internes.

    Exemples : « Infos volontaires », « Volontaires Japon », « Partenariat EasyJet/Unicef »

3. Préparer votre organisation

3. Préparez votre organisation

  • Configurez les comptes de tous les employés sur Workplace. Assurez-vous d’inclure un maximum d’informations sur chaque employé, en particulier l’e-mail du responsable, car elles permettent d’alimenter certaines fonctionnalités Workplace (l’organigramme, par exemple). Une fois que vous avez configuré tous les employés, vous pouvez les ajouter aux différents groupes.
  • Accédez à Panneau d’administration > Personnes. Sélectionnez Ajouter des personnes en haut à droite, puis choisissez votre mode d’importation, comme Fichier CSV, et sélectionnez Inviter plus tard.
  • Choisissez une date de lancement et suscitez l’enthousiasme. Définissez la date de votre lancement. Selon nous, les jours les plus appropriés pour le lancement vont du mardi au jeudi. Commencez à communiquer à ce sujet au sein de votre organisation pour susciter l’enthousiasme. Le lancement de Workplace est un tournant dans votre manière de travailler : utilisez donc ce moment pour prévoir des évènements ludiques et une vidéo ou un message en direct du PDG pour marquer cette étape clé.
  • Déterminez les tâches qui seront transférées sur Workplace le jour du lancement. Nous vous recommandons de déplacer toutes les communications de la liste de diffusion par e-mail exclusivement vers les groupes Workplace. Assurez-vous d’en informer les employés dans le cadre de votre plan de communication afin de les inciter à revendiquer leurs comptes Workplace le jour du lancement. Ainsi, ils ne manqueront aucune des informations importantes partagées uniquement sur Workplace.
4. Lancer Workplace

4. Lancez Workplace

  • Lancez officiellement Workplace dans l’ensemble de votre organisation !
  • Accédez à Panneau d’administration > Personnes dans la barre de navigation. Cliquez sur Inviter tout le monde, et personnalisez le message à envoyer.
  • Célébrez votre lancement ! Tout le monde devrait se réjouir de rejoindre Workplace. Vous pouvez célébrer son lancement pour susciter l’enthousiasme.

Photos de personnes célébrant le lancement de Workplace

  • Commencez à communiquer et à collaborer avec vos employés sur Workplace.
  • Publiez votre première publication à l’échelle de toute l’organisation dans le groupe d’informations et suscitez l’enthousiasme pour Workplace en demandant à vos responsables de lancer un direct pour partager des actualités et célébrer les moments clés.
  • Prévoyez une intervention en direct sur Workplace avec un membre de l’équipe de direction la semaine du lancement pour susciter l’enthousiasme et inciter chaque membre de votre organisation à revendiquer son compte Workplace. Commencez à promouvoir l’évènement dans vos communications de pré-lancement afin que personne ne le rate.
  • Avant d’envoyer un e-mail interne, demandez-vous s’il pourrait être utile à d’autres personnes. Le cas échéant, publiez-le plutôt sur Workplace.

Pour plus d’informations sur la réussite du lancement de Workplace, rejoignez le groupe inter-entreprise Workplace Lancement de Workplace dans votre organisation. Vous y trouverez d’autres recommandations détaillées pour lancer Workplace.


Questions/réponses pour les organisations à but non lucratif

Questions/réponses sur Workplace pour les organisations à but non lucratif

  • Suis-je éligible à l’utilisation gratuite de Workplace Advanced ? À combien d’utilisateurs la gratuité s’applique-t-elle ?
  • L’ensemble des organisations à but non lucratif qui sont inscrites auprès de TechSoup et qui ne sont pas identifiées en tant qu’organisations ou entités gouvernementales sont éligibles à l’utilisation de Workplace Advanced sans frais. Certains types d’organisations, comme les organismes politiques ou les agences de lobbying, les syndicats, les agences gouvernementales et certains types d’établissements d’enseignement sont exclus. Le nombre d’utilisateurs est illimité.
  • Puis-je ajouter des utilisateurs à partir d’un domaine de messagerie différent ?
  • Oui. Si votre organisation utilise plusieurs domaines de messagerie, vous pouvez les ajouter à Workplace.
  • Pour collaborer avec des utilisateurs appartenant à d’autres organisations, utilisez un groupe inter-entreprise. Ce faisant, les volontaires et les partenaires pourront communiquer avec vous sans accéder à vos groupes internes.
  • Combien de groupes dois-je créer ?
  • Créez un ensemble de base avec les principaux groupes de travail et un minimum de groupes à vocation sociale. Pour une organisation d’environ 50 personnes, vous pouvez commencer par créer 15 groupes.
  • Comment puis-je intégrer des volontaires ?
  • Créez un groupe inter-entreprise et invitez des volontaires par e-mail. Épinglez une publication en haut du groupe avec les informations d’intégration importantes, ainsi qu’un lien vers d’autres groupes inter-entreprises auxquels les volontaires devraient adhérer. Encouragez-les à poser des questions dans ce groupe.
  • Vous pouvez également inclure des volontaires directement dans votre communauté Workplace. Dans ce cas, ils auront accès à tout le contenu du personnel dans les groupes ouverts. Pour ce faire, suivez les mêmes étapes qui vous permettent d’ajouter des membres de l’organisation.
  • Comment puis-je favoriser les interactions sur Workplace ?
  • Rappelez-vous de l’objectif que vous vous étiez fixé au début de ce projet. Poursuivez vos efforts pour vous assurer que Workplace apporte toujours une forte valeur à l’organisation.
  • Vous pouvez déjà commencer par déplacer l’ensemble des listes de diffusion par e-mail et les communications internes. Tirez profit des formats multimédia, tels que les photos, les vidéos, les vidéos 360 et les diffusions en direct. Partagez des communications exclusives uniquement sur Workplace pour encourager les employés à revendiquer leur compte Workplace et à se connecter régulièrement à Workplace. Vous pouvez également gérer des projets à l’aide de groupes de projet sur Workplace afin de transférer les tâches que vous réalisiez auparavant via d’autres outils et par e-mail exclusivement sur Workplace. Pour chaque e-mail que vous écrivez et recevez, demandez-vous si son contenu pourrait être utile à d’autres personnes. Si tel est le cas, publiez-le plutôt sur Workplace.
  • De nombreuses organisations commencent par des communications globales de la part des dirigeants. Les responsables d’équipes peuvent également favoriser les interactions sur Workplace lorsqu’ils s’engagent à utiliser Workplace pour toutes les communications d’équipe. Il peut s’agir d’infos générales pour l’équipe, de notes de réunion et des priorités hebdomadaires de chacun, afin que tous les membres partagent leurs projets de la semaine.
  • Associez Workplace aux outils que vous utilisez quotidiennement afin de simplifier vos workflows et de limiter le nombre d’outils de travail utilisés. Les intégrations Workplace permettent de simplifier vos workflows afin de gagner en efficacité. Consultez notre Annuaire des intégrations pour en savoir plus.
  • Workplace sera-t-il toujours gratuit pour les organisations à but non lucratif ?
  • Nous n’avons aucune intention de facturer l’utilisation de Workplace aux organisations à but non lucratif. En juin 2018, nous avons lancé Workplace for Good et renouvelé notre engagement visant à offrir Workplace Advanced aux organisations à but non lucratif et aux établissements d’enseignement.
  • Comment puis-je obtenir une assistance supplémentaire pour lancer Workplace ?
  • Le Centre de ressources client (vous y êtes !) propose de nombreuses ressources clé en main pour vous aider à préparer votre lancement, mais aussi des stratégies pour favoriser la fréquence des interactions.
  • Des partenaires Workplace sont également disponibles pour vous aider. Cliquez ici pour trouver un partenaire dans votre région.
  • Puis-je entrer en contact avec d’autres organisations à but non lucratif par l’intermédiaire d’une communauté Workplace ?
  • Oui. Vous pouvez rejoindre le groupe inter-entreprise Workplace for Good, qui regroupe plus de 2 500 utilisateurs qui travaillent dans des organisations à but non lucratif ou les aident.
  • Quel est le niveau de sécurité offert par Workplace ?
  • Nous sommes très exigeants en matière de sécurité. Cliquez ici pour en savoir plus.
Guide de lancement de Workplace pour les organisations à but non lucratif
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